От ручной сборки потребностей до формирования ГКПЗ: проблемы планирования закупок

Крупные компании по-разному справляются с потоком заказов от филиалов, структурных подразделений и отдельных сотрудников во время формирования плана закупок или ГКПЗ, годового (главного) консолидированного плана закупок. Самый распространенный способ и, фактически, ключевой принцип планирования закупок — загрузка отдела снабжения сверх норматива. Снабженцы отвечают заведением нового Excel-файла и начинают работать по выходным. В результате на одну закупку они могут потратить до двух месяцев — даже если примерно один и тот же объем одних и тех же товаров поставляется ежегодно.

Проблемы планирования закупок

Ручная сборка — не для закупок

Работа закупочного отдела в ручном режиме почти всегда предполагает ошибки даже на этапе сбора потребностей. Собрать информацию со всех подразделений сложно. Особенно если они удалены друг от друга или находятся в разных часовых поясах. Да, можно не вести сбор потребностей филиалов и департаментов в Excel, а создать доступный заинтересованным сотрудникам документ где-нибудь в облаке и назвать его «План закупок предприятия». Пусть это будет Google Таблица с доступом по приглашению главного закупщика компании. Казалось бы — это решение: в свое рабочее время представители филиалов и отделов спокойно вносят перечни товаров и услуг. Только не всегда понятно, что каждый из них имеет в виду: удаленная работа в одном документе совсем не предполагает унификации смыслов: «гуляют» не только единицы измерения, но и наименования одних и тех же позиций. Так попытки внедрить категорийный менеджмент в работу закупочного отдела терпят крах, а уже первые этапы процесса закупок начинают накапливать ошибки.

А в другом часовом поясе филиалы простаивают…

Ошибки подстерегают закупочный отдел и на этапе сведения потребностей в единый список. Отследить их либо невозможно, либо очень сложно. Даже если по умолчанию уточнять каждый пункт собранных заказов от товарищей на местах. При этом закупочный отдел столкнется с теми же проблемами, что и при сборе потребностей: нет ответственных сотрудников, разница во времени работы. Чем больше структурных подразделений, сотрудников и производственных линий, тем больше ошибок:

• Потери заявленных для закупки позиций по дороге от сбора заявок до ГКПЗ — из-за скрытой кем-то случайно строки в Excel или потерянной бумажки, попавшего в спам письма или не сделанного вовремя звонка.
• Включение в заказ не тех товаров и услуг или не в том объеме — каждый заявитель измеряет объем поставки в своих единицах, которые не унифицированы с другими.
• Включение в план потребностей, которые невозможно удовлетворить — товара нет среди предложений, услугу никто не оказывает.

Собрать и не потерять заявки — это еще не все

Предположим, что заявки проверены дважды, в них нет ошибок, запросы филиалов и отделов уточнены. Времени потрачено, разумеется, много, и процесс проведения закупок растянется, но ведь проблема решена, правда? Значит, пора приступать к формированию лотов. В условиях, когда объем ГКПЗ не превышает нескольких десятков наименований, это легко. Но уже 100-200 товарных позиций собирать в лоты вручную тяжело, а если их больше, то можно просто не успеть. Нормой становится сбор годового комплексного плана закупок за 2-3 месяца. В особо сложных случаях обработка одной товарной категории или лота занимает такое же время: об этом компании «Фогсофт» рассказал директор по закупкам одной из крупных телеком-компаний.

Средства на закупки и организацию закупочной работы

На этапе планирования существует два взаимосвязанных потока: деньги на закупки, которые приходят на нужные счета не сразу, и график, по которому их предстоит тратить. Разница между доступной суммой и стоимостью поставки/поставок в каждый момент может быть существенной — и совсем не в пользу бюджета. К расходной части добавляется еще и стоимость организации основных процессов закупок.

Документирование закупок: в поисках новых дедлайнов

Документирование закупок на этапе планирования в норме представляет собой триптих стандартизированных документов:

• Заявки на закупку — форма, в которой собираются потребности (она же может быть и черновиком закупки).
• План закупок — консолидированный список потребностей.
• План-график — лотированные потребности, для которых определены сроки закупок.

Формализовать и унифицировать документы, чтобы отразить в них суть бизнес-процесса закупки, несложно. Но и в случае, если с документами все хорошо, остается проблема: нужно следить за сроками публикации закупок — даже если план-график в полном порядке. Всего несколько десятков закупок уже создают вал напоминаний в приложении для тайм-менеджмента ответственного за публикацию или в его рабочем мессенджере. Если же лотов сотни и тысячи — в ручном режиме отследить дедлайны по их публикации невозможно.

Что еще мешает планированию

Любой этап закупочной деятельности — включая планирование — обусловлен прежде всего потребностью организации в товарно-материальных ценностях. Причем как текущей, так и прогнозируемой. А значит, план не формируется в пустоте, на него динамически влияет множество факторов. Мы формируем ГКПЗ на фоне того, что решать, что и сколько закупать, нужно в ситуации, когда ведутся текущие поставки. А в график вклиниваются срочные запросы, реализовать которые нужно было вчера. Мелочи, вроде нелотированных запросов, порядка тоже не добавляют. Как и отсутствие ответов на вопросы:

• Есть ли место на складе под то, что будет прибывать по закупкам.
• Осталось ли хоть что-то с момента реализации последнего годового плана.
• Если что-то осталось — а не пора ли провести инвентаризацию и посмотреть, в каком оно состоянии.
• Готовы ли поставщики работать по старым ценам.

Факторов, которые либо тормозят формирование ГПКЗ, либо провоцируют появление в нем ошибок — десятки. Остается придумать один-единственный способ, чтобы с ними справиться — решение, которое могло бы автоматизировать рутинные процессы закупок и свести человеческий фактор в работе к минимуму.