Собираем потребности, уточняем бюджет и готовимся к закупкам

Сбор потребностей — то, с чего начинается годовой консолидированный план закупок и без чего невозможно организовать непрерывные и своевременные закупки ТМЦ или услуг. Государственным организациям со сбором потребностей несколько проще: они пользуются методическими рекомендациями по управлению закупочной деятельностью, проводят планирование закупок на год, публикуют консолидированные планы закупок заранее, размещают закупки в ЕИС. Для коммерческих организаций методичек никто не разработал: им приходится думать о том, как синхронизировать работу планово-экономического отдела и закупщиков, сэкономить на закупках, не терять время на сборе потребностей и формировании заявок на закупку.

Главное требование к качеству планирования не зависит от формы собственности, масштабов и сферы деятельности. Принципы планирования закупок и ведения закупочной работы коротко, но емко сформулированы в одном из нормативных актов Коллегии ВПК РФ:

«Процесс планирования закупок должен быть организован таким образом, чтобы закупочные процедуры обеспечивали своевременное удовлетворение потребностей структурных подразделений в материально-технических ресурсах с учетом бюджетных ограничений организации.» (Методические рекомендации по управлению закупочной деятельностью государственных корпораций, акционерных обществ с государственным участием и организаций оборонно-промышленного комплекса).

Фраза из «Методических рекомендаций…» определяет цели внедрения систем цифрового управления планированием и закупками. Достижение этих целей становится решением проблем планирования, о которых мы рассказали в предыдущей статье:

• Разночтения в наименованиях ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и услуг. Кажется, нет ничего плохого в том, что один и тот же товар в разных филиалах называют по-своему. До тех пор, пока ответственному за сбор потребностей сотруднику не придется сводить в план закупок. Вот тогда техника, комплектующие для ПК, запчасти и расходные материалы попадут в план закупок как разрозненные и, внешне, разные товары. На этом этапе вероятен риск того, что и организация закупки, и само приобретение ТМЦ, обойдутся дороже, чем могли бы.
• Потери заявок от филиалов, отделов и сотрудников на ТМЦ и услуги — если для сбора потребностей используются Google Docs, Trello и другие open source-решения, Excel.
• Сложности контроля и бюджетирования. Импровизированная система сбора потребностей и планирования закупок не справляется, потребности формируются вручную, невозможно разобраться в том, кто и когда добавлял потребности, насколько их цена соответствует бюджету и, самое главное, «Хватит ли на все финансирования?»

Добавим к ним еще одну:

• Непонятно, что делать с потребностями. Они собраны, проверены, согласованы, укрупнены— то есть ответственный сотрудник сделал все, чтобы решить задачу по упорядоченными сбору потребностей, но скоро кому-то в компании предстоит решать, что делать с потребностями дальше, и как их удовлетворять.

Попробуем справиться с этими проблемами с помощью iTender Планирование — инструмента, который упорядочивает и упрощает сбор потребностей и планирование закупок.

Справочники ТМЦ и услуг против ошибок сбора и обработки потребностей

iTender Планирование — инструмент для унификации потребностей. Чтобы избежать разночтений в названиях, единицах измерения, валютах в нем предусмотрена система справочников. С их помощью организация создает собственный номенклатурный глоссарий: язык закупок, единый понятийный аппарат, который понятен каждому участнику.

Справочники легко настроить или создать с нуля. Их пополняют новыми позициями и понятиями во время опытной и промышленной эксплуатации: быстро актуализируют и синхронизируют с закупочной деятельностью организации. Незначительное, если оценивать трудозатраты, мероприятие по унификации наименований номенклатуры, упрощает процесс планирования закупок.

В iTender Планирование вы разрабатываете собственные номенклатуры и номенклатурные группы. А еще можете:

• Формировать статьи бюджета — формализовать расходы, распределять их по группам для анализа и корректировки.
• Создавать проекты — это удобно, если нужно упорядочить проектное финансирование, которое не включено в годовой план закупок, но необходимо для реализации временного вида деятельности в формате проекта.
• Вести базу контрагентов — тех, с кем планируете работать, работаете или кто заявил о готовности сотрудничать.

Как не потерять заявки при коллективной работе

Недостаточно только организовать сбор потребностей для закупок в одном месте (в лучшем случае это Google Docs, иногда — Trello, реже — директория папок и файлов на корпоративном сервере). Нужно еще следить за изменениями в списке собранных потребностей, упорядочить их согласование и придумать, как быстро их консолидировать.

iTender Планирование — удобный инструмент для сбора потребностей в едином информационном пространстве, с простым интерфейсом и понятной логикой. Руководитель планово-экономического или закупочного отдела (если тот занимается не только закупками, но и планированием) получает инструмент, который в разы снижает количество ошибок, вызванных человеческим фактором. iTender Планирование позволяет ускорить сбор потребностей, частично автоматизирует подготовку заявок на закупки. Это возможно благодаря трем ключевым механикам:

• Настройки — от маршрута согласования потребности до правил оповещения о событиях по каждой из них.
• Распределение ролей сотрудников — доступно тонкая и точная настройка прав участников, работа каждого становится более упорядоченной и удобной.
• Консолидация — унифицированные потребности удобно сливать, формируя из разрозненных заявок на одинаковые или схожие ТМЦ готовые оптовые лоты или заявки на закупки.

Требования к оформлению каждой потребности становятся понятными и формализованными, сотрудники получают возможность быстро размещать, обрабатывать и консолидировать запросы на ТМЦ и услуги.

Аналитика и контроль бюджета

Аналитический блок в iTender позволяет контролировать сроки проведения платежей и публикации закупок, расходы на каждую позицию в плане закупок и на номенклатурные группы. Во многом это возможно благодаря визуализации бюджетирования и расходов.

Система планирования закупок должна иметь механизмы для корректировки бюджета. Бюджет — это ответ на вопросы: «Где взять денег на то, чтобы всем было хорошо?», «На что мы тратим столько?» и «Сколько нам нужно в идеальной и реальной ситуациях?» iTender Планирование — визуализирует соотношение размера бюджета и стоимости закупок. Руководитель закупочного или планово-экономического отдела видят, сколько планируют потратить сотрудники на закупку и насколько расходы соответствуют бюджету на нее. Соотношение бюджета и планируемых расходов имеет цветовую дифференциацию: пропустить превышение бюджета невозможно. Более того, даже если стоимость будущей закупки приближается к зафиксированной в бюджете — это будет видно. Таким образом, влияет качественное планирование и на контроль закупок.

Аналитический блок в iTender Планирование позволяет оценить предполагаемые расходы, увидеть перерасход или резервы заранее, до того, как с нехваткой свободных средств или необходимостью срочно оплатить проектные поставки столкнется финансовый отдел.

От потребностей — к закупкам

Итог работы специалиста по сбору потребностей и планированию — перечень заявок на закупку, привязанный к календарному плану, с уточненной ценой и соотнесенный с бюджетом. В заявке есть все данные, чтобы отправить ее в работу закупщику. Или перенаправить ее на ЭТП — электронную торговую площадку.

Планирование закупок — влияние на эффективность организации

Полная или частичная автоматизация планирования — это не только сугубо операционные выгоды, вроде снижения количества ошибок при сборе потребностей, исключение потерь при обработке, унификация номенклатуры и моментальная консолидация потребностей в лоты. В одиночку или будучи интегрированной с ЭТП, информационными системами управления качеством поставщиков или управления договорами работа iTender Планирование способна повысить эффективность организации за счет:

• Нормализации графика поставок товаров и услуг — как на уровне реализации годового плана закупок, так и ситуативно, каждый день.
• Сокращения расходов на процесс организации закупок на предприятиии закупочную ддеятельность в целом.
• Упорядочивания работы не только с потребностями, но и с контролем исполнения закупок.

Узнать больше о том, как снизить расходы на планирование закупок и почему цифровизация закупок выгодна, можно на странице iTender Планирование.