iTender Управление договорами

Основа бизнеса организации — четкое выполнение условий и контроль исполнения обязательств партнеров по договорам. Количество заключаемых договоров измеряется сотнями и тысячами. В цикл исполнения договора вовлечено значительное количество отделов и служб организации, многие из которых осуществляют взаимодействие с другой стороной договора. Обеспечьте четкое взаимодействие участников, документированность процесса, исполнение обязательств сторон в соответствии с условиями договора, накопление опыта исполнения договоров и знаний о контрагентах, внедрив информационную систему iTender Управление договорами.

Заказать презентацию

Используйте шаблоны для заключения договоров

Выберите тип договора и контрагента, укажите предмет и сумму договора. Договор готов к согласованию. Единообразные условия по однотипным договорам сокращают срок и трудоемкость подготовки договора, обеспечивают правильное понимание их вовлеченными сотрудниками, минимизируют количество ошибок.

Подготовленный договор может быть выгружен во внешние системы (например, на электронную площадку).

Систематизируйте шаблоны договоров

Шаблонов договоров также много, как и видов деятельности организации:

  • поставка и закупка товаров;
  • заказ и выполнение работ;
  • оказание услуг;
  • передача прав на интеллектуальную собственность;
  • гарантийное и постгарантийное сопровождение;
  • аренда, лизинг, факторинг.

Количество применяемых шаблонов может исчисляться десятками, однако каждый договор состоит повторяющихся юридически выверенных параграфов. Эти части могут быть использованы повторно. Создайте библиотеку фрагментов договоров. Автоматизируйте формирование шаблонов договоров из библиотеки фрагментов, чтобы сократить время написание договора и быть уверенным в том, что весь накопленный опыт будет учтен при заключении новых договоров.

Закажите презентацию системы

Если вы хотите заказать презентацию системы и заинтересованы в детальном знакомстве с решением, заполните форму ниже. Наши консультанты свяжутся с вами в ближайшее время.

Заказать презентацию

Ускорьте процесс согласования договоров

Мы проанализировали источники трудозатрат и потерь времени при согласовании договоров и исключили их.

«iTender Управление договорами» определяет маршруты согласования договоров в зависимости от их типа. Использование шаблонов договоров позволяет пропустить некоторые шаги согласования если в шаблон не были внесены изменения. Система управления маршрутами согласования позволяет пропустить отдельные шаги в следующих случаях:

  • договор заключается в соответствии с утвержденным планом закупок;
  • цена договора не превышает установленного лимита или выделенного бюджета.

Контрагенты могут участвовать в согласовании с использованием личного кабинета либо по электронной почте. Это позволяет исключить дублирование переписки и обеспечить документированность переговоров.

При поступлении договора на согласование сотрудники немедленно получают уведомление в личном кабинете, по электронной почте, с помощью мессенджеров или иным способом. Для каждого шага согласования определяется интервал времени, соблюдение которого контролируется и анализируется Системой.

При возникновении риска нарушения сроков или их нарушении уведомляются руководители ответственного сотрудника. Возможна передача информации в систему расчета KPI и другие смежные системы.

iTender «Управление договорами» предоставляет функциональность подписания договоров электронной подписью, в том числе квалифицированной. Для того чтобы пользователь мог оперативно согласовать договор в системе есть мобильная версия.

Осуществляйте контроль за всеми событиями по договору

В ходе исполнения договора необходимо отследить и обработать множество событий. События могут иметь:

  • Конкретную дату — завершения работ по договору.
  • Относительную дату – выставление акта в течение трех дней с даты приема работ по этапу.
  • Без конкретной датой – уведомление контрагента об изменении реквизитов вашей организации.

iTender Управление договорами отслеживает наступление всех событий и заблаговременно уведомляет заинтересованных лиц организации и контрагента о необходимости выполнения действий.

Документируйте взаимодействие с контрагентом и внутри команды

Общаясь с контрагентом с помощью iTender Управление договорами вы получите следующие преимущества:

  • оперативность взаимодействия с контрагентом и внутри организации;
  • возможность асинхронных коммуникаций, разница во времени больше не помеха;
  • снижение трудозатрат;
  • полную документированность исполнения договора;
  • осведомленность всех участников исполнения договора о предыдущим взаимодействии с контрагентом;
  • исключение коррупционных проявлений;
  • юридическую защищенность.

Юридически значимый документооборот может быть организован непосредственно в iTender Управление договорами или с использованием внешних систем.

Контролируйте качество контрагента

iTender Управление договорами учитывает:

  • нарушение контрагентом условий договора;
  • направленные ему рекламации;
  • пени и штрафы;
  • обращение в суды и другие события, отражающие качество контрагента.

Эта информации систематизируется и может быть передана в систему управления качеством поставщика для оценки рисков при исполнении будущих договоров.

Используйте актуальную информацию о текущем ходе исполнения договорных обязательств

Уведомления заблаговременно известят руководителя о критических событиях или риске их наступления. Развитые инструменты анализа исполнения договорных обязательств позволяют вам получить актуальную информацию в реальном режиме времени в нужных разрезах и с любой степенью детализации.

Управляйте рисками

Своевременный контроль позволит Вам обнаружить «узкие места» в управлении, а также позволит правильно спрогнозировать ситуацию, и минимизировать риски.

Система «iTender Управление договорами» предназначена для автоматизации процессов централизованного сбора информации, контроля и формирования консолидированной отчетности об исполнении договорных обязательств, включая документирование, и организацию работы, как с самими договорами, так и приложениями к договорам и различного рода дополнительными соглашениями.

Среди дополнительных возможностей системы – внедрение механизма двусторонней подписи договоров.

Эффект от внедрения

  • Обеспечение централизованного контроля исполнения любых договоров Компании, включая Соглашения о стратегическом сотрудничестве;

  • Электронный документооборот всех заключенных договоров и дополнительных соглашений к нему;

  • Обеспечение независимого мониторинга исполнения всех обязательств по договорам, в том числе обязательств контрагентов и Компании;

  • Ответственные лица получают централизованную систему мониторинга обязательств по договорам для повышения эффективности контроля исполнения договоров;

  • Руководство и менеджмент Компании получают универсальный механизм для полной, актуальной и консолидированной информации по осуществлению контроля исполнения договоров Компании, включая исполнение Соглашений о стратегическом сотрудничестве;

  • Организуется централизованное хранение информации по договорам, сотрудникам и контрагентам. Процесс согласования договоров становится наглядным и легко управляемым;

  • Осуществление контроля финансовых потоков по заключенным договорам.

Процесс работы над договором проходит через следующие стадии:

В редакции

На согласовании

На подписи

На оплату

Закрыт

Расторгнут

Доступ к ДЕМО версии

Вы можете получить доступ к Демо версии системы «iTender Управление договорами». Для того заполните форму для запроса презентации системы.

Получить доступ

Закажите презентацию системы

Если вы хотите заказать презентацию системы и заинтересованы в детальном знакомстве с решением, заполните форму ниже. Наши консультанты свяжутся с вами в ближайшее время.

Заказать презентацию