Перевод статьи Forbes. Автор статьи Jonathan Webb, журнал Forbes
Мнения, высказанные авторами в Forbes, являются их собственными.
Категорийный менеджмент в закупках как инструмент повышения эффективности закупочной деятельности
Концепция категорийного менеджмента (управления категориями) больше знакома тем, кто занимается ритейлом и управляет категориями товаров в рамках торговой сети. Для компаний этот способ управления закупками позволяет приобретать необходимые товары эффективнее, экономить значительные суммы на закупках.
На самом базовом уровне управление категориями связано с объединением потребностей. Менеджеры по закупкам объединяют разрозненные потребности компании на приобретение товаров по категориям в единый контракт (и цену).
Категория — это, по сути, любая группа аналогичных товаров, которые компания хочет купить в рамках единой закупки. Часть управления касается применения методологий закупок для обеспечения максимальной экономии средств.
Ключевым моментом управления категориями является упрощение спроса и заключение более крупного контракта на рынке. Чем больше масштаб, тем ниже цена за единицу товара.
Проще понять это на примере Представьте себе компанию с 40 заводами, разбросанными по всему миру. У каждого из них есть руководитель, ответственный за ведение переговоров о контрактах на поставку. К примеру, возьмем скрепки. Каждый руководитель тратит время, пытаясь найти поставщика канцелярских принадлежностей, закупка которых, хотя и не является существенной для организации, отнимает время на поиски.
Поставщики понимают, что руководители не хотят тратить много времени на закупку канцелярии. поэтому предлагают более высокие цены взамен на быстрое заключение сделки. Они могут проделывать это 40 раз, поскольку руководители не тратят время на обсуждение цены скрепок.
В результате компания имеет неупорядоченный пакет договоров, детали каждого из которых известны лишь одному человеку в организации. Представьте себе количество вариантов цен, условий оплаты, качества, сроков контрактов и графиков поставок. Эта стратегия поставщика называется «разделяй и властвуй».
Предположим теперь, что мы наняли закупщика для консолидации этих разрозненных потребностей в единый глобальный контракт. Если вы (поставщики) хотите продать скрепки компании, вам придется пройти через одного человека, который обеспечивает единую цену и передает канцелярские принадлежности в организацию. Руководители освобождаются от утомительной задачи, и компания экономит время и деньги.
Экономия в этом простом примере с офисными канцелярскими товарами понятна. Если мы применим этот метод к более важным бизнес-процессам, таким как закупку промышленных продуктов или технологий, то экономия для организации будет огромна.
Это и есть управление категориями. Процесс кластеризации и централизации закупки схожих товаров в более крупный контракт, который легче администрировать и который снижает затраты.
Итак, как управлять категориями? Лидеры сферы закупок предлагают семь шагов в управлении категориями.
- Определение возможностей. Это набор внутренних задач. Это касается понимания бизнеса и его потребностей, когда закупщики должны спросить себя: «Сколько мы тратим и кто является основными заинтересованными сторонами?»
- Проработка возможностей. Это стадия, более ориентированная на внешние процессы, когда закупщики стремятся понять возможности рынка поставщиков и увидеть способы удовлетворения внутренних потребностей компании.
- Формирование стратегии. Объединяя внутренние потребности и внешние возможности, закупщики должны определить, какие методы закупок наилучшим образом позиционируют компанию на рынке.
- Отбор поставщиков. Используя базу поставщиков, мы можем определить, какие участники на рынке обладают необходимыми возможностями. Закупщики также могут рассмотреть компании, с которыми у них нет прямых отношений: результат может быть получен из неожиданных источников.
- Проведение аукционов и запросов предложений. Закупщики должны предоставить поставщикам возможность наилучшим образом продемонстрировать заинтересованность в исполнении контрактов и составить коммерческие предложения для достижения этой цели.
- Уточнение и согласование предложений. Когда предложения получены, заказчик может уточнить их детали, чтобы повысить ценность. Это ключевой шаг, на котором категорийный менеджер может внести свой вклад благодаря знанию своего бизнеса.
- Управление поставщиками. Когда поставщики отобраны и квалифицированы, задача отдела закупок следить за соблюдением условий контракта и качественной работой поставщиков. Кроме того, есть необходимость в постоянном управлении рисками и должной осмотрительности в наиболее рискованных или важных для бизнеса взаимоотношениях.
Это простая идея, но она редко реализуется полностью. Главное препятствие — внутреннее. Внутри лидеров закупок мы часто обнаруживаем, что закупщики или менеджеры категорий борются за то, чтобы получить признание среди своих коллег. Проще говоря, закупкам не доверяют за пределами своего собственного отдела. И далеко не все обладают коммуникативными навыками, чтобы убедить своих коллег в преимуществах управления категориями.
Поэтому многие организации не могут успешно применять управление категориями. Удивительно, но это можно сказать даже об опытных компаниях.
Тем не менее, преимущества для тех, кто искренне готов измениться и следовать этим простым шагам, являются значительными.
Узнайте больше о возможностях решений для автоматизации закупок
Недавние публикации в СМИ
Ищем выгоду: какие торговые процедуры на тендерных площадках принесут максимум экономии?
Сколько стоит ЭТП для корпоративных закупок и когда она окупится
