Перевод и обработка статьи Джонатана Вебба, журнал Forbes (Форбс)
Категорийный менеджмент (управление категориями) — это подход к закупкам, при котором схожие товары или услуги объединяются в категории и закупаются централизованно. Работа с каждой категорией ведется по своим правилам. Управление категориями в закупках помогает компаниям уменьшать расходы, упрощать контрактную работу и добиваться большей прозрачности на всех этапах закупочного цикла: от создания заказа на поставку товара до выполнения поставщиком контракта. Централизация закупок в рамках категории при этом приносит наибольший эффект.
Категория в закупках —это группа одинаковых или сходных товаров или услуг, которые можно объединить в рамках одной закупки. В категорию можно объединить, например, все офисные принадлежности, IT-оборудование или логистические услуги
Категорийный менеджмент, в числе прочего, позволяет объединить одинаковые или сходные потребности отделов, департаментов, филиалов компании в товарах и услугах — и закупать их централизованно, в рамках одной закупки, а не десятка разрозненных. Этим категорийный подход к управлению закупками отличается от ситуационного, при котором каждый товар или услуга закупаются отдельно. Объединив потребности в одинаковых товарах или услугах, компания может выйти на рынок с крупнооптовым заказом — и для поставщиков такой заказ будет более выгодным.
«По данным исследовательской и консалтинговой компании Gartner, централизация закупок в рамках стратегии категорийного менеджмента позволяет сократить расходы на закупки товаров и услуг на 10–20%.»
Почему разрозненные закупки — это дорого
Представьте себе компанию с 10 филиалами. Каждый закупает услуги клининга и безопасности и вывоза мусора по своему усмотрению, не координирует закупки ни с центральным офисом, ни с другими филиалами. Уровень цен, сроки поставки, условия оплаты — разные в каждом филиале. Поставщикам дезорганизация только на пользу: локальные закупщики не тратят время на переговоры, часто закупают по заведомо более высоким ценам.
В результате:
- Появляется множество контрактов — договор оформляется на каждую поставку. Документооборот, связанный с закупками, «раздувается».
- Сложно контролировать закупки в разных филиалах — требуется много времени, чтобы просто свести воедино частные отчеты о расходах и закупках каждого филиала.
- Легко допустить ошибки в оформлении договоров, пропустить неточности при проверке контракта, не заметить ложных данных, касающихся стоимости, объема поставки и других условий.
Поставщиков устраивает децентрализация закупок— они могут предлагать товары по розничным или мелкооптовым ценам сразу десятку покупателей.
Как работает категорийный подход
Допустим, компания нанимает категорийного менеджера, который отвечает за все закупки все тех же услуг по клинингу — или переводит на должность категорийного менеджера одного из закупщиков. Он получает от филиалов запросы на поставку товаров, связывается с поставщиками, проводит закупку — одну вместо десятка. Поставщики вынуждены работать с единым представителем компании и, чтобы получить возможность заключить контракт на оптовую поставку, могут снизить цену, согласиться на рассрочку, предложить дополнительные гарантии на товар.
Категорийный подход в управлении закупками маловажных товаров и услуг после тестирования можно масштабировать на критически важные закупки: ИТ, производственный парк, логистику.
Как внедрить категорийный менеджмент: 7 шагов, которые сэкономят вам миллионы
|
Что даёт бизнесу переход на категорийное управление
Компании, успешно внедрившие категорийный менеджмент, получают:
- Экономию закупочного бюджета — по данным экспертов из консалтинговых компаний Gartner и Deloitte, экономия может составлять 5% до 20% по основным категориям (техника и оборудование, логистика, IT) за счёт консолидации разрозненных закупок в один крупный заказ.
- Предсказуемость цен и сроков поставки — становится проще планировать расходы, формировать закупочный бюджет.
- Упрощение документооборота — договоров просто становится меньше.
- Снижение рисков сбоев поставок — благодаря возможности создавать пулы резервных поставщиков в каждой категории и заключению долгосрочных контрактов.
- Меньше рутинной работы для подразделений — закупками управляют централизованно, сотрудникам в филиалах и департаментах не нужно искать подрядчиков и согласовывать условия.
- Прозрачность и контроль расходов — проще отслеживать, на что и как тратятся деньги, и влиять на стратегию закупок.
Категорийный менеджмент — это стратегия, которая требует усилий, но даже первые шаги к централизации закупок помогают навести порядок в закупках и сократить расходы.
Узнайте больше о возможностях решений для автоматизации закупок