Как не подпустить к закупочному бюджету нерадивого поставщика и сберечь деньги

Если контрагент все чаще и чаще поставляет некачественные товары, путает номенклатуру в поставках и не торопится реагировать на рекламации — это проблема не только ваших закупщиков, но и всего бизнеса: производство не сможет работать с бракованными комплектующими, у продавцов не получится заключить выгодные контракты, а отдел работы с жалобами (если он есть, если нет — пострадает отдел продаж) надолго застрянет, согласовывая с клиентами размер компенсаций и условий следующих поставок. Купировать последствия нерадивости поставщиков — сложно и дорого. Гораздо проще и дешевле — не подпускать к корпоративному закупочному бюджету недобросовестных поставщиков.

Только проще ли? Да, если знать, что такое SRM и как Supplier Relationship Management помогает выстраивать взаимоотношения с поставщиками. О том, как появился сначала подход SRM, а потом и программы для автоматизации, можно почитать в материале, который подготовила команда «Фогсофт». А пока — изучайте и используйте чек-лист, который мы подготовили для всех, кто хочет улучшить закупки, организовать выбор поставщика в соответствии с концепцией SRM и сберечь закупочный бюджет.

Чек-лист: девять пунктов, которые помогут уберечь закупочный бюджет

Сформулируйте требования к товарам, услугам и контрагентам, которые могут их поставлять и оказывать

Для каждого товара и каждой услуги сформулируйте перечень критериев качества. Для одного и того же товара, который используется в разных видах деятельности, эти критерии могут отличаться. Здесь работает одно правило: чем важнее для вас товар, чем больше работа вашей компании зависит от качества товара и услуги, тем длиннее перечень критериев.

Добыть хотя бы базовый список критериев можно в ГОСТах, СНиПах и других нормативно-технических документах, согласно которым производится товар или предоставляется услуга. Дополнительные критерии строятся на основе базовых: обычно их формулируют эксперты внутри компании — например, руководители производства или отдельных производственных участков.

Соберите информацию о поставщиках, с которыми планируете работать

Не имеет смысла запрашивать у поставщика коммерческое предложение, если вы не уверены в его надежности. А значит, нужно собрать максимум данных о том, что собой представляет ваш будущий поставщик. Для сбора данных можно использовать:

• ЕГРЮЛ — статус контрагента.
• Сайт контрагента — как минимум, можно увидеть, когда он последний раз обновлялся, публикуются ли на нем новости, есть ли отзывы о работе.
• Различные реестры кроме ЕГРЮЛ — например, РНП (Реестр недобросовестных поставщиков), «черные» и «белые» списки поставщиков госкомпаний и компаний с государственным участием.
• Анкета, которую заполняет сам поставщик по вашему запросу.

Оцените стоимость товаров и услуг, которые планируете закупать и заказывать

Запрос цен или запрос коммерческих предложений от нескольких поставщиков позволяет изучить уровень цен, примерно определить коридор расходов на каждый товар и услугу, вывести некую среднюю стоимость каждой товарной позиции.

Если как таковая стоимость товара или услуги не так важна, стоит добавить в запрос предложений другие критерии: например, условия оплаты, стоимость и условия доставки, порядок замены бракованного товара.

Проверьте надежность каждого поставщика

• Свяжитесь с клиентами будущего поставщика и узнайте, как он выполняет контрактные обязательства.
• Разыщите информацию о контрагенте на сайте агрегаторе данных для B2B.
• Выясните, не фигурирует ли юридический адрес контрагента в списке массовых адресов и не открывает ли его руководитель по десятку ООО в месяц.

Проверьте образцы продукции

Потенциальный поставщик может отправить образцы товара по запросу или предоставить будущему закупщику место для проверки продукции. Обязательная часть проверки образов — изучение сертификатов на продукцию и лицензий.

Оцените, готов ли поставщик работать в долгую

Готовность работать на долгосрочной основе — один из важных критериев выбора поставщика. Те, кто рассчитывает не на разовый заказ, а на регулярные поставки, внимательней следят за качеством товаров, предоставляют гарантии, быстро исправляют ошибки (пересортица, брак) в поставках. Один из критериев готовности поставщика работать в долгую — охотное предоставление скидок и открытость: такой поставщик постарается и отправить образцы товаров для оценки, и предоставить максимум данных о клиентах или особенностях производства.

Проверьте условия производства

Чтобы не полагаться только на анкету поставщика, можно проверить его производство и, шире, его подходы к ведению дел. Выездная проверка может включать в себя, таким образом, не только осмотр производственной площадки, но и оценку системы менеджмента качества, характера взаимодействия внутри компании-контрагента между отделами, сотрудниками, сотрудниками и руководством.

На этом выбор поставщиков завершается: у тех, кто остался с вами после анкетирования и проверок, скорее всего, можно покупать товары и заказывать услуги. Осталось совсем чуть-чуть — проверить контракт на соответствие вашим же требованиям.

Проверьте соответствие контракта условиям из пункта 1

Проверка контракта сотрудниками, для которых закупается товар и ли заказывается услуга — обязательна. Сравните качественные характеристики товара с критериями, которые сформулировали ранее, покажите контракт тем сотрудникам, для работы которых покупается товар и заказывается услуга.

Оценивайте качество работы постоянных поставщиков.

Долговременное сотрудничество — это не только стимул делать скидки, но и расслабляющий фактор. Чтобы держать поставщика в тонусе, стоит проверять качество его работы: собирайте рекламации, оценивайте, как поставщик исправляет ошибки, как реагирует на критику. Если количество рекламаций выросло, а выводы поставщик не сделал, возможно, стоит снова приступить к выбору поставщика и обновить список контрагентов.

Взаимодействие с поставщиками в «ручном» режиме, с десятками звонков каждый день, писем, сообщений — все это кажется трудоемкой работой, если контрагентов у вас хотя бы сотня. Чтобы у специалистов отдела закупок или снабжения, а также всех, кто участвует в процедурах выбора поставщиков, оставалось время на что-то другое, эту часть закупочного процесса можно автоматизировать. Для автоматизации выбора поставщиков и контроля за качеством их работы используют SRM — системы управления взаимодействием с поставщиками.