Ищем выгоду: какие торговые процедуры на тендерных площадках принесут максимум экономии?

Чтобы экономить на закупках и получать товары и услуги вовремя, без брака, да еще и с рассрочкой, недостаточно просто зарегистрироваться на торговой площадке или создать корпоративную ЭТП. От выбора торговых процедур зависит не меньше, чем от возможностей самой площадки. Будет ли это открытая конкурентная закупка, на которую может заявиться любой желающий, или конкурс «для своих», старых проверенных поставщиков — для каждого типа товара или услуги, которые вы закупаете, подойдет своя торговая процедура

Конкурентные и неконкурентные закупочные процедуры

В зависимости от особенностей товаров и услуг, закупочного регламента и категорийной стратегии компании в закупках, используются либо конкурентные способы закупок, либо неконкурентные. Граница между ними не такая четкая, как может показаться: например, торговую процедуру, которая проводится с небольшим количеством участников, сложно назвать конкурентной — хотя формально конкуренция между поставщиками все же есть.

Конкурентные закупочные процедуры

Задача конкурентных закупок — создать ситуацию соревнования между поставщиками за право заключить контракт с заказчиком. Чем больше поставщиков участвуют в закупке, тем интенсивней конкуренция и тем выше шансы на то, что заказчик получит более выгодное предложение. Различия между конкурентными процедурами заключаются, в основном, в наборе критериев, по которым оцениваются предложения поставщиков.

• Аукцион — самый известный вид конкурентных закупочных процедур. Есть на любой торговой площадке. Аукцион используется в случаях, когда нужно получить товар по минимальной цене: единственным критерием оценки предложений поставщиков в аукционе является стоимость.
• Конкурс — конкурентная торговая процедура, в ходе которой предложения поставщиков сравниваются по нескольким критериям. Кроме цены это могут быть условия поставки: сроки, рассрочка платежа, длительность гарантийных обязательств, скорость обработки рекламаций, стоимость постгарантийного обслуживания.

• Запрос предложений — торговая процедура, которая начинается с рассылки информации о потребностях в товарах и услугах потенциальным поставщикам. После чего ему остается только сравнить предложения — и выбрать лучшее. Или не выбирать, а провести аукцион или конкурс среди ответивших поставщиков.
• Запрос цен «работает» точно так же, как и запрос предложений — разве что заказчик сравнивает не предложения, а прайс-листы или цены на одинаковый товар у разных поставщиков.

Запросы цен и предложений называют еще неторговыми конкурентными процедурами: в закупочных регламентах как государственных организаций, так и коммерческих часто указывается, что победа в процедуре запроса цен или предложений не приводит к заключению контракта с поставщиком. Такой подход позволяет заказчику сэкономить деньги — если ни одно предложение не подойдет, он вправе отказаться от обязательств заключить договор с победителем.

Если на тендерной площадке есть готовые запросы цен и предложений — для заказчиков товаров и услуг становится возможным быстро проводить закупки. Одно из преимуществ этих типов тендерных процедур как раз и состоит в высокой скорости процесса.

Разделение на торговые и неторговые закупочные процедуры условно. Жесткие регламенты закупок, с четко прописанными правами и обязанностями как заказчика (организатора торгов), так и участников, характерны для государственных организаций и компаний с госучастием, которые организуют закупки на федеральных тендерных площадках. Коммерческие компании могут проводить закупки так, как им удобно и привычно. Но проще использовать уже готовые регламенты: не нужно придумывать с нуля правила и шаги закупщиков и поставщиков.

Неконкурентные закупочные процедуры

Самый распространенный тип неконкурентной закупки — закупка у единственного поставщика. Иногда ее называют прямой закупкой. «Неконкурентно» можно использовать и запросы цен/предложений: если других поставщиков товара нет, а стоимость и условия поставки неизвестны, ему просто отправляется письмо с просьбой прислать прайс-лист или черновик договора на поставку.

Сравниваем и выбираем конкурентные и неконкурентные торговые процедуры

Выбор между конкурентными и неконкурентными методами закупок помогает экономить время на закупки и сокращать закупочный бюджет. Конкурентные методы, такие как аукцион или конкурс на тендерной площадке, способствуют снижению цены и повышению качества товаров или услуг за счет участия множества поставщиков. Однако они могут увеличить время на проведение закупок.

С другой стороны, неконкурентные методы помогают сократить время выполнения контракта — иногда это важнее, чем риск завышения цен и ухудшение качества. Отказ от конкуренции на тендерной площадке может быть оправдан, если есть специфические требования к товарам или услугам.

Не каждая торговая площадка может предложить заказчику возможность выбирать, какой способ закупки использовать. Многие ограничиваются одним-двумя: чаще это запрос предложений и аукцион. Если закупок много, а разброс цен на закупаемые товары и услуги велик, имеет смысл инвестировать в создание собственной тендерной площадки — корпоративной ЭТП.