«Решающее слово за генеральным», — так говорит большинство наших заказчиков после презентации системы автоматизации закупок. Около 40% компаний, не получив поддержку руководства, замораживают идею оптимизации до лучших времен. И это может стать первой ошибкой директора, когда закупки составляют львиную долю расходов компании, а оптимизация способна повысить прибыльность бизнеса.

Сокращение затрат — не всегда лучшее решение

Компания считает прибыль — рост прибыли — рост скорости роста прибыли.
Как только эти параметры перестают устраивать, руководство ищет решение. Оптимизация помочь может, но не всегда это целесообразно. На растущем рынке заниматься экономией малоэффективно. Здесь важней увеличивать объемы. Рынок растет — есть спрос — сколько произведешь — все купят — продал — получил прибыль — есть деньги. Если средств нет: их можно занять, увеличить цену на проценты по займу, быстро продать, займ вернуть.

Оптимизировать закупки надо на рынке стагнирующем, падающем или высоконкурентном. Тогда спираль раскручивается в обратную сторону. Падает конечный спрос — падает спрос у покупателя продукции заказчика — он не может наращивать производство и начинает сокращать затраты. Дорого он уже не купит, да еще и объемы могут упасть.

Равнодушие директора тормозит оптимизацию

Закупочная рутина порой далека от функций генерального директора. Несмотря на это помощь высшего руководства может быть остро необходима проекту автоматизации закупок. Неравнодушный директор способен стать драйвером этого процесса. Проекту нужен человек, который способен повлиять на работу всей организации, мотивировать команду к переменам. Далеко не все в компании поддерживают идею оптимизации. Одни видят в этом риск для себя, другие удовлетворены и так – зачем что-то менять.

Хорошо, когда руководство присутствует на ключевых встречах проекта автоматизации и может дать экспертную оценку предложений или представить альтернативный вариант.

Ошибки при обследовании — бесполезная автоматизация

Решение автоматизировать закупочные процессы, как правило, принимают по итогам большой аналитической работы. Она включает обследование процесса закупок — от формирования потребности до поставки конечному потребителю. Цель — определить, на каком из этапов у заказчика возникает слишком много затрат, найти узкие места в закупках. Обычно затраты обнаруживаются по прямым закупкам, что требует предельной внимательности к процессу оптимизации. Иначе компания рискует качеством и непрерывностью своего производства. Иногда опытному специалисту достаточно взглянуть на Положение о закупках заказчика и задать клиенту десяток правильных вопросов. Но здесь лучше не торопиться, поскольку велика вероятность ошибки.

Автоматизация ломает бизнес-процессы — проблемы разработчика

Автоматизацию закупок, как правило, начинают организации с грамотно выстроенными бизнес-процессами. Это в основном средние и крупные компании. У них сложившаяся закупочная политика. Разработчик должен настроить систему автоматизации закупок под решение всех задач заказчика, не ломая при этом привычные бизнес-процессы своего клиента. Если компании предлагают систему, под которую придется подстраивать корпоративные бизнес-процессы, следует уточнить уровень компетенции потенциального разработчика или консультанта. Возможно у него просто нет подходящего продукта.

Хочу все и сразу — долго, много ошибок

Можно автоматизировать все и сразу, внедрив единую автоматизированную систему управления закупками, которая охватит все бизнес-процессы. Не каждый готов к годам ожидания результата. Нужно также учитывать, что автоматизация накладывает дополнительную нагрузку на сотрудников организации. Плюс любая программа содержит ошибку, и вероятность этой ошибки минимальна лишь при последовательном запуске частей системы.

Компания может начать автоматизацию с критично узких мест. И далее следовать принципу «выявляем одни узкие месте — улучшаем, выявляем другие — улучшаем». Когда все более-менее расшито, можно связать системные модули в единый комплекс.

К слову, сроки внедрения систем управления закупками и их отдельных частей зависят от необходимости адаптации программного обеспечения к бизнес-процессу заказчика.

Новый исполнитель на каждом этапе внедрения — дополнительные затраты

Некоторые заказчики проводят конкурсы, выбирая нового разработчика на каждом этапе внедрения системы управления закупками. Один этап достается одному, второй — другому и т.д. То есть пришел один, изучил внутренний регламент, процессы, увидел узкие места, познакомился с людьми, на его обучение заказчик потратил огромное количество сил и времени. Далее для подключения нового элемента системы приходит другой разработчик; он не знает старого продукта и вновь тратит время и деньги заказчика на ознакомление с его корпоративными процессами. Кроме того, заказчик может не обладать исключительными правами на все части уже внедренной системы, какие-то части будут ему переданы по лицензии, и новому разработчику потребуется лицензия на изменение.

Поэтому при многоэтапном внедрении системы управления закупками дешевле и быстрее работать с единственным исполнителем.

Малоопытные разработчики — и пусть весь мир подождет

Часто, прежде чем обратиться к интеграторам, специализирующимся на автоматизации закупок, приходят к тем, кто предлагает наименьшую цену. Некоторые разработчики, не имея готового программного решения и понимания бизнес-процессов прокьюремента, начинают создавать систему управления закупками с нуля. В итоге заказчики не выдерживают, потому что создать из ничего столь сложный программный продукт быстро не получается, либо получившаяся система не соответствует требованиям заказчика.

Можно заказать систему своим программистами, оплатив трудоемкость процесса. Но опыта в автоматизации закупок у них нет, а значит и процесс внедрения серьезно затянется. Готовы подождать?

А теперь представим компанию, которая профессионально занимается разработкой в области управления закупками, много чего внедрила, имеет готовый продукт, существенные наработки, за которые кто-то уже заплатил. Очевидно, всю стоимость этих наработок на нового клиента не переложат, а возьмут лишь некоторую плату за лицензию. Таким образом вы получаете экономию не только денег, но и времени своих сотрудников, снижаете риски остановки бизнес-процессов. При этом неважно, какое программное решение вы выбираете, если за этим стоит опытный в автоматизации закупок разработчик.