Подведены итоги первого исследования о закупках малых объемов

Проект организован «Фогсофт» и «Тендеры.ру» при поддержке Аналитического центра «Интерфакс ProЗакупки» и нацелен на повышение эффективности системы снабжения, поиск работающих решений, оценку актуальности проблемы закупок малых объемов. Один из ключевых вопросов исследования:

Почему ручка, купленная всего за три рубля, часто обходится организациям в сотни раз дороже?

Исследование основывается на данных анкетирования представителей государственных и муниципальных организаций, предприятий и учреждений, закупки которых регулируются 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также коммерческих заказчиков. На вопросы отвечали снабженцы, контрактные управляющие, начальники отделов закупок, экономисты, кадровики, руководители организаций сфер здравоохранения, образования и науки, промышленности и производства, коммунальных услуг, культуры, транспорта и других со штатом от 10 до 3,500 человек.

Организаторы проекта к малым закупкам принципиально относят закупки, расходы на приобретение которых сравнимы или превышают стоимость работ, товаров или услуг. Обычно под малыми закупками подразумевают мелочевку: канцелярию, расходные материалы, средства бытовой химии, запчасти, сувениры и прочее. В 44-ФЗ к понятию «малой закупки» или «закупки малых объемов» респонденты в основном относят закупки по пункту 4 части 1 статьи 93 «Осуществление закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)», в том случае, если годовой объем закупок по этому основанию не превышает 2 млн. руб или 5% от совокупного годового финансового объема всех закупок (и не могут быть более 50 млн. руб.). В 223-ФЗ — закупки, сведения о которых не подлежат размещению в ЕИС в соответствии частью 15 статьи 4 «Информационное обеспечение закупки» — закупки до 100 тысяч рублей (для организаций с годовой выручкой более чем 5 миллиардов рублей — до 500 тысяч рублей).

Более половины участников исследования ответили, что считают проблему малых закупок острой для своих организаций.

Исследование подтвердило ключевое предположение экспертов о недостаточной эффективности процедур закупок, избыточных процедурных трудозатратах, приводящих к существенному увеличению расходов организации, в отдельных случаях — кратно по отношению к цене самой закупаемой продукции.

— Наиболее очевидные решения по уменьшению процедурных трудозатрат (долгосрочные контракты, автоматизация) — в большинстве случаев либо не рассматриваются организацией, либо требуют первичных, пусть и небольших, но инвестиций, — считает эксперт проекта, руководитель Аналитического центра «Интерфакс-ProЗакупки» Георгий Сухадольский. — Можно только сожалеть, что из всех респондентов только 1/3 пробовали использовать ЭТП, и примерно 1/3 из таких проб оказалась явно неудачной, и даже по результатам позитивной апробации решение об использовании автоматизации принято не было.

Экономическую сторону закупок малого объема заказчики часто не принимают во внимание.

— Примерно треть ответивших участников исследования не учитывают накладные расходы на закупку малоценки, либо считают их отсутствующими («входит в обязанности штатных сотрудников)», — видимо бесплатных), — отмечает эксперт исследования, директор департамента специальных проектов «Фогсофт» Сергей Юров, добавляя, что при попытке оценить накладные расходы цифры получаются весьма значительными.

Среди тех, кто такие расходы все же считает, процент накладных расходов достигает от 50% до 80-90% и даже 500%. Максимальная сумма затрат на закупки малого объема составила от 100 млн. руб. до 1 млрд. руб. в год. — Причина столь разных ответов — отсутствие методики расчета затрат (расходов) на осуществление закупок, в том числе и малых закупок, как в госзаказе, так и в 223-ФЗ, — комментирует эксперт проекта, профессор кафедры государственных и корпоративных закупок ФГБОУ ДПО «Институт развития дополнительного профессионального образования» Татьяна Трефилова.

Показателен и ответ на вопрос, сколько времени проходит с момента направления заявки на получение закупки малого объема до ее исполнения. Половина респондентов на данный вопрос не ответила. Вероятно, потому что не оценивала затраты времени. Среди ответивших, в среднем, этот срок составляет 2 недели. В тоже время встречаются примеры оперативной закупки — в течение 1 дня, а также малых закупок, срок которых достигает месяца и более, что вполне сравнимо со сроками проведения таких способов закупок, как запрос котировок, запрос предложений. К слову, процент малых закупок по отношению к конкурентным достаточно высок. Среди ответивших у 40% он составил более 50%, у 12% респондентов на закупки малого объема приходится 70%-80%.

— Как правило, закупки малых объемов в закупочных правилах заказчиков отдельно не регулируются либо относятся к данной категории по принципу «цена договора не превышает… », без экономических обоснований, — комментирует эксперт проекта, руководитель Центра эффективных закупок «Тендеры.ру» Кирилл Кузнецов. — В основном такие закупки осуществляются по тем же правилам, что и остальные, но отдельные заказчики используют упрощенные механизмы (закупку у единственного поставщика) и электронные площадки (электронные магазины).

Как правило, процесс закупки малого объема начинается с заявки, определения потребности, затем проводится проверка лимитов на осуществление данной закупки, мониторинг цен и заключение договора. В ряде организаций применяются методы консолидации потребностей и заключение договоров (рамочных соглашений) на поставку товаров в течение периода (года).

— Только в одном из ответов можно предположить наличие долгосрочного договора с заранее определенным поставщиком, во всех иных случаях на каждую отдельную поставку определяется отдельный поставщик, — комментирует Георгий Сухадольский. — Тем самым каждый раз к стоимости товара надо добавлять организационные (накладные) расходы на выбор контрагента и заключение с ним нового договора».

По мнению экспертов очевиден тренд на автоматизацию процессов малых закупок. Уже сегодня начали появляться первые автоматизированные решения оптимизирующие процедуры малых закупок от возникновения и согласования потребности до получения товара и контроля качества приобретенных работ, товаров и услуг.

— Электронный документооборот, специализированное программное обеспечение, системы синхронизации и хранения данных позволили бы контрактным службам заказчиков высвободиться из под ворохов бумаг, отчетов и актов, чтобы эффективнее работать с поставщиками и тем самым минимализировать риски недоброкачественных поставок продукции или услуг, — говорит Арина Гоцуляк — эксперт проекта, директор Союза экспертов тендерной стратегии.

По словам экспертов, исследование получилось вполне любопытным — из него явно видны многие болевые точки при закупках малого объема (малых закупках). В том числе и то, что организации муниципального уровня, наиболее страдающие от избыточности и сложности требуемых законодательством или региональным руководством процедур — не в состоянии донести свою озабоченность до лиц, принимающих решения.

— А то, что это первое подобное исследование, придает ему еще большую ценность, — считает Георгий Сухадольский. — Выражаю надежду, что данное исследование даст толчок изменениям в теме малых закупок, и ситуация «переплатили почти в 5 раз, зато соблюли местное законодательство» и «от нас ничего не зависит, за нас все решают вышестоящие организации» (цитаты ответов респондентов) начнет меняться.

По мнению эксперта проекта, профессионального закупщика, консультанта регионального Центра профессионального образования ФГБОУ ВО БГУ Натальи Беликовой, вопрос систематизации и автоматизации мелких закупок, напрямую зависит от руководителя закупочного подразделения. — В том случае, если руководитель (специалист), отвечающий за закупочную деятельность в организации является прогрессивной личностью, он сам найдет решения в оптимизации данной деятельности, — утверждает Наталья Беликова.

Ознакомиться с результатами можно на странице об итогах исследования Итоги исследования.