Автоматизация закупок малых объемов. Итоги исследования «Малые закупки. Три рубля – не деньги?!»

Можно отметить, что основную часть участников исследования составляют не руководители, определяющие стратегию закупок, а сотрудники, напрямую связанные с реализацией тех или иных функций в сфере закупок.

Несмотря на то что большинство участников опроса являются рядовыми исполнителями, радует, что в ряде организаций закупки в соответствии с мировыми тенденциями переходят на стратегический уровень — уровень заместителя директора.

Тема эффективности закупок малых объемов актуальна как для специалистов по закупкам, так и финансового блока…

В большей или меньшей степени охвачены практически все отрасли, разве что помимо государственных органов.

Как и можно было предположить, выделяется три разновидности ответов:

— как в законодательстве: определили порог 100 /400 тысяч рублей, так и можно считать, что это малые закупки;

— независимо от суммы все равно тратим время и усилия на конкурентные процедуры;

— можно выделить конкретную номенклатуру, которую и отнести по стоимости к малым закупкам.

Самый простой и типовой ответ — конечно же, отнести к малым закупки до 100 / 400 тысяч рублей.

Большинство участников опроса выделяют малые закупки в соответствии с законодательством. В первую очередь, это говорит о том, что законодательное регулирование является слишком жестким и не позволяет выделять данную товарную категорию в соответствии с потребностями бизнеса. С другой стороны, это является показателем того, что стратегическое управление закупками и, как частный его случай, управление товарными группами, только начинает входить в практику российских предприятий.

Как правило, закупки малых объемов в закупочных правилах заказчиков отдельно не регулируются либо относятся к данной категории по принципу «цена договора не превышает… (как правило — 100 тыс. руб.)», без экономических обоснований. В основном такие закупки осуществляются по тем же правилам, что и остальные, но отдельные заказчики используют упрощенные механизмы (в т. ч. закупку у единственного поставщика) и электронные площадки (электронные магазины).

В 44-ФЗ к понятию «малой закупки» респонденты преимущественно относят закупки по пункту 4 части 1 статьи 93 «Осуществление закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)». Это подтверждается и тем фактом, что объем таких закупок в год респондентами указывается в пределах 2 миллионов рублей. Именно такой объем малых закупок разрешен одним из вариантов указанного пункта. В 223-ФЗ специалисты относят к таким закупкам, как правило, закупки, сведения о которых не подлежат размещению в единой информационной системе в соответствии частью 15 статьи 4 «Информационное обеспечение закупки.

В абсолютных значениях суммарный объем закупок на малые суммы у разных организаций оказывается очень разный, и, конечно же, зависит и от масштаба организации, и от ее профиля деятельности.

Как и следовало ожидать, доля и объем малых закупок в различных предприятиях существенно различаются в зависимости от вида деятельности и понимания, которое конкретная организация вкладывает в понятие малых закупок. Отсюда вывод: не может быть универсального рецепта (и единых правил) по управлению малыми закупками.

Нередко на закупки малых объемов приходится значительная часть закупочного бюджета заказчика.

Объем малых закупок отдельных видов юридических лиц превышает годовой объем государственных и муниципальных закупок, как минимум в 2,5 раза. Объем таких закупок у некоторых респондентов по 223-ФЗ превышает 50% годового объема закупок, что свидетельствует о низком уровне ответственности закупочного персонала за развитие конкуренции при осуществлении закупок.

Подавляющее большинство организаций работу с малыми закупками не систематизировало, и каких-либо специальных процедур для них не использовало. Учитывая типовую загрузку на специалистов по закупкам, их вполне можно понять. Единственный реалистичный вариант оптимизации, который остается – использовать инструменты автоматизации, что и используют некоторые организации. При этом малое количество организаций, использующих для малых закупок ЭТП, является следствием не только «лени», но и того, что расходы поставщиков на оплату услуг ЭТП при малых поставках могут превышать потенциальную экономическую выгоду от таковых.

У большинства участников опроса не существует утвержденной процедуры малой закупки. Некоторые эту процедуру разработали или разрабатывают. Если процедура разработана, то, как правило, она охватывает несколько подразделений (производство, закупка, бухгалтерия). Часто малые закупки процедурно приравниваются к остальным (т.е. крупным) закупкам, включая все сопутствующие накладные расходы.

У отдельных заказчиков разработан специальный порядок проведения закупок малых объемов, однако в большинстве случаев речь идет о закупке у единственного поставщика, выбор этого поставщика осуществляет специалист по закупкам.

В 44-ФЗ малыми закупками занимается, как и иными закупками, контрактная служба или контрактный управляющий, в 223-ФЗ — служба снабжения. Нередко для таких закупок используется автоматизированные закупочные системы (с наличием модуля «Малые закупки»). Также для проведения таких закупок специалисты проводят мониторинг рынка, в том числе мониторинг цен.

Только в одном из ответов можно предположить наличие долгосрочного договора с заранее определенным поставщиком, во всех иных случаях на каждую отдельную поставку определяется отдельный поставщик. Тем самым каждый раз к стоимости товара надо добавлять организационные (накладные) расходы на выбор контрагента и заключение с ним нового договора.

Как правило, малые закупки обрабатываются индивидуально: для каждой потребности проводится анализ цен, анализ предложений, заключается отдельный договор. В ряде организаций применяются методы консолидации потребностей и заключение договоров (рамочных соглашений) на поставку товаров в течение периода (года). Часто процесс приобретения товаров малой стоимости является неоправданно сложным и трудоемким, а делегирование полномочий и бюджетов в подразделения/сотрудникам применяется редко.

В большинстве случаев покупатель при закупке малого объема исследует рынок, обычно такое исследование сводится к получению трех коммерческих предложений (чаще – данных с сайтов). Нередко процесс закупки бюрократизирован на уровне конкурентных закупок, проводится запрос предложений с оценкой закупочной комиссией.

Как правило, процесс малой закупки начинается с заявки, определения потребности (назовем это 1 этап). Затем проводится проверка лимитов на осуществление данной закупки (2 этап). 3-м этапом является (при наличии) мониторинг цен. По его результатам заключается договор (4 этап).

Труд из обезьяны сделал человека, а вот человек по-прежнему предпочитает трудиться вручную. Автоматизация процессов весьма не на уровне.

Удивительно, но только два респондента указали возможность удовлетворения потребности в малых закупках в течение нескольких часов (в рамках текущего рабочего дня). Средний, наиболее типовой срок – от одной до нескольких недель. И еще более неожиданный вариант, также у двух респондентов – до полугода! Еще раз напомню, речь идет не о строительных проектах, а всего лишь о закупках продукции на небольшие суммы.

Сроки проведения малых закупок у различных участников опроса отличаются очень существенно (от 1 дня до 6 месяцев). Такое различие можно объяснить различием смысла, который различные организации вкладывают в понятие «малые закупки» и различием применяемых закупочных процедур.

Закупки малых объемов чаще всего не осуществляются в оперативном (1-2 дня) режиме, в некоторых случаях процесс забюрократизирован.

Среднее время с момента направления заявки на получение МЗ сотрудником до ее исполнения составляет 2 недели. В тоже время встречаются примеры оперативной закупки — в течение 1 дня, а также малых закупок, срок которых достигает месяца и более, что вполне сравнимо со сроками проведения таких способов закупок, как запрос котировок, запрос предложений.

Обобщая ответы, можно сказать, что усредненно примерно 1/4 времени тратится на подготовку ТЗ, 1/2 на выбор контрагента и 1/4 на подписание договора. Из этого можно сделать вывод, что несмотря на формальные требования внутри организации по коллегиальной приемке продукции — фактически такая приемка проводится номинально и времени не занимает. Огромная же доля трудозатрат на выбор контрагента еще раз подтверждает отсутствие долгосрочных отношений с поставщиками.

Ответы на этот вопрос показывают значительный потенциал для снижения накладных расходов на малые закупки. Присутствуют все классические источники накладных расходов, на борьбу с которыми направлена теория управления стратегическими закупками. Соответственно, могут применяться все классические методы от централизации закупок и заключения рамочных договоров, до их децентрализации и делегирования бюджетов на места. К сожалению, не существует универсального рецепта для всех организаций.

Основные затраты времени связаны с подготовкой и согласованием документов закупки, обоснования цены закупки (для контролера).

Основное время при малой закупке тратится либо на мониторинг рынка, в том числе обоснование цены закупки, либо на согласование договора. Если процесс согласования договора можно свести по времени к минимальному – путем внедрения типовых договоров, то процесс мониторинга по времени вряд ли удастся сократить. И именно мониторинг рынка, в том числе обоснование цены закупки будет составлять основное время при малой закупке.

Можно только сожалеть, что из всех респондентов только 1/3 пробовали использовать ЭТП, и примерно 1/3 из таких проб оказалась явно неудачной, и даже по результатам позитивной апробации решение об использовании автоматизации принято не было, как это следует из иных ответов.

Очевидно, что для закупщиков, работающих по 44-ФЗ, а также заказчиков муниципального уровня, работающих в 223-ФЗ, тема закупок малых объемов напрямую связана с формальным исполнением норм законодательства, особых вариантов оптимизировать процессы они не видят.

Поскольку предварительная квалификация поставщиков обычно не проводится, можно сделать вывод, что квалификация поставщиков проверяется при каждой закупке (что дорого как для заказчика, так и для претендента) либо не проверяется вообще (что создает риски некачественной поставки).

В рамках 44-ФЗ такой предквалификации поставщиков по малым закупкам не предусмотрено. Заказчики по 223-ФЗ, судя по ответам, также не проводят предварительный квалификационный отбор поставщиков по малым закупкам.

То, что почти 3/4 респондентов сообщили о наличии фактических постоянных поставщиков, в совокупности с озвученным по иным вопросам отсутствием долгосрочных контрактов и огромными (по отношению к стоимости закупки) трудозатратами на определение поставщика, еще раз подтверждает тезис о низкой эффективности используемых процедур.

Большинство участников опроса работает с постоянными поставщиками, что создает условия для применения классических практик стратегического управления закупками (управление товарными группами, управление качеством поставщика, регистрация цен) и внедрения автоматизированных решений для сокращения сроков поставки и накладных расходов типа «электронный магазин.

Выбор поставщиков чаще проводится для каждой потребности на конкурентной или квазиконкурентной (запрос цен, анализ рынка) основе, что достаточно затратно. Также часто выстраиваются отношения с постоянными поставщиками, что хорошо, при наличии достаточной конкуренции между ними.

У большинства респондентов есть постоянные поставщики широкого ассортимента МЗ. Это понятно, так как скорее всего ассортимент продукции, приобретаемой по результатам малых закупок из года в год один и тот же (пример – канцелярия). Также понятно, что если поставщик выполнил поставку без нареканий со стороны заказчика, в условиях отсутствия необходимости проведения конкурентной закупки, заказчику проще повторно закупить у этого же поставщика, чем искать нового.

Процедура регистрации цен поставщиков, как правило, отсутствует, хотя могла бы существенно сократить затраты при закупках регулярной номенклатуры (мгновенный запрос цен у отобранных поставщиков).

Процедура регистрации цен поставщиков возможна при наличии автоматизированной системы. Так как большинство заказчиков не автоматизируют малые закупки, понятно, что у них нет возможности проведения указанной процедуры. Результатом этого и является факт того, что большую часть времени при проведении закупок и составляет мониторинг рынка, в том числе в целях обоснования цены закупки.

Понятно, что заказчики стремятся проводить регулярный мониторинг предложений, цен поставщиков МЗ, так как такой мониторинг является этапом малой закупки, на который тратится большая часть времени.

Заказчики часто тратят ресурсы на сопоставление цены закупки с рыночным, причем обычно это делается путем исследований «вручную», без средств мониторинга.

Суть мониторинга стоимости как раз и состоит, по мнению респондентов, в проверке соответствия стоимости закупки рыночной цене.

Видно, что более трети опрошенных даже не задумывались или не могут оценить соотношение выгод и издержек от тех процедур, которые они применяют при малых закупках. Тогда как у тех, кто пробовал это оценить, организационные накладные расходы на проведение процедуры приобретения малых закупок могут составлять от 1 до 90% стоимости самой закупаемой продукции!! Иными словами, средний расход организации на такую «мелочевку» в ряде организаций почти удваивается, по отношению к тому, чтобы просто пойти и купить в магазине.

Очень значимый показатель, и более чем значительный резерв для экономии, надо только корректно проанализировать, каким именно образом эти процессы можно оптимизировать.

Большинство участников опроса не учитывают накладные расходы на закупку малоценки, либо считают их отсутствующими («входит в обязанности штатных сотрудников» — видимо, бесплатных). При попытке оценить накладные расходы цифры получаются весьма значительными.

Экономическую сторону закупок малого объема заказчики часто не принимают во внимание, при этом выборочные данные свидетельствуют о том, что ресурсозатраты заказчиков в некоторых случаях сопоставимы с ценой закупки.

Большинство респондентов отмечают, что никто в их организациях не считает накладные расходы на осуществление малой закупки. В тоже время, среди тех, кто такие расходы все же считает, процент накладных расходов может достигать и 80-90%. Причина столь разных ответов – отсутствие методики расчета затрат (расходов) на осуществление закупок, в том числе и малых закупок, как в госзаказе, так и в 223-ФЗ.

Судя по выборке, наблюдается явное снижение процента малых закупок.

Случай, когда небольшие товары суммируются, и объединенный лот закупается по тем же правилам что и крупная продукция, это вполне рабочая ситуация. Но когда для приемки небольшой партии канцтоваров (карандаши, бумага и др.) надо собрать комиссию не менее чем из 5 различных сотрудников — есть серьезные сомнения в экономической целесообразности подобных действий. Это все равно что, покупая хлеб себе домой, ни в коем случае нельзя делать это в одиночку, а надо обязательно брать с собой супруга (супругу), ребенка и родителей — чтобы коллективно в магазине проверить марку и качество покупаемого хлеба…

Процедура управления качеством поставщика в опрошенных организациях отсутствует. Контроль качества, если и присутствует, то ограничивается условиями договора (т.е. если нет явных проблем на момент поставки или в течение гарантийного срока, то качество считается удовлетворительным).

Режим приемки продукции, как правило, такой же, как и для крупных закупок.

В целом контроль качества и своевременности поставки МЗ осуществляется внутренними силами организации при приемке, в том числе путем проведения внутренней экспертизы в закупках по 44-ФЗ. Основу такой экспертизы и приемки составляет проверка необходимых документов, сопровождающих поставку товара, выполнение работ – наличие сертификатов, лицензий.

В совокупности с отмеченными в иных ответах большими трудозатратами на приобретение «малых закупок» видим, что только 1/3 респондентов довольны качеством приобретаемой продукции, причем довольны в основном те, у кого сложились долгосрочные отношения с конкретным поставщиком. Те же компании, которые выбирали поставщика по формальным требованиям, в основном оказываются или недовольными качеством приобретенного товара, либо довольны только частично.

Большинство участников опроса отметили периодически возникающие проблемы с качеством товара.

Качество приобретенного товара по результатам малой закупки далеко не всегда устраивает заказчика, но мы не знаем, какая ситуация с качеством приобретенного товара по результатам конкурентных закупок. Для вывода необходимо дополнительное исследование о причинах несоответствия качества товара потребностям (ожиданиям) заказчика.

Лишь у единиц уже применяется автоматизация малых закупок. Из остальных примерно 2/5 задумывались над потенциальной автоматизацией, и 3/5 либо не задумывались вообще, либо сознательно считают таковую нецелесообразной. Вместе с тем было бы любопытно понять причины не применения автоматизации теми респондентами, которые положительно относятся к автоматизации; с другой стороны, можно предположить, что ответ совпадет с ответом одного из респондентов: «денежные средства на это не выделяют, специалистов в данной отрасли — нет.

Уровень автоматизации малых закупок низкий, хотя многие участники опроса отмечают целесообразность их автоматизации. Похоже, автоматизация малых закупок станет тенденцией ближайших 5 лет.

Небольшие заказчики не видят смысла в собственной автоматизации закупок малого объема, значителен негативный опыт принудительного использования продуктов управления госзакупками. С возможностями использования электронных магазинов большинство респондентов не знакомы, а те, кто сталкивался с ними в реализации госзакупок, низко оценивает качество таких площадок.

Так как большинство ответов респондентов свидетельствуют об отсутствии потребности в автоматизации процесса приобретения малоценных товаров (использование автоматизированной системы), речь может идти либо о недостаточной информированности заказчиков о таких системах, либо о том, что существующие автоматизированные системы не отвечают потребностям заказчиков. По мнению одного из респондентов, такие системы в реальности только мешают работать (неполное функционирование, постоянные обновления и ошибки интеграции между системами).

Исходя из ответов, основным источников стимула для заказчиков применять автоматизацию в малых закупках, является региональная власть. При этом позитивных откликов по применяемой системе автоматизации ни от кого из респондентов не прозвучало, либо нейтральное указание на наличие систем, либо негативный отзыв о применении таковых. Тем самым можно сделать вывод, что есть потенциально интересный развивающийся рынок для ИТ-компаний.

Электронные магазины для сокращения накладных затрат при малых закупках, как правило не используются. Отчасти это объясняется незначительной представленностью электронных магазинов для корпоративных закупок. Имеющиеся (особенно организуемые властью) магазины не могут предоставить достаточно конкурентные предложения. Остается надеяться, что рыночное развитие этой ниши уже в ближайшее время предоставит удобные инструменты осуществления и оптимизации малых закупок.

При всех перечисленных проблемах и невысокой в среднем эффективности проведения малых закупок, около половины респондентов проблем с малыми закупками не видят, в том числе основываясь на их небольшой доле в общем объеме закупок. Наибольшей проблемой малые закупки являются в небольших организациях, где основная часть закупок как раз и относится к малым.

Проблема малых закупок является достаточно острой. С учетом ответов на другие вопросы, можно уверенно утверждать, что многие из участников опроса, отрицающие такую проблему, просто о ней пока не знают.

Заказчики, работающие по правилам 44-ФЗ и 223-ФЗ, опасаясь негативного внимания контролирующих органов, стараются максимально формализовать процесс малых закупок, не смотря на потери времени и средств.

Мнение респондентов по данному вопросу практически разделились поровну. Но у всех респондентов проблема приобретения продукции путем малой закупки связана с встречной проблемой – необходимости проведения конкурентных способов закупки, на которые зачастую нет времени.