iTender Корпоративный электронный магазин

Когда нужен особый подход к закупкам

Конкурентные способы закупки являются эффективным средством снижения затрат во многих, но не во всех случаях.

Типичными исключениями являются:

• закупка производится у дочерних компаний;
• поставщик является единственным производителем и поставщиком заявленного оборудования или услуг;
• проводится дополнительная закупка, когда по соображениям стандартизации,унификации, а также для обеспечения совместимости с ранее приобретенной Продукцией новая закупка должна быть сделана только у того же Поставщика;
• производится закупка товаров и услуг по регулируемым в соответствии с законодательством ценам (тарифам): услуг связи, водоснабжения, водоотведения, канализации, теплоснабжения, газоснабжения, энергоснабжения, подключения (присоединения) к сетям инженерно-технического обеспечения и т.п.;
• приобретается инновационная и/или уникальная продукция, не имеющая аналогов на рынке;
• приобретается авторская Продукция непосредственно у самих авторов либо услуги по авторскому контролю за разработкой проектной документации объектов капитального строительства, авторскому надзору за строительством, реконструкцией, капитальным ремонтом объектов капитального строительства соответствующими авторами;
• проведен квалификационный отбор поставщиков по товарной группе;
• производится закупка небольшой стоимости (стоимость товара или услуги сравнима или меньше стоимости накладных расходов на приобретение).

Снижение затрат

Серьезное снижение затрат компании можно получить там, где раньше никто не искал. И сумма экономии в отдельных случаях, когда цена закупки низкая, будут в разы превышать стоимость самих товаров и услуг.

Затраты на приобретение товаров и услуг включают:

• затраты источника потребности на ее оформление;
• затраты его непосредственного руководителя на согласование;
• затраты отдела закупок на консолидацию потребностей, определение рыночной цены, подготовку и проведение закупочной процедуры, выбор поставщика и оформление требуемой документации;
• затраты юридического отдела на подготовку и согласование договора;
• затраты бухгалтерии на выставление счетов, проведение оплат, обработку накладных и счетов-фактур, отслеживание факта заключения договора и факта поставки;
• затраты главного бухгалтера на подписание документов;
• затраты руководителя на одобрение закупки;
• затраты административно-хозяйственной службы на получение товара и доставку его источнику потребности;
• затраты на бумагу, тонер и другие расходные материалы.

В закупках любой компании есть особая категория – это так называемые малые закупки. Эта группа закупок требует особого отношения. В эту категорию входят товары и услуги с небольшой стоимостью, поставки которых осуществляются по мере возникновения потребности в них.

Главная особенность малых закупок, а также и основная проблема – то, что стоимость накладных расходов, связанных с их приобретением часто может превышать стоимость самих товаров и услуг.

Не ищите поставщиков,
позвольте поставщикам найти вас

Проводите непрерывную квалификацию по тем товарным группам, где у вас недостаточно надежных поставщиков.

Преимущества, которые вы получите:

• достаточное количество времени для детальной оценки качества поставщика;
• достаточное количество поставщиков к моменту закупки;
• возможность сравнить качество поставщиков и пригласить к участию в закупке только лучших;
• возможность превентивно управлять качеством поставщиков;
• экономию времени на оценку поставщиков при каждой закупке.

Заключите с отобранными поставщиками рамочные соглашения

Оформите отношения с поставщиками, которые успешно прошли процедуру квалификационного отбора, не дожидаясь возникновения потребности. Заранее определите условия поставки. Предусмотрите, что документальное оформление покупки и оплата или пополнение депозита производятся один раз в период (в месяц, квартал и т.п.) по всем заказам этого периода.

Преимущества, которые вы получите:

• понятные заранее условия поставки и оплаты;
• повышение оперативности закупок за счет исключения необходимости согласования договоров;
• сокращение объема документооборота и нагрузки на бухгалтерию.

Дайте возможность отобранным поставщикам предоставить вам свои предложения

Предоставьте возможность поставщикам загрузить свои ценовые предложения в вашу информационную систему до возникновения потребности. Откройте доступ всем поставщикам к предложениям конкурентов. Дополнительно, вы можете проводить процедуру регистрации цен, чтобы быть уверенными в действительно низких ценах.

Преимущества, которые вы получите:

• конкуренцию между поставщиками еще до объявления закупки – поставщики, видя цены конкурентов будут корректировать свои предложения;
• снижение трудозатрат на исследования рынка и определение начальной максимальной цены;
• возможность мгновенного запроса цен – у вас есть информация о ценах поставщиков;
• контроль над ценами поставщиков в ходе процедуры регистрации цен;
• возможность мгновенного размещения заказа;
• возможность провести запрос цен для дальнейшего снижения цен при необходимости.

Выделите источникам потребностей бюджеты для закупки товаров небольшой стоимости

Освободите сотрудников службы закупок от рутинной работы по закупкам малоценки, выделив бюджеты подразделениям или каждому сотруднику. В рамках выделенного бюджета сотрудник сможет разместить заказ у отобранного поставщика по зарегистрированным ценам самостоятельно. При этом будет выбрано наилучшее предложение по каждой позиции. При превышении бюджета заявка на закупку автоматически отправится вышестоящему бюджетодержателю на утверждение.

Преимущества, которые вы получите:

• повышение оперативности закупок;
• снижение нагрузки на отдел закупок;
• снижение затрат на согласование закупки;
• возможность отслеживания в реальном времени стадии обработки заказа, плановой даты и факта поставки;
• возможность анализировать эффективность закупок и корректировки выделяемых бюджетов.

Консолидируйте закупки по отдельным товарным группам

По отдельным товарным группам, потребности по которым обладают статистической устойчивостью, консолидированные закупки могут оказаться эффективнее децентрализованных. Выделив такие товарные группы, вы можете сократить логистические затраты и получить объемные скидки.

Присваивайте каждой заявке поставщику уникальный номер

По каждому размещаемому заказу необходимо провести оплату в соответствии с условиями договора, убедиться в получении товара надлежащего качества, обеспечить необходимый документооборот (счета, накладные, счета-фактуры, акты). Кажущийся тривиальным процесс, обычно включает множество действующих лиц и отнимает немало времени. Присвоение заявке на закупку уникального номера и требование от поставщика его указания на каждом этапе закупки существенно сокращает трудоемкость поиска связанных документов и исключает непроизводительные затраты.

Автоматизируйте закупочные процессы

Система iTender Корпоративный электронный магазин разработана специально, чтобы автоматизировать лучшие практики минимизации накладных расходов при закупке товаров небольшой стоимости.

Снижение трудоемкости процессов после внедрения нашей системы может составить до 60%. Для примера. При снижении трудоемкости на 60% экономия составит 247*8*60%=1 186 часов в год на одного сотрудника.