iTender Корпоративный электронный магазин

Используйте особенный подход при закупках по отдельным товарным группам, если это необходимо. Система iTender Корпоративный электронный магазин позволит автоматизировать процессы проведения малых закупок за счет сокращения накладных расходов и снижениея трудоемкости процессов.

Заказать презентацию

Создание портала закупок малого объема. Портал работает по модели электронного магазина, где отобранные поставщики размещают прайс-листы и получают заказы по упрощенной схеме.

Решение подходит крупным коммерческим организациям, а также региональным государственным заказчикам или ведомствам.

Разработка специального подхода для закупки товаров и услуг по отдельным товарным группам является стандартной мировой практикой повышения эффективности закупок.

Возможность руководителю отдела закупок контролировать закупки малых объемов подразделений без участия в процессе сбора и утверждения потребностей, а также распределять бюджеты малых закупок на всех уровнях.

Получите доступ к Демо-версии

Если вы хотите получить доступ к Демо-версии системы и заинтересованы в детальном знакомстве с решением, заполните форму ниже. Наши консультанты свяжутся с вами в ближайшее время.

Получить Демо-доступ

Когда нужен особый подход к закупкам

Конкурентные способы закупки являются эффективным средством снижения затрат во многих, но не во всех случаях.

Типичными исключениями являются:

  • закупка производится у дочерних компаний;
  • поставщик является единственным производителем и поставщиком заявленного оборудования или услуг;
  • проводится дополнительная закупка, когда по соображениям стандартизации,унификации, а также для обеспечения совместимости с ранее приобретенной Продукцией новая закупка должна быть сделана только у того же Поставщика;
  • производится закупка товаров и услуг по регулируемым в соответствии с законодательством ценам (тарифам): услуг связи, водоснабжения, водоотведения, канализации, теплоснабжения, газоснабжения, энергоснабжения, подключения (присоединения) к сетям инженерно-технического обеспечения и т.п.;
  • приобретается инновационная и/или уникальная продукция, не имеющая аналогов на рынке;
  • приобретается авторская Продукция непосредственно у самих авторов либо услуги по авторскому контролю за разработкой проектной документации объектов капитального строительства, авторскому надзору за строительством, реконструкцией, капитальным ремонтом объектов капитального строительства соответствующими авторами;
  • проведен квалификационный отбор поставщиков по товарной группе;
  • производится закупка небольшой стоимости (стоимость товара или услуги сравнима или меньше стоимости накладных расходов на приобретение).

Снижение затрат

Серьезное снижение затрат компании можно получить там, где раньше никто не искал. И сумма экономии в отдельных случаях, когда цена закупки низкая, будут в разы превышать стоимость самих товаров и услуг.

Затраты на приобретение товаров и услуг включают:

  • затраты источника потребности на ее оформление;
  • затраты его непосредственного руководителя на согласование;
  • затраты отдела закупок на консолидацию потребностей, определение рыночной цены, подготовку и проведение закупочной процедуры, выбор поставщика и оформление требуемой документации;
  • затраты юридического отдела на подготовку и согласование договора;
  • затраты бухгалтерии на выставление счетов, проведение оплат, обработку накладных и счетов-фактур, отслеживание факта заключения договора и факта поставки;
  • затраты главного бухгалтера на подписание документов;
  • затраты руководителя на одобрение закупки;
  • затраты административно-хозяйственной службы на получение товара и доставку его источнику потребности;
  • затраты на бумагу, тонер и другие расходные материалы.

В закупках любой компании есть особая категория – это так называемые малые закупки. Эта группа закупок требует особого отношения. В эту категорию входят товары и услуги с небольшой стоимостью, поставки которых осуществляются по мере возникновения потребности в них.

Главная особенность малых закупок, а также и основная проблема – то, что стоимость накладных расходов, связанных с их приобретением часто может превышать стоимость самих товаров и услуг.

Не ищите поставщиков,
позвольте поставщикам найти вас

Проводите непрерывную квалификацию по тем товарным группам, где у вас недостаточно надежных поставщиков.

Преимущества, которые вы получите:

  • достаточное количество времени для детальной оценки качества поставщика;
  • достаточное количество поставщиков к моменту закупки;
  • возможность сравнить качество поставщиков и пригласить к участию в закупке только лучших;
  • возможность превентивно управлять качеством поставщиков;
  • экономию времени на оценку поставщиков при каждой закупке.

Заключите с отобранными поставщиками рамочные соглашения

Оформите отношения с поставщиками, которые успешно прошли процедуру квалификационного отбора, не дожидаясь возникновения потребности. Заранее определите условия поставки. Предусмотрите, что документальное оформление покупки и оплата или пополнение депозита производятся один раз в период (в месяц, квартал и т.п.) по всем заказам этого периода.

Преимущества, которые вы получите:

  • понятные заранее условия поставки и оплаты;
  • повышение оперативности закупок за счет исключения необходимости согласования договоров;
  • сокращение объема документооборота и нагрузки на бухгалтерию.

Дайте возможность отобранным поставщикам предоставить вам свои предложения

Предоставьте возможность поставщикам загрузить свои ценовые предложения в вашу информационную систему до возникновения потребности. Откройте доступ всем поставщикам к предложениям конкурентов. Дополнительно, вы можете проводить процедуру регистрации цен, чтобы быть уверенными в действительно низких ценах.

Преимущества, которые вы получите:

  • конкуренцию между поставщиками еще до объявления закупки – поставщики, видя цены конкурентов будут корректировать свои предложения;
  • снижение трудозатрат на исследования рынка и определение начальной максимальной цены;
  • возможность мгновенного запроса цен – у вас есть информация о ценах поставщиков;
  • контроль над ценами поставщиков в ходе процедуры регистрации цен;
  • возможность мгновенного размещения заказа;
  • возможность провести запрос цен для дальнейшего снижения цен при необходимости.

Выделите источникам потребностей бюджеты для закупки товаров небольшой стоимости

Освободите сотрудников службы закупок от рутинной работы по закупкам малоценки, выделив бюджеты подразделениям или каждому сотруднику. В рамках выделенного бюджета сотрудник сможет разместить заказ у отобранного поставщика по зарегистрированным ценам самостоятельно. При этом будет выбрано наилучшее предложение по каждой позиции. При превышении бюджета заявка на закупку автоматически отправится вышестоящему бюджетодержателю на утверждение.

Преимущества, которые вы получите:

  • повышение оперативности закупок;
  • снижение нагрузки на отдел закупок;
  • снижение затрат на согласование закупки;
  • возможность отслеживания в реальном времени стадии обработки заказа, плановой даты и факта поставки;
  • возможность анализировать эффективность закупок и корректировки выделяемых бюджетов.

Консолидируйте закупки по отдельным товарным группам

По отдельным товарным группам, потребности по которым обладают статистической устойчивостью, консолидированные закупки могут оказаться эффективнее децентрализованных. Выделив такие товарные группы, вы можете сократить логистические затраты и получить объемные скидки.

Присваивайте каждой заявке поставщику уникальный номер

По каждому размещаемому заказу необходимо провести оплату в соответствии с условиями договора, убедиться в получении товара надлежащего качества, обеспечить необходимый документооборот (счета, накладные, счета-фактуры, акты). Кажущийся тривиальным процесс, обычно включает множество действующих лиц и отнимает немало времени. Присвоение заявке на закупку уникального номера и требование от поставщика его указания на каждом этапе закупки существенно сокращает трудоемкость поиска связанных документов и исключает непроизводительные затраты.

Автоматизируйте закупочные процессы

Система iTender Корпоративный электронный магазин разработана специально, чтобы автоматизировать лучшие практики минимизации накладных расходов при закупке товаров небольшой стоимости.

Снижение трудоемкости процессов после внедрения нашей системы может составить до 60%. Для примера. При снижении трудоемкости на 60% экономия составит 247*8*60%=1 186 часов в год на одного сотрудника.

Получите доступ к Демо-версии

Если вы хотите получить доступ к Демо-версии системы и заинтересованы в детальном знакомстве с решением, заполните форму ниже. Наши консультанты свяжутся с вами в ближайшее время.

Получить Демо-доступ

Схема проведения закупок малого объема с помощью iTender SRM:

Процедуры проводимые единоразово при подключении к системе новых поставщиков или изменении номенклатуры закупаемых товаров:

Проведение предварительного квалификационного отбора поставщиков

Может проходить в системе (опционально) либо вне ее, например, на электронной торговой площадке. Как правило, поставщик получает аккредитацию на период времени (например, год) по выбранной товарной группе.

Регистрация прайс-листов

Согласование и утверждение прайс-листа поставщика. Успешная регистрация прайс-листа означает, что Заказчик готов покупать, а Поставщик продавать товары и услуги по данным ценам. Для отслеживания возможных колебаний рынка специалисты отдела закупок проводят мониторинг актуальности цен, что позволяет скорректировать цены в период действия соглашения.

Автоматизированный процесс консолидации потребностей и проведения закупок:

1. Оформление заказа

Сотрудник компании Заказчика размещает заказ на необходимую ему позицию в рамках выделенного бюджета. Если стоимость заявки превышает бюджет, то заявка автоматически отправляется на согласование к старшему бюджетодержателю (например, руководителю отдела), который может либо отклонить заявку, либо согласовать ее, увеличив бюджет на требуемую сумму. Бюджет может быть нулевым, тогда любая закупка требует согласования.

2. Поставщики получают заказы

Заказы автоматически разделяются системой и направляются соответствующим поставщикам для обработки.

3. Отслеживание состояние заказа

Сотрудники Заказчика могут отслеживать выполнение своего заказа до момента получения. Условия поставки определены согласно договору, заключенному с поставщиком на этапе отбора, поэтому можно легко контролировать все этапы поставки. Есть возможность уведомить поставщика о наступлении риска срыва сроков поставки.

4. Взаиморасчеты

В соответствии с условиями договора осуществляются периодические взаиморасчеты (выставление счетов, проведение оплат, обмен закрывающими документами). Это может происходить в системе либо любым другим способом, например, во внешнем сервисе документооборота.

Что вы получаете

  • Интерфейс единого онлайн магазина для сотрудников компании с личными кабинетами и отдельным выделенным бюджетом.

  • Выбор необходимого товара или услуги из каталога по заранее загруженному и утвержденному поставщиком (поставщиками) прайс-листу.

  • Возможность руководителю отдела закупок (либо иному лицу) контролировать закупки малых объемов подразделений без участия в процессе сбора и утверждения потребностей.

  • Распределение и управление бюджетами закупок малого объема на всех уровнях.

  • Возможность оперативно сверить предложения разных поставщиков.

  • Отслеживание сотрудником-заказчиком заказа на всех этапах его выполнения.

  • Получение лучших условий от поставщиков. Поставщик может менять цены внутри системы, анонсировать и объявлять скидки на позиции прайс-листов.

  • Поставщик может, на свое усмотрение, определять минимальный объем заказа.

  • Автоматическое уведомление Заказчика и Поставщика в случае наступления рисков нарушения условий договора.

  • Учет качества выполненных заказов каждым конкретным поставщиком (рейтинги).

  • Единое и надёжное хранилище истории работы с поставщиками.

  • Возможность интеграции с внутренними и внешними учетными системами и документооборота.

Используйте все доступные возможности

Преимущества данного решения раскрываются наиболее полно во взаимодействии с другими информационными системами управления закупочной деятельностью. Платформа iTender имеет развитые механизмы интеграции и может взаимодействовать с системами планирования и согласования закупок, управления подготовкой и исполнением договоров, управления товарными группами, управления качеством поставщиков и другими.

Система является частью комплексного решения iTender SRM, включающего в себя:

Получите доступ к Демо-версии

Если вы хотите получить доступ к Демо-версии системы и заинтересованы в детальном знакомстве с решением, заполните форму ниже. Наши консультанты свяжутся с вами в ближайшее время.

Получить Демо-доступ