Больше, чем электронный документооборот: DocOffice автоматизирует согласование документов и постановку задач сотрудникам

Компания «Фогсофт» закончила построение и тестирование внутренней системы документооборота на базе DocOffice для одного из крупнейших российских холдингов. Система электронного управления документами и процессами DocOffice — это решение с современной архитектурой, с которым можно точно настраивать под бизнес-процессы организации. Основные инструменты для согласования документов — распределение ролей сотрудников и постановка задач. Они позволяют частично автоматизировать согласование, анализировать скорость согласования, если нужно — корректировать маршрут. Опционально DocOffice интегрируется с действующими информационными системами и масштабируется на любое количество пользователей.

DocOffice — полностью готовый к работе продукт, решение для автоматизации документооборота большинства типовых бизнес-процессов. Система цифрового документооборота и управления бизнес-процессами позволяет выстраивать маршруты согласования как входящей, так и внутренней документации через постановку задач и поручений на согласование. Решение подходит для управления согласованием договоров и сопроводительных документов, инструкций и других нормативных актов, кадровых и бухгалтерских документов.

Цель разработки DocOffice — сократить время согласования документов, снизит долю ошибок согласований, отслеживать скорость движения документов, выявлять «узкие места» на их маршрутах. DocOffice снижает степень влияния человеческого фактора на скорость согласования и количество ошибок в нем.

По результатам тестирования системы, мы видим, что скорость согласования, в среднем, увеличивается в 3-4 раза, а количество ошибок снижается на четверть — если сравнивать с процессом согласования бумажных документов. Эффект достигается за счет многозадачности системы электронного документооборота.

DocOffice решает несколько задач:

  • Маршрутизация согласования документов в соответствии с бизнес-процессами организации — настраивается заранее и может донастраиваться, без участия разработчика, в ходе эксплуатации системы.
  • Ведение электронного архива (реестра документов) — с быстрым поиском нужного документа или его версии с помощью развитой системы фильтров.
  • Постановка задач авторизованным участникам системы и отслеживание их выполнения — в DocOffice множество инструментов, чтобы исключить ошибки и справиться с забывчивостью сотрудников, от привязанного к документу чата до автоматического создания поручений и индикации задач по каждому документу.
  • Анализ и корректировка маршрутов согласования, выявление узких мест в маршрутизации и бизнес-процессах — в том числе с помощью инструментов фиксации дат этапов согласования и разграничения прав доступа к атрибутам документов, файлам, заданиям и процессам.
  • Дмитрий Пономарев, менеджер продукта в компании «Фогсофт»:

    «Эффект от внедрения системы электронного документооборота DocOffice очевиден уже на этапе проектирования. В действительности, мало просто перевести документооборот в электронный вид. Если процессы согласования слишком длинные и запутанные, ответственные сотрудники и кураторы дублируют функции друг друга — это называется «бардак». Проекция бумажного документооборота на электронную инфраструктуру просто переводит его в разряд «бардака автоматизированного». Профессиональный подход к внедрению систем электронного документооборота предполагает не просто репликацию маршрутов документов, но и выявление «узких мест», переусложнений и бюрократизации бизнес-процессов.

    Масштабная визуализация маршрутов позволяет увидеть, что происходит с каждым документом. Мы с заказчиком можем посмотреть, как происходит согласование сейчас, и моделировать, как оно должно происходить в рамках оптимизированной системы документооборота. Для нас это взгляд со стороны: свежий и непредвзятый. Для заказчика, как это ни парадоксально, тоже. Опираясь на описание процессов документооборота и визуальную составляющую проекта, мы совместно выстраиваем новую схему маршрутизации, доводим электронные бизнес-процессы до состояния максимальной эффективности.

    Ценность системы электронного документооборота еще и в том, что она позволяет довольно быстро накопить статистику по эффективности маршрутизации, временным интервалам от ввода документа в систему до его отработки, KPI каждого ответственного сотрудника, который работает с согласованием».

    Система управления процессами и документами

    Читать подробнее

    Потенциал: система DocOffice будет развиваться

    Развитие системы документооборота продолжается. Сейчас DocOffice движется в направлении интеграции с информационными системами: управления закупками, бухгалтерскими программами, другими системами электронного документооборота. Среди задач, которые позволит решить интеграция с другими ИС — увеличить количество точек входа документов и соединить разрозненные информационные системы за счет консолидации документооборота в DocOffice.

Последние новости и пресс-релизы

Новый рекорд Фогсофт: за три месяца запущены семь SRM и ЭТП

Команда «Фогсофт» в течение последних трех месяцев, успешно завершила сразу семь проектов внедрения систем управления закупками и поставщиками на собственной платформе iTender.

Компания «Фогсофт» автоматизировала продажи агрохолдинга из топ-5 в России

ТД «Доминант» — подразделение агрохолдинга ГК «Доминант» — перевел оптовые продажи своей продукции на собственную электронную торговую площадку. ЭТП торгового дома разработана на платформе iTender ЭТП, которую разработала компания «Фогсофт».

Новая электронная торговая площадка для транспортных компаний на платформе iTender

Команда «Фогсофт» разработала новое решение — систему автоматизации закупок услуг для транспортных компаний и операторов грузоперевозок. Компании получают возможность уменьшить себестоимость грузоперевозок и сократить время на поиск подрядчиков