Больше, чем электронный документооборот: DocOffice автоматизирует согласование документов и постановку задач сотрудникам


Компания «Фогсофт» закончила построение и тестирование внутренней системы документооборота на базе DocOffice для одного из крупнейших российских холдингов. Система электронного управления документами и процессами DocOffice — это решение с современной архитектурой, с которым можно точно настраивать под бизнес-процессы организации. Основные инструменты для согласования документов — распределение ролей сотрудников и постановка задач. Они позволяют частично автоматизировать согласование, анализировать скорость согласования, если нужно — корректировать маршрут. Опционально DocOffice интегрируется с действующими информационными системами и масштабируется на любое количество пользователей.

DocOffice — полностью готовый к работе продукт, решение для автоматизации документооборота большинства типовых бизнес-процессов. Система цифрового документооборота и управления бизнес-процессами позволяет выстраивать маршруты согласования как входящей, так и внутренней документации через постановку задач и поручений на согласование. Решение подходит для управления согласованием договоров и сопроводительных документов, инструкций и других нормативных актов, кадровых и бухгалтерских документов.

Цель разработки DocOffice — сократить время согласования документов, снизит долю ошибок согласований, отслеживать скорость движения документов, выявлять «узкие места» на их маршрутах. DocOffice снижает степень влияния человеческого фактора на скорость согласования и количество ошибок в нем.

По результатам тестирования системы, мы видим, что скорость согласования, в среднем, увеличивается в 3-4 раза, а количество ошибок снижается на четверть — если сравнивать с процессом согласования бумажных документов. Эффект достигается за счет многозадачности системы электронного документооборота.

DocOffice решает несколько задач:

  • Маршрутизация согласования документов в соответствии с бизнес-процессами организации — настраивается заранее и может донастраиваться, без участия разработчика, в ходе эксплуатации системы.
  • Ведение электронного архива (реестра документов) — с быстрым поиском нужного документа или его версии с помощью развитой системы фильтров.
  • Постановка задач авторизованным участникам системы и отслеживание их выполнения — в DocOffice множество инструментов, чтобы исключить ошибки и справиться с забывчивостью сотрудников, от привязанного к документу чата до автоматического создания поручений и индикации задач по каждому документу.
  • Анализ и корректировка маршрутов согласования, выявление узких мест в маршрутизации и бизнес-процессах — в том числе с помощью инструментов фиксации дат этапов согласования и разграничения прав доступа к атрибутам документов, файлам, заданиям и процессам.
  • Дмитрий Пономарев, менеджер продукта в компании «Фогсофт»:

    «Эффект от внедрения системы электронного документооборота DocOffice очевиден уже на этапе проектирования. В действительности, мало просто перевести документооборот в электронный вид. Если процессы согласования слишком длинные и запутанные, ответственные сотрудники и кураторы дублируют функции друг друга — это называется «бардак». Проекция бумажного документооборота на электронную инфраструктуру просто переводит его в разряд «бардака автоматизированного». Профессиональный подход к внедрению систем электронного документооборота предполагает не просто репликацию маршрутов документов, но и выявление «узких мест», переусложнений и бюрократизации бизнес-процессов.

    Масштабная визуализация маршрутов позволяет увидеть, что происходит с каждым документом. Мы с заказчиком можем посмотреть, как происходит согласование сейчас, и моделировать, как оно должно происходить в рамках оптимизированной системы документооборота. Для нас это взгляд со стороны: свежий и непредвзятый. Для заказчика, как это ни парадоксально, тоже. Опираясь на описание процессов документооборота и визуальную составляющую проекта, мы совместно выстраиваем новую схему маршрутизации, доводим электронные бизнес-процессы до состояния максимальной эффективности.

    Ценность системы электронного документооборота еще и в том, что она позволяет довольно быстро накопить статистику по эффективности маршрутизации, временным интервалам от ввода документа в систему до его отработки, KPI каждого ответственного сотрудника, который работает с согласованием».

    Потенциал: система DocOffice будет развиваться

    Развитие системы документооборота продолжается. Сейчас DocOffice движется в направлении интеграции с информационными системами: управления закупками, бухгалтерскими программами, другими системами электронного документооборота. Среди задач, которые позволит решить интеграция с другими ИС — увеличить количество точек входа документов и соединить разрозненные информационные системы за счет консолидации документооборота в DocOffice.

Последние новости и пресс-релизы

Больше, чем электронный документооборот: DocOffice автоматизирует согласование документов и постановку задач сотрудникам

Компания «Фогсофт» закончила построение и тестирование внутренней системы документооборота на базе DocOffice для одного из крупнейших российских холдингов

Быстрее торги, удобней управление, стабильней работа: новая версия iTender Банкротство 2021

Компания «Фогсофт» продолжает развивать решение для быстрой, юридически чистой реализации имущества банкротов — iTender Банкротство.

Экспертная статья «Идеальная электронная торговая площадка: взгляд поставщика»

Экспертная статья. Что поставщики хотят видеть на торговой площадке, а что — не очень? Мы опросили несколько десятков компаний и предпринимателей, которые активно действуют на рынке коммерческих закупок.