Компания «Фогсофт» закончила построение и тестирование внутренней системы документооборота на базе DocOffice для одного из крупнейших российских холдингов. Система электронного управления документами и процессами DocOffice — это решение с современной архитектурой, с которым можно точно настраивать под бизнес-процессы организации. Основные инструменты для согласования документов — распределение ролей сотрудников и постановка задач. Они позволяют частично автоматизировать согласование, анализировать скорость согласования, если нужно — корректировать маршрут. Опционально DocOffice интегрируется с действующими информационными системами и масштабируется на любое количество пользователей.
DocOffice — полностью готовый к работе продукт, решение для автоматизации документооборота большинства типовых бизнес-процессов. Система цифрового документооборота и управления бизнес-процессами позволяет выстраивать маршруты согласования как входящей, так и внутренней документации через постановку задач и поручений на согласование. Решение подходит для управления согласованием договоров и сопроводительных документов, инструкций и других нормативных актов, кадровых и бухгалтерских документов.
Цель разработки DocOffice — сократить время согласования документов, снизит долю ошибок согласований, отслеживать скорость движения документов, выявлять «узкие места» на их маршрутах. DocOffice снижает степень влияния человеческого фактора на скорость согласования и количество ошибок в нем.
По результатам тестирования системы, мы видим, что скорость согласования, в среднем, увеличивается в 3-4 раза, а количество ошибок снижается на четверть — если сравнивать с процессом согласования бумажных документов. Эффект достигается за счет многозадачности системы электронного документооборота.
DocOffice решает несколько задач:
- Маршрутизация согласования документов в соответствии с бизнес-процессами организации — настраивается заранее и может донастраиваться, без участия разработчика, в ходе эксплуатации системы.
- Ведение электронного архива (реестра документов) — с быстрым поиском нужного документа или его версии с помощью развитой системы фильтров.
- Постановка задач авторизованным участникам системы и отслеживание их выполнения — в DocOffice множество инструментов, чтобы исключить ошибки и справиться с забывчивостью сотрудников, от привязанного к документу чата до автоматического создания поручений и индикации задач по каждому документу.
- Анализ и корректировка маршрутов согласования, выявление узких мест в маршрутизации и бизнес-процессах — в том числе с помощью инструментов фиксации дат этапов согласования и разграничения прав доступа к атрибутам документов, файлам, заданиям и процессам.
Дмитрий Пономарев, менеджер продукта в компании «Фогсофт»:
«Эффект от внедрения системы электронного документооборота DocOffice очевиден уже на этапе проектирования. В действительности, мало просто перевести документооборот в электронный вид. Если процессы согласования слишком длинные и запутанные, ответственные сотрудники и кураторы дублируют функции друг друга — это называется «бардак». Проекция бумажного документооборота на электронную инфраструктуру просто переводит его в разряд «бардака автоматизированного». Профессиональный подход к внедрению систем электронного документооборота предполагает не просто репликацию маршрутов документов, но и выявление «узких мест», переусложнений и бюрократизации бизнес-процессов.
Масштабная визуализация маршрутов позволяет увидеть, что происходит с каждым документом. Мы с заказчиком можем посмотреть, как происходит согласование сейчас, и моделировать, как оно должно происходить в рамках оптимизированной системы документооборота. Для нас это взгляд со стороны: свежий и непредвзятый. Для заказчика, как это ни парадоксально, тоже. Опираясь на описание процессов документооборота и визуальную составляющую проекта, мы совместно выстраиваем новую схему маршрутизации, доводим электронные бизнес-процессы до состояния максимальной эффективности.
Ценность системы электронного документооборота еще и в том, что она позволяет довольно быстро накопить статистику по эффективности маршрутизации, временным интервалам от ввода документа в систему до его отработки, KPI каждого ответственного сотрудника, который работает с согласованием».
Потенциал: система DocOffice будет развиваться
Развитие системы документооборота продолжается. Сейчас DocOffice движется в направлении интеграции с информационными системами: управления закупками, бухгалтерскими программами, другими системами электронного документооборота. Среди задач, которые позволит решить интеграция с другими ИС — увеличить количество точек входа документов и соединить разрозненные информационные системы за счет консолидации документооборота в DocOffice.
Узнайте больше о возможностях решений для автоматизации закупок