Эффективное управление проектами

Сложные процессы документооборота? Затянутые сроки согласования?

DocOffice сделает процесс согласования документов быстрым и контролируемым.

Автоматизированная система управления процессами и документами для создания единого информационного пространства и более эффективной и быстрой командной работы.


    • Сокращение сроков согласования документов — за счет отказа от бумажного документооборота, переноса согласования через почту, звонки и личное общение в информационную систему, автоматического запуска согласования в тот момент, когда документ попадает в ИС.

    • Построение и настройка маршрутов согласования в соответствии с регламентом и бизнес-процессами организации, возможность масштабирования электронного документооборота на любое количество пользователей, типов документов и бизнес-процессов.

    • Постоянный контроль над процессами согласования без прерывания при единичных или массовых кадровых изменениях в организации.

    • Возможность подготовиться и сделать первый шаг к внедрению сложных систем автоматизации бизнес-процессов — планирования, закупок, управления взаимоотношениями с контрагентами — для развертывания которых желательно наличие стабильной системы электронного оборота.

    Набор инструментов руководителя региона или ведомства, дающих возможность легко и наглядно контролировать и управлять изменениями масштабных проектов
    Система цифрового документооборота и управления процессами подходит для крупных организаций и небольших компаний

    Система DocOffice работает как на небольших предприятиях, с незначительным количеством процессов согласования, так и в IT-инфраструктурах холдингов, с развитой сетью филиалов и количеством сотрудников от нескольких сотен до десятков тысяч.

    Для крупных организаций

    Крупные предприятия получают инструмент, с помощью которого объединяют в единую систему несколько разрозненных ИС. Цифровой документооборот универсален — создать маршрут согласования можно не только в пространстве DocOffice, но и с участием других информационных систем организации:

    • Системы документооборота, корпоративные порталы, система управления закупочной деятельностью, договорами взаимоотношениями с контрагентами, цифровые ассистенты/боты и т.д. могут быть источниками документов для согласования в DocOffice.

    • Отправка документа во внешнюю или корпоративную ИС через интеграционные механизмы может быть частью маршрута согласования документа.

    • Конечным пунктом маршрута согласования может стать как реестр (архив) документов в DocOffice, так и информационные системы — например, ERP или SRM.

    Организации с сетью удаленных филиалов, в том числе тех, которые работают в разных часовых поясах, получают инструмент для синхронизации работы с документами.

    Для небольших компаний

    Организации, в которых в согласовании участвуют всего несколько человек, используют DocOffice:

    • Для быстрого согласования большого количества документов — например, договоров и счетов от мелкокооптовиков, техрегламентов и техзаданий для небольших производств, приказов или заявок от клиентов.

    • Для снижения накладных расходов на документооборот — стоимость согласования, благодаря экономии времени, становится ниже, полный или частичный отказ от бумаги позволяет уменьшить траты на делопроизводство и хранение документов.

    • Для контроля исполнения поручений сотрудниками — особенно если часть сотрудников или коллектив целиком работают удаленно и на выездах.

    • Для организации совместной работы с контрагентами, которые работают по договору аутсорсинга.

    Кейс: внедрение DocOffice для участника энергетического холдинга

    DocOffice внедрена для электросетевой компании, которая входит в федеральный холдинг. Возможности DocOffice полностью перекрывают потребности компании в ведении документооборота со сложными маршрутами, параллельным согласованием документов, интеграцией с корпоративными и внешними информационными системами.

    Заказчик получил систему электронного документооборота, которая стала центральной частью корпоративной IT-инфраструктуры. DocOffice объединила ИС для организации закупочной деятельности, ERP (автоматической системой планирования ресурсов предприятия), внешние системы документооборота.

    Набор инструментов руководителя региона или ведомства, дающих возможность легко и наглядно контролировать и управлять изменениями масштабных проектов

    Что умеет система управления документами и процессами DocOffice

    DocOffice — это информационная система, которая рассчитана на промышленную эксплуатацию с минимальным участием разработчика и службы технической поддержки. Появление новых типов бизнес-процессов и документов, развертывание новых обособленных подразделений в структуре компании — в DocOffice легко построить маршрут согласования для нового типа документа, распределить права и роли сотрудников.

    Сильная сторона DocOffice — визуализация маршрута согласования. Схема «вшита» в каждый процесс, поэтому полуторачасового занятия достаточно, чтобы сотрудники научились работать с системой. Блок-схемы интерактивны, они помогают сотрудникам принимать взвешенные решения по согласованию и быстро перестраивать маршруты документов.

    • DocOffice — система автоматизации и управления с современной архитектурой, ее легко масштабировать на любое количество пользователей, филиалов и подразделений. Новые маршруты согласования документов можно создавать без участия разработчиков. Растет и меняется ваша компания — растет и меняется система цифрового управления документами, а бизнес-процессы не остаются без поддержки цифрового документооборота.

    • В DocOffice заложена опция интеграции с другими информационными системами. Обмен данными можно организовать с любыми составляющими IT-инфраструктуры организации: ЭДО, SRM, CRM, ERP, управление договорами. Систему управления документооборотом и процессами встраивают в наличную цифровую систему предприятия, используют как основу для развертывания многокомпонентной ИС.

    • Система управления документами и процессами быстро настраивается под задачи бизнеса. Вы получаете тот набор возможностей и готовых шаблонов согласований, который нужен организации — и ничего лишнего.

    Внедрение DocOffice

    Внедрение системы цифрового управления документами и бизнес-процессами DocOffice включает в себя:

    • Исследуем бизнес-процессы организации — изучаем, составляем оперограммы бизнес-процессов и маршрутов документов.

    • Оптимизируем и корректируем маршруты и процессы — разрабатываем рациональные маршруты документов.

    • Разрабатываем систему цифрового управления документами и процессами: DocOffice — решение, которое легко доработать под требования заказчика.

    • Составляем инструкции и стандарты работы системы.

    • Обучаем сотрудников заказчика.

    • Запускаем опытно-промышленную эксплуатацию, а затем в промышленную.




    Набор инструментов руководителя региона или ведомства, дающих возможность легко и наглядно контролировать и управлять изменениями масштабных проектов
    Набор инструментов руководителя региона или ведомства, дающих возможность легко и наглядно контролировать и управлять изменениями масштабных проектов
    Компания Фогсофт — разработчик DocOffice и других эффективных решений для сложных бизнес-задач

    DocOffice — решение для автоматизации документооборота и управления командой от компании «Фогсофт». Более 15 лет мы изучали, проектировали и автоматизировали сложные бизнес-процессы: закупочную деятельность государственных и коммерческих организаций. Компания «Фогсофт» разработала и развернул электронные торговые площадки для крупных девелоперов («Талан», «Группа ЛСР», «Страна Девелопмент»), холдингов (компания «РУСАЛ», «УГМК-Холдинг»). Создала специализированные решения для традиционно проблемных бизнес-процессов: например, контроля качества поставщиков (госкорпорация «Росатом»), а также организации закупок в соответствие с 223-ФЗ (Северо-Восточный федеральный университет им. М. К. Аммосова).




    Расскажите о том, как организована система документооборота у вас,
    с какими сложностями сталкиваетесь при согласовании и контроле за ним:
    «Фогсофт» предложит решение, которое сэкономит время согласования и поможет упорядочить документооборот.

    Напишите нам,
    чтобы получить консультацию, посмотреть систему и рассчитать стоимость внедрения.

    Наши консультанты свяжутся с вами в ближайшее время.

    Написать нам