Сотрудники отдела закупок и снабжения со страхом смотрят на успех компании — ведь он непременно увеличит объемы закупок. А значит, там, где было 15-20 заказов или тендеров в месяц, появится 50, тогда как количество закупщиков вряд ли станет больше. И решение «а давайте просто трудиться больше» может в один прекрасный день не сработать: в закупочной документации появятся серьезные ошибки, завскладом и руководитель производства могут неделями ждать заказанных товаров, а рядовые снабженцы потянутся на выход, устав от бешеного ритма и переработок.
Между тем «пропускную способность» отдела закупок реально увеличить в полтора-два раза без найма ещё 4–5 человек сверх штата — за счёт автоматизации закупок. Сделать это можно, создав закупочную систему на базе различных программных продуктов. Но сначала нужно подготовиться: и оценить, что не так в корпоративных закупках.
В статье расскажем, как проанализировать нагрузки на закупщиков и автоматизировать самую рутинную часть работы снабженцев, чтобы они не тонули в «Excel-ях», переписке и созвонах, а искали лучших поставщиков и бились за закупочный бюджет.
Закупки и снабжение — «бутылочное горлышко» корпоративных бизнес-процессов
Отдел закупок как узкое место в компании возникает не из-за ленивых снабженцев, а из-за того, как построен путь от заявки на поставку товара или услугу до договора с поставщиком или подрядчиком. Обычно он выглядит так:
| Внутренний заказчик сообщает о потребности | Закупщик помогает оформить требования к товару или услуге | Запускается тендер или создается заказ на поставку | Собираются и анализируются предложения | Согласовывается и подписывается договор |
В случае, если компания не проводит тендер, а делает заказ напрямую поставщику, этап проведения тендера из схемы исключается — но возникает этап переговоров с поставщиком: не менее утомительный и долгий, чем конкурентная закупка, которую можно ускорить и упростить после разработки торговой площадки. На бумаге это всего несколько шагов, но каждый из них разрастается в десятки мелких действий, которые наполняют каждый день закупщика.
Ручной обмен данными между корпоративными информационными системами
Казалось бы — ничего страшного, именно за это сотрудникам отделов снабжения платят зарплату. Однако даже нормальная нагрузка закупщика складывается, в основном, из однотипных, крайне монотонных задач. Для каждой закупки нужно заново собирать пакет документов: письма поставщикам, шаблоны приглашений, требования к участникам, протоколы. Большая часть текста повторяется, меняются только даты, суммы и названия. Эти документы попадают в системы учета и управления: цифры из письма переносятся в Excel, из Excel — в 1С, оттуда — в отчёт для руководителя. Любая опечатка или неверно вставленная строка искажает расчёты, но заметить это удаётся не всегда. Ошибки же неизбежны, если монотонной работы у закупщиков прибавится.
Сравнение коммерческих предложений
Отдельный трудоемкий этап— работа с коммерческими предложениями. На каждую заказанную позицию может прийти десяток писем, в каждом — свой формат файлов, свои обозначения, свои дополнения «мелким шрифтом». Закупщик вручную выбирает из текстов и таблиц цены, сроки, условия оплаты и поставки, сводит данные в таблицу и пытается сравнить десяток важных характеристик из полутора-двух десятков предложений. На этом этапе теряется больше всего времени. Дальше схема повторяется с договорами: файл отправляется по почте юристами, бухгалтерам и руководителями, версии документов путаются, правки могут потеряться, согласование легко растягивается на недели.
Вот так отдел закупок становится «бутылочным горлышком» для бизнес-процессов компании. Проекты запускаются позже, чем могли бы, потому что и тендерная документация, и договоры, и тендеры двигаются медленней, чем хотелось бы. Поставщик с невыгодными условиями может пройти только потому, что у снабженца не осталось сил и времени внимательно сравнить коммерческие предложения. Ну а внутренние заказчики видят лишь одно: «мы просили вчера, а нам обещают», и конфликт распространяется от закупщиков к их руководителю и выше, к топ-менеджменту компании.
Как найти узкие места: анализ загрузки отдела закупок в целом и его сотрудников
Составить список проблемных участков в закупочной работе не так сложно, как может показаться. Для начала нужно:
- Составить чек-лист проведения каждой закупки — что нужно сделать, чтобы пройти путь от заказа на поставку от заказчика внутри компании до получения им товара.
- Оценить длительность каждого из этих этапов — для каждой закупочной процедуры, чтобы исключить влияние на оценку форс-мажоров.
- Определить, кто отвечает за каждую процедуру — если ответственных (сотрудников отдела закупок).
Данные можно собрать в формате таблицы:
| Дата старта процедуры | Дата окончания процедуры | Ответственный | Этап (указываются этапы для каждой процедуры) | Время каждого этапа |
|---|
В таблицу заносятся данные о закупках хотя бы за последние полгода (лучше год). Это нужно для того, чтобы учесть влияние на интенсивность закупок сезонных факторов, а также получить как можно более достоверную картину загрузки отдела.
Что искать:
- Повторяющиеся действия — те, которых может быть десятки в неделю у каждого сотрудника отдела закупок.
- Самые долгие этапы — возможно это подготовка или согласование ТЗ, может быть — организация тендера, возможно — составление договоров.
- Имена сотрудников, которые завалены монотонной работой и почти не принимают решений.
Из собранных данных сразу видно, что происходит. Одни и те же действия — например, набор писем поставщикам или перенос цен из документов в таблицу — повторяются по 20–30 раз за неделю на человека. Некоторые этапы стабильно растягиваются: сбор предложений занимает три дня вместо одного, потому что письма приходят разными форматами и требуют приведения «к общему знаменателю» вручную. Может выясниться, например, что сотрудники тратят более 80% времени на такие операции: разумеется, на вдумчивое сравнение условий поставки или поиск и подбор новых поставщиков рабочих и сверхурочных часов уже не хватает.
По итогам изучения таблицы легко составить перечень задач для автоматизации планирования закупок или проведения тендеров, или согласования. Например, шаблоны писем с автозаполнением, загрузка предложений в единую таблицу или перенос согласования в систему с маршрутами. Именно это поможет сократить закупочный цикл на порядок.
Список желаемых изменений в работе закупочного отдела вовсе не тождественен списку возможных изменений. Поэтому следующий этап работы по оптимизации — перечень тех операций, которые можно на практике упростить, ускорить, автоматизировать.
Что можно автоматизировать в закупочном процессе
Практика внедрения решений для автоматизации закупок в компаниях показывает, что первыми кандидатами на автоматизацию становятся наиболее часто проводимые операции. Это:
- Подготовка объявлений и закупочной документации.
В корпоративных закупках для организации тендеров или отправки заказов на поставку используются типовые документы. Это шаблоны извещений о начале или завершении закупки, технические задания, письма. В них меняются разве что даты, суммы, объёмы, наименования позиций — и это отличная возможность раз и навсегда унифицировать массив закупочных документов.
- Рассылка уведомлений поставщикам.
На отправку уведомлений поставщикам и контроль результатов массовых рассылок уходит много времени — особенно на контроль, который предполагает проверку факта доставки уведомлений и получения ответа от поставщика. Чем больше поставщиков и чем активней ведутся закупки, тем выше риск того, что диалог с поставщиком прервется, уведомления не будут доходить, а ответы потеряются в потоке писем. Вторая задача, которая отнимает много времени — подбор адресатов для рассылки, в зависимости от бекграунда поставщика, в том числе и применительно к опыту работы с ним компании.
- Сбор коммерческих предложений и прайс-листов.
Увеличение количеств закупок приводит и к росту количества КП, прайс-листов или слабоструктурированных аналогов КП. Письма и сообщения потенциальных поставщиков легко пропустить. Ряд документов может просто не содержать нужной компании информации, а значит, нужно связываться с поставщиком повторно, уточнять ключевые характеристики предложения.
В большинстве случаев задачу по сбору КП и прайс-листов успешно решает корпоративная электронная торговая площадка: с ее помощью проводят тендеры, а в ряде случаев она позволяет проверять поставщиков, отсеивать ненадежных контрагентов, вести статистику эффективности закупок.
- Сравнение предложений поставщиков и выбор победителя тендера (работа тендерной комиссии).
Сопоставление происходит после загрузки цен, сроков поставки, условий оплаты и дополнительных услуг в единую таблицу, которую чаще всего называют конкурентным листом или сравнительным листом. По заданным критериям комиссия рассчитывает итоговые показатели, ранжирует поставщиков, вместо ручного свода в Excel.
- Подготовка и согласование договоров.
Маршруты согласования договора может быть довольно сложным и долгим — юрист проверяет, финансист визирует, руководитель подписывает итоговую резолюцию. На каждом этапе согласования возможна отправка договора на доработку, вплоть до нового тура согласования с поставщиком и по всей цепочке ответственных.
- Контроль исполнения договоров.
После заключения договора снабженцы часто становятся контролерами, которые следят за тем, как исполняется контракт обеими сторонами. Сопровождение исполнения договора отвлекает закупщиков от проведения тендеров, поиска и оценки поставщиков, т.е. их прямых обязанностей.
О том, как можно организовать закупочную работу даже если постоянных поставщиков несколько сотен, можно узнать в материале «Кейс компаний RG Gold и RG Processing (Казахстан)»
Инструменты и способы автоматизации закупок
Анализ «узких мест» закупочного процесса приводит нас и к выбору инструментов и решений, которые помогут автоматизировать закупки. Компании-счастливчики могут себе позволить сосредоточиться на автоматизации одного-двух этапов закупок в компании. Например:
Чего можно добиться с помощью автоматизации только закупок
Компания NDA не использовала инструменты автоматизации закупок и проводила очные тендеры. Для автоматизации выбрала электронную торговую площадку — система была развернута на серверах компании и доработана вендором под ее закупочные процессы
| Было | Стало |
|---|---|
| Один специалист физически успевает провести, условно, 5–6 полноценных тендеров в месяц, потому что половина времени уходит на переписку и ручной Excel |
В результате тот же человек ведёт уже, скажем, 8–10 процедур при сопоставимой рабочей нагрузке, потому что время высвобождается с рутинных операций на творческие
|
| Дополнительный эффект: меньше ошибок в документах, прозрачная история решений, меньше конфликтов с внутренними заказчиками | |
Реализовать проект автоматизации закупок можно с помощью нескольких инструментов. Это корпоративные или внешние SRM (системы управления закупками и поставщиками), ЭТП — электронные торговые площадки, модули ERP, систем управления ресурсами предприятия, а также различные ИИ-агенты, которые годятся для точечной автоматизации отдельных этапов или операций в закупочной работе. Подробнее о том, какой вариант автоматизации для закупок выбрать — в статье «Выбрать программу для закупок и снабжения» эксперта Фогсофт Дмитрия Пономарева.