Выбрать программу для закупок и снабжения

Программы для закупок и снабжения позволяют автоматизировать планирование закупок, отбор поставщиков, проведение тендеров (конкурентных закупок), поддерживать документооборот между заказчиками товаров и услуг снабженцами и поставщиками. Эти решения используются для управления закупочными процессами и их формализации, снижения доли ручных операций и унификации данных о закупках, условиях и поставщиках.

Вариантов полной или частичной автоматизации закупок и снабжения несколько. Среди программ, призванных сделать закупки проще, быстрее и более контролируемыми:

SRM и ЭТП среди всех типов ПО для снабжения наиболее развиты: они перекрывают потребность в автоматизации закупок в большей степени, чем модули ERP-систем и уж тем более — частные решения на базе ИИ.

SRM программы для снабжения: все, что нужно для цифровизации закупок

SRM-системы предназначены для автоматизации снабжения и закупок как сквозного бизнес-процесса: от возникновения потребности до оплаты и оценки результата. В них создаются заявки на поставку и проводятся их согласования, организуются (но не всегда проводятся) тендеры, контролируется выполнение договорных обязательств, проходит документооборот и собирается аналитика эффективности закупок и качества поставщиков. Ценность SRM в том, что данные по закупочной работе и взаимодействию с поставщиками консолидируются внутри одной системы и доступны для моментального анализа. Кроме того, программное обеспечение закупок этого типа позволяет поддерживать политику категорийного менеджмента — и управлять тактикой и стратегией закупок товарных групп.

Подробно о категорийном менеджменте читайте в статье эксперта компании «Фогсофт» Сергея Юрова «Категорийный менеджмент: как закупки по категориям помогают бизнесу экономить»

Возможности SRM в корпоративных закупках

• Создание и маршрутизация заявок на поставку и их согласование. SRM позволяет сотрудникам формировать заявки на закупку, направлять их на согласование по заданным маршрутам и учитывать при этом бюджетные лимиты, правила закупок конкретной категории товаров и услуг.
• Организация тендеров (опционально). Программа управления закупками на базе SRM может поддерживать процессы подготовки конкурентных закупочных процедур — запросов предложений и цен, аукционов и других конкурентных закупок, автоматизирует оценку предложений поставщиков и выбор победителя. Система сохраняет все параметры торгов и автоматически рассчитывает результаты по заданным критериям.
• Управление поставщиками. В SRM создается и администрируется единая база поставщиков с анкетами, документами, историей выполненных заказов, оценками качества и параметрами SLA. В систему включены механизмы для автоматической и инцидентной проверки поставщиков и их рейтингования.
• Организация работы с договорами и другой закупочной документацией. Системы SRM помогают готовить закупочную документацию, отслеживать выполнение договорных обязательств, реагировать на нарушение сторонами условий контрактов.
• Формирование отчетов и оценка эффективности. Система собирает данные по экономии, длительности закупочного цикла, доле своевременных поставок и другим показателям, готовит отчеты для закупочной службы и топ-менеджмента.

Когда выбирать SRM основной программой для закупок

Возможности большинства SRM-решений позволяют автоматизировать закупочный процесс целиком. Поэтому выбор в пользу системы управления закупками и поставщиками в качестве главной имеет смысл делать далеко не каждой компании. Этот тип ПО для снабжения принесет пользу и выгоду, если есть:

• Необходимость проводить сложные закупочные процедуры: многоэтапные конкурсы, аукционы с переторжками, предваряемые квалификациями поставщиков.
• Потребность в реализации стратегии категорийного менеджмента, наличие большого количества закупаемых категорий товаров и услуг и потребность применять разные закупочные стратегии для каждой.
• Большой пул поставщиков, потребность в составлении и актуализации матрицы поставщиков, а также регулярному обновлении базы контрагентов, проведении аккредитации и аттестации поставщиков.
• Требования к доступности и прозрачности данных о закупках для руководства и акционеров компании.

SRM для управления закупками используют холдинги — для централизации закупок дочерних компаний, унификации условий взаимодействия с поставщиками и контроля расходов филиалов. В производственных компаниях с помощью SRM создают сообщества надежных поставщиков, добиваются стабильности поставок сырья и расходных материалов. Для ритейла программа для снабжения на базе SRM — это инструмент работы с тысячами поставщиков, который позволяет организовывать частые закупки товаров с динамическими ценами, нивелировать сезонные колебания цен и спроса.

«В SRM может быть включена электронная торговая площадка. В этом случае ПО охватывает автоматизацией весь закупочный процесс: закупки проводятся внутри системы, что повышает уровень информационной безопасности. К программам для закупок и снабжения, которые включают в себя электронную торговую площадку, относится и разработанная нами iTender SRM. Система регулярно занимает места в топ-10 рейтингов SRM, которые составляют авторитетные консалтинговые и исследовательские компании в России. Например, в 2025 году, iTender SRM заняла места в топ-10 рейтинга «Созвездие SRM» компании «Технологии Доверия», а также в рейтинге отечественных систем управления взаимоотношениями с поставщиками, составленном фондом «Сколково» и Tadviser.» — Дмитрий Пономарев, менеджер продукта в компании «Фогсофт»

Программы для снабжения на базе ЭТП: цифровизация для тех, кто закупается через тендеры

В качестве программы для снабжения используют и электронные торговые площадки. С помощью ЭТП автоматизируют проведение тендеров и, реже, оценку поставщиков для допуска к тендерам. Эти процедуры называют предквалификацией или аккредитацией — они нужны, чтобы оценить возможности поставщиков выполнить условия договора, верифицировать опыт и бэкграунд контрагента, отсеять тех поставщиков, которые очевидным образом не способны выполнить контракт и делают ставку только на демпинг.

Электронные торговые площадки как ПО для снабжения позволяет перевести в «цифру» самую важную часть закупочного: это квалификация поставщиков и проведение тендеров, включая подведение итогов и выбор победителя.

Автоматизацию снабжения на базе ЭТП можно организовать как внутри компании, так и «снаружи». В первом случае создается собственная (корпоративная) ЭТП, во втором — закупки ведутся на внешней электронной торговой площадке.

Внешние ЭТП

Внешняя электронная торговая площадка — это онлайн сервис, где размещаются закупки разных заказчиков, а участвовать в них могут поставщики, зарегистрированные на площадке. В отличие от корпоративной ЭТП, которая обычно служит для закупок одной компании или группе компаний, внешняя ориентирована на максимально открытый рынок. Для владельцев внешней ЭТП каждый новый заказчик и каждый десяток новых поставщиков — это прибыль. Поэтому ограничений на регистрацию пользователей нет — поставщиков на внешних ЭТП для снабжения действительно много:

Плюсы внешних ЭТП для организации закупок

• Готовый пул поставщиков. На любой внешней площадке уже зарегистрированы тысячи контрагентов из разных регионов и отраслей. Заказчику не нужно формировать базу с нуля — достаточно настроить фильтры требований к поставщикам, чтобы получать отклики.
• Быстрый запуск торгов. Ход аукционов, запросов предложений и цен уже настроен, есть шаблоны документов, механизмы выгрузки результатов торгов — ничего из этого не нужно настраивать (более того — настройки просто не предусмотрены).
• Доступ к новым контрагентам. Поставщики, работающие с площадкой, получают уведомления о закупках и могут предложить услуги и товары заказчику, который им раньше был неизвестен.
• Экономия на инфраструктуре. Компания использует готовый сервис с юридически значимой фиксацией торгов, поддержкой и обновлениями, не тратя ресурсы на создание и сопровождение программы управления закупками.

Когда использовать внешние ЭТП

• Разовые или нерегулярные закупки — в этом случае нет смысла внедрять и настраивать отдельное программное обеспечение для закупок.
• Поиск новых поставщиков: поиск поставщиков для новой категории товаров и услуг, старт работы в новом регионе или сегменте рынка, где у компании еще нет сформированного пула контрагентов.
• Закупки, в которых ключевой критерий оценки предложений поставщиков — цена, и в которых требуется обеспечить прозрачный торг со множеством участников.

Во многих компаниях внешние ЭТП не заменяют внутренние программы для закупок и снабжения, а дополняют их. Закупочная процедура при этом проходит на внешней площадке, а данные о победителях и договорах, через интеграционные механизмы, передаются во внутренние системы, SRM или ERP.

Среди главных недостатков внешних ЭТП — стандартизация и невозможность настраивать предустановленные закупочные процедуры под себя. Нельзя перенести полностью корпоративные регламенты, критерии оценки или шаблоны документов во внешнюю ЭТП. Поэтому этот тип программ для снабжения не подходит для регулярных закупок, в которых используются уникальные условия, требования и критерии.

Корпоративные ЭТП

Корпоративная электронная торговая площадка — это внутренняя или «полузакрытая» программа для снабжения, которая позволяет проводить закупки по собственным регламентам и правилам. В отличие от внешних площадок, она ориентирована прежде всего на работу с уже отобранными поставщиками. «Полузакрытость» не означает невозможность появления новых поставщиков — для их проверки и аккредитации в ЭТП предусмотрены соответствующе инструменты.

Плюсы корпоративных ЭТП для организации закупок

• Проведение закрытых закупок. Закупщик может проводить тендеры только среди приглашенных или аккредитованных поставщиков, настраивать ограничения по участию. Например, задавать для них условия участия. Это могут быть требования к опыту, объему поставок, наличию сертификатов.
• Гибкая закупочных настройка процедур и шаблонов. В ПО для снабжения на базе собственной ЭТП задаются кастомные типы процедур. Например, многоэтапный конкурс, переторжки, а также шаблоны документов и критерии оценки, которые соответствуют внутренним регламентам компании.
• Интеграция с внутренними программами. Корпоративную ЭТП проще, чем внешнюю, связать с ERP и SRM через интеграционные механизмы. номенклатура, контрагенты и бюджеты берутся из внутренних систем, а результаты торгов (цены, условия, выбранный поставщик) возвращаются обратно для оформления договора и заказа.

Сценарий обмена информацией между ЭТП, SRM и ERP

Использование собственной электронной торговой площадки в качестве основного программного обеспечения для закупок позволяет полностью контролировать закупочные процедуры: от этапов каждой закупки до маршрутов согласований, шаблонов документов и правил определения победителя торгов.

ЭТП позволяет выстраивать работу с пулом собственных поставщиков. Внешняя ЭТП таких опций предложить не может:

• С помощью инструментов аккредитации проверять их надежность перед допуском к торгам.
• Создавать рейтинги (пусть даже в формате ведения черных и белых списков поставщиков.
• Оценивать результативность сотрудничества с помощью аттестаций.

А если программа управления закупками внедряется холдингом или компанией с развитой филиальной структурой, ЭТП позволяет унифицировать правила закупок для всех структурных и территориальных подразделений, а также укрупнять однотипные закупки.

Когда имеет смысл выбирать корпоративную ЭТП

• Регулярное проведение закупок с повторяющимися сценариями. Если компания постоянно закупает однотипные товары и услуги, удобней всего формализовать процедуры и автоматизировать их в собственной системе. Так можно закупать логистические услуги, сырьё, подряды, расходные материалы.
• Есть особые требования к закупочным процессам. Корпоративная ЭТП нужна, когда в компании нестандартные схемы согласований, сложные критерии оценки или специфичные виды процедур, которые внешние площадки не поддерживают.
• Высокие требования к безопасности и конфиденциальности. Собственная площадка позволяет жёстко контролировать доступ к закупочной информации, логи действий и хранение документов.

Как и внешняя ЭТП, корпоративная программа для снабжения на базе электронной торговой площадки не заменяет SRM или ERP. Она закрывает блок конкурентных процедур, а всё, что связано с планированием, управлением поставщиками и финансовым учётом, остаётся в профильных информационных системах.

«В обычном случае общим для всех ЭТП моментом становится акцент на проведении тендеров. Они могут быть как относительно простыми — это всем известные запрос цен или прайс-листов, так и процедуры посложнее — вроде многоэтапного конкурса. И этот акцент может сослужить плохую службу: ведь чтобы тендер стартовал, нужно еще привести на него участников, да не абы каких, а тех, кто гарантированно сможет выполнить контрактные обязательства в случае победы. «Запомнить» тех, кто не смог отработать контракт и тех, кто с завидной регулярностью справляется — тоже важно. Едва ли не важнее, чем быстро провести тендер. Поэтому в iTender ЭТП мы поддерживаем расширенные, по сравнению с классическими электронными торговыми площадками, возможности: поддерживается и отбор поставщиков, и рейтингование.» — Дмитрий Пономарев, менеджер продукта в компании «Фогсофт»

Модули закупок в ERP

Модули закупок в ERP системах автоматизируют базовые операции закупочного процесса: от заявки до отражения фактов поставки и оплаты в системе учета. С помощью инструментов, встроенных в ERP, можно собирать потребности компании в товарах и услугах, консолидировать (укрупнять) их, составлять календарные и проектные планы поставок, создавать заказы. На следующем этапе после создания заказа модуль закупок, как правило «обращается» вовне — к ЭТП или модулю ЭТП в составе SRM. Там проходит подготовленная в ERP закупка, после чего данные из ЭТП отправляются в ERP:

Преимущества модулей закупок в ERP

• Единый источник данных. Все операции, от заявки до оплаты, ведутся в одной системе, с общими справочниками номенклатуры, организаций, договоров и статей расходов.
• Автоматическое формирование связанных документов. Оформление закупки автоматически сразу создает записи для складского и финансового учета, поэтому информацию не нужно повторно вводить в другие модули.
• Отсутствие сложной интеграции с учетными системами. Закупки, склад, бухгалтерия и бюджетный контроль изначально работают в рамках одного решения, без необходимости настраивать обмен между несколькими программами.

Ограничения модулей закупок в ERP как решения для закупок и снабжения

• Не автоматизирует проведение тендеров. В модуле нет удобных инструментов для проведения сложных тендеров: многоэтапных конкурсов, аукционов с переторжкой, тонкой настройки критериев оценки.
• Ограниченные возможности по управлению взаимоотношениями с поставщиками. Модуль хранит данные о контрагентах (реквизиты, договоры, оборот), но не поддерживает аналитическую работу — рейтингование, учёт претензий, матрицу рисков, историю участия в закупках. В лучшем случае система покажет, что: а. Контрагент есть. б. Он исполнял договорные обязательства.
• Ограниченная гибкость процессов. Поскольку закупочные процессы жестко завязаны на типовые схемы ERP, сложнее реализовать специфичные маршруты согласования, внести в систему новые роли пользователей и статусы, чем в специализированном ПО для закупок. А чаще тонкая настройка вообще невозможна.
• У поставщиков нет доступа в систему — а значит, весь переговорный процесс, обмен документами, согласование будет идти где-то вне системы, по почте, телефону, в мессенджерах.

Несмотря на недостатки, модуль закупок в ERP вполне можно использовать в случаях, если бюджета на внедрение программного обеспечения для закупок нет, зато уже есть ERP. Однако возможности модуля крайне ограничены: это не система управления закупками и не полноценное ПО для снабжения, а, скорее, средство учета, источник данных для производства, продаж, оставления отчетов и аналитической работы.

Когда модуля закупок в ERP достаточно

• Компания уже использует ERP и не готова внедрять отдельный продукт для закупок.
• В этом случае логично в первую очередь задействовать стандартные возможности модуля закупок.
• Основная цель — корректный учет, а не автоматизация работы отдела снабжения. Закупки проводятся по максимально простым сценариям, многоэтапные тендеры реализованы на внешних ресурсах, а приоритет — чтобы все операции были правильно отражены в складской и финансовой отчетности.
• Есть крайне ограниченный бюджет на внедрение и поддержку специализированного ПО для снабжения. А значит, можно обойтись доработкой ERP, а не покупать и сопровождать еще одну систему.

«Ошибка многих компаний — надеяться на то, что ERP, пусть даже и с модулем для автоматизации закупок, сможет в полной мере помочь эти самые закупки автоматизировать. Закупочный модуль в ERP — это, в первую очередь, про учет. Этим его помощь в автоматизации снабжения и ограничивается. Если только речь не идет про самые простые закупочные процедуры вида «отправили пяти поставщикам запрос, получили одинаковые ответы, выбрали случайным образом» ERP недостаточна для автоматизации закупок. Зато как источник информации о потребностях бизнеса в товарах и услугах, о бюджетировании и сроках поставок — ERP вне конкуренции. Остается только дополнить ее ПО для снабжения, которое располагает инструментами для реализации планов закупок — это может быть как ЭТП, так и SRM со встроенным модулем ЭТП.» — Дмитрий Пономарев, менеджер продукта в компании «Фогсофт»

Микросервисное ПО для закупок: ИИ-помощники для точечной автоматизации

Независимо от того, внедрена ли та или иная программа для закупок в компании, отдельные операции она может автоматизировать и ускорить с помощью ИИ-инструментов. Лучше всего «поддаются» автоматизации следующие операции в закупочном процессе:

• Поиск поставщиков— ИИ-помощник снабженца помогает найти поставщиков конкретного товара.
• Оценка надежности потенциальных поставщиков — ИИ выберет среди десятков найденных самых надежных.
• Сравнение коммерческих предложений и выбор самого выгодного.

Упростить операции по поиску и оценке поставщиков, а также по сравнению коммерческих предложений можно даже с помощью публичных (открытых и бесплатных) ИИ-моделей: ChatGPT, Gemini, DeepSeek или интеллектуального поисковика Perplexity. Однако достоверность результатов работы ИИ нужно обязательно проверять. Искусственный интеллект может ошибаться и придумывать данные, если доступа к какой-либо информации у него нет.

Надежность достигается за счет интеграции ИИ-помощника с достоверной и максимально возможно полной базой данных контрагентов.

Комбинации ПО для снабжения в одной компании

Компании не всегда используют только один тип программ для закупок — и в этом случае комбинируют несколько решений, чтобы «закрывать» разные задачи на пути от заявки на поставку до получения товара или услуги. Например:

• Комбинация ERP + внешние ЭТП — годится для компаний, которые уже эксплуатируют систему управления ресурсами предприятия (ERP, англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) и которым не хватает возможностей ПО для организации тендеров.
• Вариант SRM + корпоративная ЭТП — подойдет владельцам систем управления взаимоотношениями с поставщиками (Supplier Relationship Management), чтобы иметь возможность не только проводить сложные закупочные процедуры, но и максимально эффективно использовать результаты работы над качеством поставщиков.
• Сочетание ЭТП + ИИ-помощники (например, для интеллектуального сравнения коммерческих предложений) — актуально для компаний, которым не хватает возможностей корпоративной или внешней электронной торговой площадки для поиска и оценки надежности поставщиков.

Примеры комбинаций программ для снабжения

Если нужно выбрать программное обеспечение для закупок: чек-лист оценки компании

Потребность корпоративных закупок в автоматизации определить довольно легко. Достаточно руководителю отдела снабжения, финансовому или генеральному директору задать самим себе несколько вопросов. Ответы на них помогают понять, достаточно ли вам модуля закупок в ERP, стоит ли подключать внешние и внедрять корпоративные ЭТП, нужна ли SRM система и есть ли смысл пользоваться еще и AI ассистентами и сервисами.

1. Объем закупок.
   Сколько закупочных процедур вы проводите в год, включая закупки небольшой стоимости и разовые закупки? Сколько сотрудников работают в отделе закупок и снабжения?
   
   Чем больше процедур, тем сложнее управлять ими только в ERP и тем заметнее эффект от специализированных программ управления закупками. Начать можно с внедрения ЭТП. Если сотрудников в отделе снабжения больше пяти, а количество закупок превышает 150 в течение года — это уже повод начать автоматизацию.
2. Сложность закупочных процедур.
   Используете ли вы многоэтапные тендеры, аукционы с переторжкой, закрытые торги и сложные критерии оценки предложений поставщиков?
   
   Если да, возможностей модуля закупок ERP обычно не хватает, нужно использовать ЭТП.
3. Организация закупочной деятельности.
   Используется ли в компании подход к управлению закупками по категориям (отдельные группы товаров/услуг с разной логикой закупок, выделенные ответственные за категории)?
   
   При развитом категорийном подходе SRM система становится практически обязательной. А эффективность ее работы повысят ИИ-помощники.
4. Управление поставщиками.
   Нужен ли вам регулярный анализ надежности поставщиков, оценка соблюдения ими сроков поставки и реагирования на рекламации, качества поставок, мониторинг финансового состояния, контроль за инцидентами в работе, использование ограничений на участие в закупках?
   
   Если да, требуется функциональность SRM.
5. Интеграция с другими программами.
   Какие системы уже используются (ERP, бухгалтерия, склад, CRM, ЭДО, внешние ЭТП) и готовы ли вы настраивать обмен данными между ними и программой для закупок и снабжения?
   
   При наличии нескольких систем выгодно выбирать программы для закупок и снабжения, у которых есть готовые механизмы интеграции.
6. Бюджет на внедрение и поддержку.
   Какие затраты на внедрение и сопровождение закупочного ПО вы готовы рассматривать (например, до 5 млн руб., 5–10 млн руб., больше 10 млн руб.)?
   
   Этот параметр часто определяет, ограничитесь ли вы модулем закупок в ERP и внешними ЭТП или будете внедрять SRM с ИИ помощниками. Так, бюджет 3-4 млн руб. позволит внедрить ЭТП, причем не «коробку» (вариант ПО без настройки), а с доработками под корпоративные закупочные процессы. А если бюджет превышает 4 млн руб. — то проект внедрения SRM.