Кейс компаний RG Gold и RG Processing (Казахстан)

Задача — автоматизация и централизация закупок через электронную торговую площадку

В группе компаний RG не было централизованной системы для организации закупок. Работа с поставщиками, начиная с их поиска и оценки надежности и заканчивая организацией тендеров, велась через электронную почту. Это замедляло закупки —ручная рассылка приглашений на тендеры, проверка и сравнение предложений поставщиков, формирование конкурентных листов отнимали много времени. А если учесть, что постоянных поставщиков у группы компаний около 800, закупки приходилось администрировать в ручном режиме, при этом сохранялся риск человеческого фактора.

Наша цель была проста — автоматизировать закупочный процесс и уйти от ручных операций через электронную почту. Мы хотели упростить взаимодействие с поставщиками, сделать сбор коммерческих предложений и поиск новых партнеров быстрее и прозрачнее. Благодаря новой электронной площадке мы теперь работаем в едином цифровом пространстве, где все этапы закупок — от заявки до финального выбора — проходят централизованно и эффективно

Начальник отдела планирования и отчетности RG Gold

Закупочную работу нужно было автоматизировать, сделать так, чтобы и закупщики, и поставщики работали бы в одной системе, а сами закупки проводились бы быстрее и без ошибок

Компания оценивает варианты автоматизации закупок

Чтобы решить проблемы в закупках, RG Gold решила перевести все закупочные процессы на собственную электронную торговую площадку. Оставалось только выбрать разработчика.

Компания подошла к вопросу выбора системы для централизации закупок предельно эффективно. Специалистами RG Gold было разработано техническое задание, которое включало требования к будущей корпоративной торговой площадке.

Требования из технического задания стали основой для оценки систем автоматизации и централизации закупок, разработанных как компаниями из Казахстана, так и российскими вендорами

У нас было подготовлено техническое задание. И на основании требований в ТЗ мы оценивали решения разных вендоров ЭТП. Рассматривали много вариантов площадок. В шорт-листе у нас было 3-4 предложения

Начальник отдела планирования и отчетности RG Gold

О том, как готовить техническое задание для разработки и внедрения ЭТП, читайте в статье «Как сэкономить деньги и время при выборе нового ПО»

RG Gold выбирает решение, разработанное Фогсофт — систему iTender ЭТП

По итогам изучения рынка разработки электронных торговых площадок компания выбрала решение, созданное компанией «Фогсофт» — электронную торговую площадку iTender. Возможности системы оказались наиболее соответствующими требованиям заказчика, зафиксированным в ТЗ.

Кроме соответствия системы требованиям ТЗ RG Gold оценивала и компетентность разработчика, его опыт, способность не просто внедрить готовое «коробочное» решение, но и помочь настроить процессы в системе так, чтобы они соответствовали регламентам закупочной работы

Сейчас у нас полноценный программный продукт, который максимально адаптирован под наши требования. Мы с самого начала больше внимания уделяли тому, насколько закупочные процессы понятны подрядчику. Кто-то действительно пытался просто продать нам готовое решение, не вникая в суть бизнес-процессов. Нас это не интересовало — во главу угла мы поставили экспертизу вендора, то, насколько он понимает закупочный процесс. И в итоге выбрали Fogsoft, потому что решение соответствовало нашим требованиям — а компания продемонстрировала хорошее знание закупочных процессов

Начальник отдела планирования и отчетности RG Gold

Внедрение iTender ЭТП: не обошлось без сложностей

В 90% проектов даже подробное техническое задание не спасает от необходимости кастомизации программного обеспечения. Это правило сработало и в проекте централизации закупок для RG Gold. В ходе внедрения коробочное решение, пусть и максимально близкое к требованиям ТЗ, прошло через кастомизацию. Несоответствия, которые были выявлены во время внедрения, требовалось устранить.

На этапе внедрения выяснилось, что гибкость системы имеет пределы: не все поля и объекты можно менять по желанию заказчика, некоторые элементы жестко зафиксированы в алгоритмах платформы. Это касалось, в первую очередь, различных форм, которые использовались для настройки закупочных процедур и управления тендерами. Например, сложно и трудоемко закрывать торги с многопозиционными лотами, а также сравнивать предложения участников тендеров, сведенные в конкурентную карту.

Изначально мы рассчитывали на большую гибкость системы, но некоторые настройки требовали вмешательства разработчика. В результате Фогсофт реализовал доработки, благодаря которым система адаптирована под наши задачи. Остались, разве что, небольшие недочеты — но и с ними мы справимся

Начальник отдела планирования и отчетности RG Gold

Обучение сотрудников RG Gold специалистами Фогсофт

Для RG Gold перевод закупок на ЭТП был далеко не первым опытом внедрения корпоративного программного обеспечения. И на основании этого опыта компания предложила не ограничиваться онлайн обучением пользователей.

По запросу RG Gold несколько специалистов департамента сопровождения и техподдержки Фогсофт организовали оффлайн обучение сотрудников заказчика работе в системе iTender ЭТП.

Руководитель проекта внедрения со стороны заказчика — начальник отдела планирования и отчетности Баглан Ашим — настоял на проведении дополнительной сессии обучения сотрудников работе в системе. Оффлайн формат обучения позволил пользователям быстрее освоить систему. Пользователи, среди которых сотрудники отдела ОМТС и администраторы системы, отметили, что оффлайн курс оказался полезным и понятным. Участники курса быстро получали ответы на вопросы, разъяснения по работе системы, учились на реальных кейсах.

Для нас iTender ЭТП — это далеко не первый опыт внедрения корпоративного программного обеспечения. И этот опыт говорит о том, что самое эффективное обучение — очное. Мы проявили инициативу и попросили Фогсофт организовать обучение работе в системе в оффлайн формате. Наши ожидания полностью оправдались — обучение было предельно эффективным, в комфортных для сотрудников условиях, с живым общением — как говорят коллеги, все было просто, понятно и доступно

Начальник отдела планирования и отчетности RG Gold

Результат