Содержание
Что такое SRM — и почему без нее закупки буксуют Чек лист: как понять, что вы дозрели до внедрения системы управления закупками Как используют SRM, чтобы оптимизировать закупки и взаимодействие с поставщиками — на примере iTender SRM Когда SRM для закупок незаменима, а когда можно выбрать другие решения для автоматизации снабженияЧто такое SRM — и почему без нее закупки буксуют
SRM или Supplier relationship management — система управления взаимодействием с поставщиками, которая предназначена для автоматизации корпоративной закупочной работы. Понятие SRM появилось еще в 1983 году — первым его произнес аналитик McKinsey Питер Кралич. На тот момент система управления взаимоотношениями с поставщиками существовала только как подход к организации закупочной работы. Со временем появилось и программное обеспечение, которое помогало автоматизировать взаимодействие с поставщиками — SRM системы.
Подробнее о том, с чего начинались и как развивались SRM системы — в статье «SRM система — что это? Supplier Relationship Management System или управление взаимоотношениями с поставщиками»
Иногда путают SRM и CRM для закупок. Разобраться в этих аббревиатурах просто: SRM — помогает закупать товары и услуги, CRM — помогает продавать и поддерживать взаимодействие с клиентами
В SRM встроены цифровые инструменты для решения самых распространенных проблем в закупочном процессе. Там, где внедрена SRM, закупки не буксуют. С помощью системы управления взаимоотношениями с поставщиками автоматизируют, ускоряют и оптимизируют весь закупочный процесс:
Планирование закупок и бюджетирование
Без SRM — заявки на поставку не структурированы, могут дублировать друг друга, могут потеряться или быть забытыми, а могут и «проделать брешь» в бюджете.
С SRM — каждая заявка автоматически встраивается в план, дублирующие заявки можно объединить. Система не даст ответственным забыть про заявку — и, если нужно, просигнализирует о том, что заказ не вписывается в бюджет
Организация тендеров
Без SRM — на тендеры тратятся недели, они могут проводиться очно, оценка предложений поставщиков может быть необъективной. Часто на торги заявляются некомпетентные и ненадежные поставщики.
С SRM — скорость проведения тендеров возрастает в 2-3 раза, оценка предложений поставщиков предельно объективна и подкреплена фактами. Механизмы аттестации и аккредитации поставщиков позволяют допускать к торгам только надежных контрагентов
Согласование и отправка заказов поставщикам
Без SRM — общение с поставщиком и размещение для него заказов ведутся как придется, факты сговора закупщика и поставщика никак не видны, возможны ошибки в формировании заказов.
С SRM — быстро формируются и согласовываются заказы на поставку, взаимодействие закупщика с поставщиком полностью прозрачно, ошибки в поставках практически исключены
Оценка качества поставщиков, составление рейтингов и категоризация контрагентов
Без SRM — отсутствует или недостаточно тщательная проверка поставщиков до их допуска к закупкам, отсев ненадежных поставщиков происходит только после серьезных инцидентов. Сложно искать замену «выбывшим» поставщикам — про приводит к авральным закупкам у кого попало.
С SRM — с помощью встроенных инструментов аккредитации и аттестации отсеиваются ненадежные поставщики, создается пул резервных контрагентов для поставок важных для бизнеса товаров и услуг, по каждому поставщику ведется статистика эффективности
Организация закупочного документооборота и контроль выполнения договорных обязательств
Без SRM — договоры с поставщиками проходят длинную и долгую цепочку согласования, в договорах возможны ошибки, а на контроль исполнения договорных обязательств уходит много сил и времени
С SRM — любой документ, связанный с закупками, быстро проходит по цепочке согласований, что снижает риск появления в нем ошибок, контроль выполнения договорных обязательств автоматизирован
Анализ эффективности закупок и сбор данных для принятия управленческих решений
Без SRM — на составление и анализ отчетов о закупочной работе уходят дни и недели, информация запаздывает, теряется или искажается по пути от сотрудника до руководителя.
С SRM — расходы на закупки под контролем, легко оценить эффективность как отдела закупок целиком, так и сотрудников, и поставщиков. Данные отчетов объективны, собираются автоматически, а доступны по клику
Используются SRM решения в любых видах деятельности: строительные компании, производства, логистические операторы, оптовые компании, сети оффлайн магазинов и интернет-магазины внедряют и эксплуатируют системы управления взаимодействием с поставщиками.
Кейсы: компании внедряют SRM и получают выгоду
За 8 месяцев проанализированы и автоматизированы закупочные бизнес-процессы, iTender интегрирована с внутренними информационными системами, разработаны уникальные многоэтапные закупочные процедуры
- квалификация поставщика (ПКО);
- проведение сложных многоэтапных торговых процедур (ЭТП);
- работа со справочниками;
- интеграционные интерфейсы.
Константинов Ю.В., директор по централизованным закупкам ООО «ЛСР»
iTender введена в эксплуатацию за месяц. Систематизированы и объединены на одной площадке разрозненные закупки головного и дочерних предприятий группы компаний
Тимур Такабаев, руководитель проектов CRM и ЭДО, ТОО «Моторная компания «Астана-Моторс»
SRM введена в эксплуатацию за 2 месяца.
Закупочные процессы компании полностью переведены в цифровой вид.
Чек лист: как понять, что вы дозрели до внедрения системы управления закупками
Роль SRM в управлении закупками сложно преувеличить. Однако пригодится SRM далеко не каждой компании. Чтобы понять, насколько комплекс задач, которые решает ваш отдел закупок, нуждается в системе управления, можно провести небольшое исследование закупочных процессов в компании. Для этого — используйте чек-лист:
Чек-лист «нужна ли вам система управления взаимоотношениями с поставщиками»
| № | Вопрос | Ставьте «+», если ответ «Да» |
|---|---|---|
| 1 | Вы не знаете, какие суммы уходят на закупки тех или иных товаров или услуг и какова их доля в общих расходах на закупки | |
| 2 | Сотрудники жалуются, что на обработку заказов на закупку уходит много времени? | |
| 3 | Вы не знаете, кто будет поставлять вам товары, если основной поставщик не справится? | |
| 4 | Происходят ли срывы сроков поставок? | |
| 5 | Всегда ли понятно, кто в каждый момент времени отвечает за согласование заказа? | |
| 6 | На переговорах с поставщиками вам не хватает данных о качестве работы каждого поставщика? | |
| 7 | Вы не можете быстро оценить, сколько средств удалось сэкономить за выбранный период отделу закупок? | |
| 8 | У вас возникают просрочки оплаты поставщикам, потому что закупщик «не уследил»? | |
| 9 | Вы не проводите регулярный анализ динамики цен и затрат за прошедшие периоды? | |
| 10 | В отделе закупок вашей компании более 5 сотрудников |
Подсчитайте количество ответов «+»:
- 3 и более «+» — внедрение SRM даст ощутимый эффект.
- 5 и более «+» — SRM критически важна в закупочной работе компании.
- Менее 3 «+» — внедрение SRM можно отложить, однако стоит оптимизировать отдельные этапы закупочного процесса.
Как используют SRM, чтобы оптимизировать закупки и взаимодействие с поставщиками — на примере iTender SRM
Системы SRM автоматизируют все этапы закупочного процесса: от планирования закупок до оценки эффективности поставщиков. И на каждом этапе помогают сделать закупки дешевле, быстрее, более управляемыми и прозрачными. На примере системы iTender SRM посмотрим, как работает классическая СРМ для закупок:
1. Собираются потребности в товарах и услугах
Потребность — то, в чем нуждается компания для работы. Это могут быть как товары для офиса, так и станки, транспорт. Услуги — перевозки, ремонта, клининга — тоже потребности
Потребность становится заявкой на закупку, которая проходит согласование, получает статус одобренной или отклоняется. Одобренная заявка на закупку встраивается в план закупок.
После обработки потребности в SRM она становится заявкой на закупку — ее ждет согласование. При необходимости заявку можно дополнить или отредактировать, но только до тех пор, пока она не согласована
Если среди заявок есть одинаковые — можно их объединить. Механизмы консолидации позволяют укрупнить заявки на одинаковые товары и услуги — и закупать товары с оптовой скидкой.
На этапе сбора потребностей и создания заявок на закупку SRM позволяет:
- Максимально быстро собирать информацию о том, какие товары и услуги нужны компании, не терять их в процессе обработки.
- Унифицировать данные о товарах и услугах, а также укрупнять заказы.
- Быстро согласовывать потребности и заявки на закупку.
- Автоматически сохранять данные о потребностях компании в товарах и услугах, чтобы использовать их при планировании закупок в дальнейшем.
2. Заявка на закупку отправляется на электронную торговую площадку или поставщику
Утвержденная заявка на закупку может отправиться напрямую поставщику или на электронную торговую площадку (ЭТП). Пункт назначения зависит правил в закупочном регламенте компании. В iTender SRM предусмотрены оба варианта маршрута для заявки на поставку:
-
Заявка отправляется поставщику напрямую — в системе iTender SRM она называется «Заказ на поставку». Поставщик соглашается поставить товар или предоставить услугу или инициирует переговоры. Факт начала работы над заказом, переговоры об условиях и заключение договора фиксируются в системе.
Заказ на поставку — способ быстро купить нужный товар или услугу. В системе управления взаимоотношениями с поставщиками сохраняются все данные заказа, история согласования и исполнения, коммуникации с поставщиком
-
Заявка отправляется на внешнюю ЭТП или на встроенную в SRM площадку — и превращается в лот, то есть в предмет закупки. На ЭТП стартует конкурентная закупка — тендер, по итогам которого выбирается поставщик с лучшим предложением.
По каждому тендеру в SRM системах сохраняется структурированная информация о предмете закупки, участниках, ходе торгов, победителе, договоре
На этапе закупки SRM позволяет:
- Снизить стоимость товаров и услуг — если использовать тендеры.
- Ускорить закупку — за счет автоматизации этапа.
- Сделать каждую закупку максимально прозрачной — все действия закупщиков, участников согласования, поставщиков сохраняются в SRM.
3. Создание договора в SRM и мониторинг изменений по договору.
Договор в SRM для управления закупками — это не просто карточка, в которой зафиксированы предмет и условия поставки. Это еще и инструмент, с помощью которого можно контролировать исполнение контрактных обязательств.
В каждом договоре можно создавать «события», о которых система оповещает пользователей. Подписание, отгрузка, платеж, поступление на склад — с помощью договоров в SRM удобно следить за тем, как выполняются контрактные обязательства по каждому договору
Ведение договорной работы внутри SRM позволяет:
- Ускорить закупочный документооборот — создание и согласование договора происходят быстро.
- Избежать ошибок в договорах — система «прогоняет» договор по цепочке согласования специалистами.
- Проследить за тем, как исполняются контрактные условия — и принять меры, если есть риск нарушить условия контракта.
4. Взаимодействие с поставщиками.
Поставщики, которые участвуют в тендерах или получают заказы она поставку — это не случайные, собранные по доскам объявлений или из купленной по случаю базы контрагентов. Это проверенные, надежные, без «хвоста» судебных исков компании и ИП, которые проходят через несколько фильтров: до начала взаимодействия с ними и в ходе сотрудничества.
В SRM решениях для управления качеством поставщиков используются несколько инструментов. В том числе:
- Аккредитации — проверки поставщиков до их допуска к торгам, после регистрации на SRM площадке.
- Аттестации — проверки поставщиков на регулярной основе, спустя заданное время после начала сотрудничества.
- Квалификации — проверки для допуска к конкретному тендеру.
В систему управления взаимоотношениями с поставщиками можно добавлять неограниченное количество контрагентов — и оценивать выгоды сотрудничества с ними
С помощью инструментов, встроенных в SRM, легко контролировать качество работы поставщиков. В распоряжении закупщика попадает не просто база поставщиков с контактами, а интерактивный справочник, который пополняется все новыми и новыми данными с каждой закупкой. На основании этих данных можно:
- Создавать списки надежных поставщиков по каждой товарной группе.
- Формировать списки резервных поставщиков — на случай, если постоянные контрагенты прекратят сотрудничество с компанией.
- Вести претензионную работу и готовиться к переговорам об улучшении условий поставок.
Взаимодействие с поставщиками при этом частично автоматизировано. Например, на основании данных из внешних источников и анкеты поставщика система одобрит его участие в закупках, а автоматически запущенная аттестация поможет сформировать список участников тендера на поставку критически важных для компании товаров. Все это делается буквально по клику: снабженцу или специалисту тендерного отдела нужно будет просто выборочно проверить результаты аккредитации или аттестации.
Результат автоматизации закупок с помощью SRM
Эффект SRM — это не только про сокращение времени на бумажную работу. Компании, внедрившие системы управления закупками, получают измеримый финансовый эффект:
- На 5–10 %, а иногда и больше, снижаются закупочные цены. Снизить стоимость товаров и услуг удается с помощью тендеров — конкурентных закупок, которые позволяют добиваться от поставщиков выгодных условий.
- В 2–3 раза ускоряется закупочный цикл. Ускорение — результат работы сотрудников в одной системе, а также автоматизации собственно закупок, а также использования настроенных маршрутов согласования потребностей, заявок на закупку, договоров.
- Сокращение издержек на содержание или аренду склада и логистики — планирование позволяет не закупать впрок.
- Снижение операционных расходов — на проведение каждой закупки тратится меньше времени, себестоимость каждой операции становится ниже.
- Повышение качества товаров и услуг, которые получает компания — этому способствует отбор поставщиков как на этапе их регистрации в SRM, так и перед допуском к закупкам и по итогам сотрудничества.
Когда SRM для закупок незаменима, а когда можно выбрать другие решения для автоматизации снабжения
| Когда SRM незаменима | Когда достаточно других решений |
|---|---|
|
|
Если SRM система управления поставщиками кажется избыточной, с внедрением можно повременить и рассмотреть альтернативы. Например, ЭТП — электронную торговую площадку, которая помогает автоматизировать проведение тендеров и оценивать надежность поставщиков.
Подробно о том, в каких случаях лучше выбрать СРМ для закупок, а когда достаточно ЭТП — на странице «Системы автоматизации закупок»