iTender ЭТП для ТОО «Моторная компания «Астана-Моторс» (Казахстан)
Перевод закупок в онлайн формат и консолидация закупочной деятельности за месяц
Цели проекта
Систематизировать и объединить закупочные процессы
— закупки от дочерних компаний должны быть консолидированы в одной информационной системе, с удаленным управлением и администрированием, агрегация закупок — для снижения закупочных цен и контроля качества поставок.
Перевести закупки в онлайн формат
— чтобы консолидировать не только закупочные процессы, но и связанный с закупками документооборот, сделать его прозрачным для сотрудников компании, топ-менеджмента и поставщиков.
Задачи проекта
Изучить закупочные процессы группы компаний и соотнести их с возможностями коробочной версии iTender ЭТП
Установить информационную систему iTender ЭТП на серверах заказчика
Организовать перенос закупочных процедур заказчика в автоматизированную систему «Электронная торговая площадка «Астана Моторс»
Результат
Первые закупки на электронной торговой площадке группы компаний «Астана-Моторс» прошли уже через месяц с момента подписания договора на разработку.
Возможности коробочного решения превзошли ожидания заказчика и позволили:
Консолидировать на одной электронной торговой площадке закупочные процессы головной и дочерних компаний
Ускорить и упростить закупки — выстроить управление ими как процессом, от поиска и приглашения поставщиков до автоматического выбора победителей торгов
Снизить стоимость закупок — за счет агрегирования потребностей дочерних компаний
Дополнительно
Работа над проектом
В течение месяца команда «Фогсофт» последовательно:
- Изучила закупочные процессы группы компаний и соотнесла их с возможностями коробочной версии iTender ЭТП.
- Установила информационную систему iTender ЭТП на серверах заказчика.
- Организовала перенос закупочных процедур заказчика в автоматизированную систему «Электронная торговая площадка «Астана Моторс».
- Провела регистрацию новых пользователей со стороны владельца торговой площадки, распределила роли и права доступа для сотрудников, которые участвуют в закупках.
- Организовала перенос поставщиков из онлайн и оффлайн баз заказчика на электронную торговую площадку.
- Изменила пользовательский интерфейс в соответствии с запросами заказчика — особенностями закупочных процедур, ролями, требованиями к защите информации о закупках и поставщиках.
- Обучила ответственных за закупки сотрудников компании «Астана Моторс» работе на электронной торговой площадке.
- Брендировала электронную торговую площадку в соответствии с брендбуком компании.
Развитие электронной торговой площадки «Астана Моторс»
По итогам опытно-промышленной эксплуатации заказчик принял решение добавить функции, которые упростили бы деятельность поставщиков и позволили бы детализировать и дробить закупки между поставщиками, чтобы получать лучшие ценовые предложения:
«Аукционный зал» — решение для поставщиков, которое дает возможность одновременно участвовать в нескольких закупках.
Опция проведения позиционных торгов — позволяет определять лучшие ценовые предложения для отдельных позиций и их групп в рамках одной закупки.
Автоматизация рассылки приглашений на закупки проверенным поставщикам или контрагентам, вид деятельности которых соответствует тематике закупки — опции для проведения торговых процедур, которые позволили упростить поиск и приглашение участников торгов, организацию рассылок.
Поддержка проекта и улучшения
Команда «Фогсофт» поддерживает работоспособность информационной системы, быстро реагирует на запросы заказчика. В соответствии с внутрикорпоративными стандартами — время ответа на запросы в службу поддержки не превышает 10 минут.
Продолжается внедрение улучшений как для организаторов закупок, так и для поставщиков:
- Организаторы получили механизмы для дополнительной проверки поставщиков через ведение журнала документов и аттестацию участника закупки службой безопасности.
- Поставщики — возможность оформлять подписку на рассылку о новых закупках.
Руководитель проектов CRM и ЭДО, ТОО «Моторная компания «Астана-Моторс»
Пресс-релиз: ТОО «Моторная компания «Астана-Моторс» оптимизировала закупки с iTender ЭТП