Категорийный менеджмент — это один из самых эффективных подходов к управлению закупками. Однако даже самой продуманной стратегии категорийного менеджмента нужны инструменты, с помощью которых эту стратеги можно реализовать. Большинство из этих инструментов есть в системах управления взаимоотношениями с поставщиками — SRM.
Именно система управления поставщиками, которая скрывается за известной едва ли не каждому руководителю отдела закупок аббревиатурой SRM, позволяет реализовать стратегию категорийного менеджмента или управления закупками по категориям. Без использования SRM для управления закупками товарных категорий категорийный менеджмент превращается в трудоемкую, требующую много времени, внимания и исполнителей работу:
- Закупки проводятся отдельно — на ЭТП, внешних и внутренних, вручную — вне связи с разработанной категорийной стратегией, а снабженцы лишь время от времени вспоминают о том, что конкретный товар или товарная группа закупаются по определенным правилам и с помощью строго заданных процедур.
- Сама стратегия может представлять собой разрозненные планы, приказы, служебные записки и прочее, что лежит мертвым грузом в системе электронного документооборота компании.
- Аналитика использования категорийной стратегии собирается медленно и долго, поэтому оценить эффективность закупок по категориям либо сложно, либо вовсе невозможно.
Если же использовать систему управления закупками для реализации категорийной стратегии, все становится намного проще. Но сначала разберемся, что такое категорийный менеджмент.
Категорийный менеджмент (управление категориями) — это подход к организации закупок, при котором схожие товары и услуги объединяются в категории, а закупочные решения по каждой категории принимаются централизованно и по заранее заданным правилам. В рамках категории описываются: структура спроса внутри компании на тот или иной товар или услугу, целевые условия закупки, обобщенный профиль поставщика и правила отбора потенциальных поставщиков, закупочные процедуры, с помощью которых происходит покупка, правила согласования и прочее. Ключевым признаком того, что группа товаров становится категорией является связь между анализом, принятием решений и фактическим исполнением закупок. Таким образом, стратегия категории должна напрямую определять, как именно проводятся закупки и с кем заключаются договоры.
Какие инструменты SRM используются в категорийном менеджменте
Перечень базовых инструментов SRM системы, которые позволяют управлять товарной категорией, да и создавать ее тоже, включает в себя:
Система справочников позволяет нормализовать данные, связанные с закупками — товарную номенклатуру, профили контрагентов, проекты, для которых закупаются товары и услуги и т. д.
Как инструменты SRM помогают в работе категорийного менеджера
Категоризация с помощью программы для управления закупками и поставщиками начинается с нормализации данных. Номенклатура агрегируется в управляемые группы, устраняются дубли товаров и услуг, фиксируются единицы учета. Параллельно формируется реестр поставщиков с историей исполнения ими контрактных обязательств. Эти данные заносятся в SRM систему. Так категорийный менеджер получает основу для работы: становится понятно, какие именно товары и услуги входят в категорию, кто поставляет или может поставлять товары категории и на каких условиях.
- Используются механизмы квалификации и рейтинга.
- Способ закупки товаров категории реализуется через настройки закупочных процедур, которые часто становятся основой для автоматизации отдела снабжения.
- Контрактный блок — в iTender SRM это модуль «Управление договорами» фиксирует стандартные условия поставки для категории.
- Аналитика в SRM замыкает закупочный цикл и цикл управления товарной категорией.
Поставщики сегментируются по объективным критериям. То есть не на основании слов поставщика, а опираясь на данные о выполнении контрактных обязательств, количестве и характере на: срывы сроков, отклонения по цене, стабильность поставок. Сегментация поставщиков напрямую используется в категории: определяет, кого допускать к закупкам, на каких условиях и как учитывать предложения.
Если категория должна закупаться через конкурентные механизмы — это фиксируется в типах закупочных процедур и требованиях к их участникам. Если к закупке допускается ограниченное количество «избранных» поставщиков — это задается в системе. Если в предложениях важен не только фактор цены — это отражается в алгоритмах оценки и выбора победителя. За счет этого стратегия начинает работать автоматически.
Шаблоны договоров задают параметры, которые нельзя произвольно менять на уровне отдельной закупки. После заключения договора система отслеживает исполнение и возвращает отклонения в данные по поставщику и категории.
Она показывает не только структуру затрат, но и управляемость категории: концентрацию на поставщиках, долю закупок вне плана или вне установленных конкурентных процедур, отклонения от стандартных условий. А при интеграции с корпоративной ERP появляется возможность обмениваться данными о расходах закупочного бюджета и фактических платежах, что позволяет контролировать финансовую эффективность работы по каждой номенклатурной категории.
А плюсы будут? Преимущества категорийного управления в закупках
При условии, что программное обеспечение в помощь категорийному менеджеру реализовано на базе системы автоматизации отдела снабжения, компания получает сразу несколько преимуществ:
Разумеется, до того, как категорийный менеджмент начнет приносить выгоду, саму систему нужно разработать, зачастую собирая информацию с нуля. О том, как это сделать, можно узнать в статье эксперта Фогсофт Сергея Юрова «Категорийный менеджмент: как закупки по категориям помогают бизнесу экономить?».