Первая закупка через электронную торговую площадку кажется сложной только сначала. На деле это последовательность понятных шагов. Она включает в себя подготовку и распределение ролей (одного закупщика для начала будет маловато), разработку базовых документов, выбор типа закупочной процедуры и корректную публикацию на электронной торговой площадке. Такой подход помогает избежать ошибок новичков и постепенно выстроить системный процесс — от разовой закупки к решению создать ЭТП, разработать ЭТП под специфику бизнеса и полностью перейти к корпоративной электронной торговой площадке при росте объёмов закупок.
На вопрос «Зачем проводить закупку через ЭТП?» отвечает эксперт Фогсофт, Дмитрий Пономарев:
«Если компания никогда не проводила тендеры, электронная процедура может выглядеть как сложный бюрократический процесс, в котором куча формальностей ради формальностей. Однако большинство шагов — это логичное продолжение того, что и так уже делается силами отдела закупок, но только вручную. Работа через корпоративную электронную торговую площадку даёт прозрачность, уменьшает количество ошибок и делает критерии выбора поставщиков очевидными для всех участников», — отмечает Дмитрий Пономарев, менеджер продукта в Фогсофт. — «Публикация закупки на электронной торговой площадке — это самый важный шаг к полной цифровизации закупок в компании. И переход этот сделать можно всего за три шага».
Шаг первый: подготовка компании к закупке
Чтобы корректно провести тендер, нужны определенные организационные усилия: потребуется вовлечь в закупочный процесс несколько сотрудников и проверить формальную готовность компании к тому, чтобы проводить закупки на ЭТП.
Перед первой публикацией нужно убедиться, что в компании определены роли и ответственные. Минимальный «комплект» сотрудников и ролей должен включать в себя:
- Заказчик, который формирует потребность, пишет ТЗ — это может быть руководитель отдела или филиала, менеджер проекта или рядовой сотрудник.
- Закупщик, который готовит процедуру, рассылает приглашения на тендер и публикует его на электронной торговой площадке.
- Эксперт/комиссия — оценивает заявки от поставщиков, сравнивает предложения, проверяет соответствие характеристик товара указанным в ТЗ или спецификации.
- Юрист и финансист — согласуют текст договора и бюджет на закупку.
Зачем так сложно? Сложно только на первый взгляд. Практика показывает, что, когда компания проводит закупки в ручном режиме, все перечисленные специалисты активно вовлекаются в работу. Снабженец обязательно проконсультируется с юристом по поводу пунктов договора, уведомит бухгалтера о том, что нужны деньги на закупку, а представитель заказчика обязательно выступит в роли эксперта не только при приемке товара, но и на этапе сравнения предложений от поставщиков.
Список ролей и ответственных, а также задачи, которые они выполняют, описывается в Положении о закупках — главном документе для регулирования всех вопросов, связанных с корпоративными закупкам. Кроме Положения перед размещением первых торгов на электронной торговой площадке нужно подготовить:
- Правила работы с поставщиками — документ, который описывает, как компания ищет и оценивает поставщиков, по каким критериям определяется их надежность, в каких случаях отказываться от сотрудничества, как часто проводить аттестации среди контрагентов и какие методы для этого использовать.
- Шаблон технического задания или спецификации на покупаемый товар или услугу, а также шаблон договора поставки/оказания услуг.
Если Положения о закупках в компании нет, равно как и закупочного регламента, в пакет документов понадобится включить хотя бы перечень критериев оценки предложений поставщиков. Желательно приложить и требования к составу документов, которые должен предоставить поставщик при подаче предложения.
Шаг второй: выбор площадки для первой закупки — сторонняя или собственная ЭТП
Для первой закупки хватит возможностей сторонней площадки — она работает как есть, нужно только зарегистрироваться да оплатить тариф, установленный владельцем. Провести закупку можно и на собственной ЭТП. Особенно если планируется полностью цифровизировать закупочные процессы. Корпоративная электронная торговая площадка становится актуальной, когда требуется ускорить цикл закупки, выстроить аналитику и контролировать данные.
Создать ЭТП как часть корпоративной IT-экосистемы имеет смысл в следующих случаях:
- Закупочные процессы и правила в компании уникальны — только создание тендерной площадки внутри компании позволит оцифровать и нестандартные закупочные процедуры, и многоэтапные согласования.
- Высокие требования к безопасности данных о закупках — собственная ЭТП позволяет более надежно хранить данные о сотрудниках, закупочной политике компании.
- Большие объемы закупок — чем больше товаров покупает компания, тем выше потребность в создании собственной электронной торговой площадки.
- Много сотрудников в отделе закупок — работу даже 5-6 человек контролировать сложно или невозможно.
Минимальные технические настройки, если вы проводите закупку на собственной ЭТП
Если закупка проходит на внешней площадке — никакой технической подготовки нет, все настройки уже выполнены оператором, остается только пользоваться теми процедурами, с теми алгоритмами, что предусмотрены на площадке. Если компания уже озаботилась созданием ЭТП для себя, то понадобится провести некоторые настройки:
| Настройка | Что проверить |
|---|---|
| Роли пользователей | Доступ у каждой роли к созданию, публикации, оценке, а также наличие специфических возможностей — блокированию хода закупки, отправки уточняющих вопросове |
| Загрузка справочников — как минимум, в закупке понадобятся справочники товаров и услуг | Единицы измерения, категории товаров и услуг, массогабаритные характеристики единицы товара |
| Шаблоны согласований | Маршруты согласования лота, позиций, документов, кандидатур поставщиков |
| Отправка уведомлений | Как отправляются уведомления о начале торга, старте и прекращении приема заявок, завершении торга и определении победителя |
Выбор типа процедуры: что выбрать для первой закупки
Если опыта проведения электронных закупок нет, стоит выбирать простые механики:
- Запрос котировок (запрос цен) — быстрый тендер, подходит для регулярных закупок простых товаров.
- Аукцион — когда нужна конкурентная ценовая борьба.
Когда количество процедур растёт, компании часто приходят к необходимости создать тендерную площадку или корпоративную электронную торговую площадку, чтобы стандартизировать подходы и ускорить цикл закупки.
Чек-лист перед публикацией
| 1 | Заполнены все обязательные поля Корректно назван и описан лот и позиции внутри лота |
| 2 | Документы прикреплены в актуальных версиях Корректно составлены и не допускают двусмысленных толкований техническое задание и спецификации |
| 3 | Верно выбран вид закупочной процедуры, он соответствует закупаемому товару или услуге |
| 4 | Указаны реалистичные сроки проведения закупки, в том числе дата завершения процедуры и сроки подачи заявок от поставщиков |
| 5 | Поставщикам открыт доступ к участию в тендере |
Шаг третий: прием и оценка заявок от поставщиков
Ни одна, даже самая простая и краткосрочная, закупка не проходит без вопросов со стороны поставщиков. Кто-то не приложил к заявке полный пакет документов, для кого-то требуется уточнить условия поставки, кто-то готов предложить аналоги товара — отвечать нужно всем. Желательно закрепить в закупочном регламенте предельные сроки ответов.
Обработка каждой заявки от поставщиков происходит по следующему алгоритму:
- Проверка комплектности документов, приложенных к заявке.
- Отсев заявок, которые не соответствуют требованиям.
- Применение критериев оценки (даже самые простые: цена + условный коэффициент качества).
- Фиксация результата в виде таблицы и протокола.
Простая модель оценки предложений
| Критерий | Вес | Метод оценки |
|---|---|---|
| Цена | 70% | Сравнение предложений |
| Качество товара/опыт поставщика | 30% | По документам или шкале |
Типичные ошибки первой закупки и как их избежать
| Проблема | Что делать |
|---|---|
| Размытое ТЗ | Структурировать ТЗ, разбить его на блоки и уточнить объём, формат, параметры, требования к товару |
| Слишком короткие сроки | Ставить срок минимум 3–5 рабочих дней |
| Слабая коммуникация | Своевременно отвечать на вопросы, установить лимит |
| Неясные критерии оценки | Структурировать и формализовать критерии оценки предложений перед публикацией |
| Нет регламента | Описать базовые правила проведения и хода закупок |
Что делать после первой закупки: анализ цифрового закупочного процесса и его результатов
После завершения стоит провести анализ результатов закупки:
- Количество заявок от поставщиков и их качество — уточняем в том числе долю заявок, которые полностью соответствуют ТЗ и спецификации.
- Длительность цикла закупки от появления потребности до заключения договора с поставщиком
- Стоимость контракта с поставщиком, цена за единицу товара.
Полученные показатели нужно сравнить с таковыми при проведении тендеров вручную. Если публикация тендера на ЭТП позволила привлечь больше поставщиков, закупка продлилась меньше, а стоимость контракта — ниже, чем при ручном проведении тендера, это повод задуматься о создании тендерной площадки. Если площадка уже есть — ее можно улучшать и дорабатывать, основываясь на опыте, полученном при первой закупке.
Часто задаваемые вопросы о закупках на ЭТП
- Какой тип закупочной процедуры выбрать для первой закупки?
- Что делать, если на участие в закупке на ЭТП пришел только один поставщик?
- Можно ли дополнить, изменить или уточнить условия тендера после его публикации?
При отсутствии опыта лучше всего подходит запрос цен (котировок) или запрос предложений. В первом случае поставщики конкурируют друг с другом только с помощью снижения цены, во втором — к ценовому критерию оценки добавляются, например, рассрочка платежа, скорость поставки или длительность гарантийного периода на закупаемый товар. Запрос цен можно использовать, если товары стандартные. Запрос предложений предназначен для закупок сложных и дорогих товаров.
Если заявка на тендере всего одна, это не повод отменять тендер — работа должна продолжаться. Потребуется выяснить, в чем причина неявки поставщиков на закупку. Это может быть как отсутствие поставщиков нужного товара в принципе, так и слишком низкая цена, указанная в тендерной документации, недостаточно точное ТЗ, отсутствие альтернативных товаров или просто невнимание поставщика к требованиям в тендере. Если окажется, что условия поставки невыгодны поставщикам, тендерную документацию и требования придется корректировать, чтобы «нащупать» тот минимум, за который поставщики готовы работать.
На некоторых внешних электронных торговых площадках такая возможность есть. Если же вы решили разработать ЭТП, то стоит предусмотреть в ней функции не только корректировки условий тендера и приостановки торгов, но и ответы на вопросы участников тендера, а также инструменты для подачи альтернативных предложений. В Положении о закупках компании возможность изменения условий тендера тоже должна быть отражена.