Шаг 1. Определяем цели проекта внедрения ЭТП
Чаще всего в Фогсофт обращаются за услугами создания торговой площадки для достижения следующих целей:
- Сократить сроки проведения тендеров и поставок
- Снизить расходы на закупки
- Стандартизировать закупочную работу в разных подразделениях компании
- Повысить прозрачность закупок
- Усилить контроль за расходами и закупочным процессом
Вероятно, одна или несколько из этих целей будет поставлена и перед вашей собственной электронной площадкой
Не просто желательно, а обязательно — ставить измеримые цели перед тем как открыть торговую площадку. Например, «сократить срок проведения тендеров с 30 рабочих дней до 10», а если цель — снизить расходы, то правильная ее постановка выглядит так: «снизить расходы организации на закупку на 7%».
Шаг 2. Анализируем закупочный процесс здесь и сейчас
Чтобы создать торговую площадку нужно сначала разобраться в реальной картине закупок в компании — в том числе выявить проблемные, «узкие» места, которые приведет к норме своя электронная торговая площадка.
Что, как и для чего анализируем в корпоративных закупках
| Предмет | Методы | Результаты |
| Товары и услуги, которые закупает компания |
Классификация товаров и услуг по категориям. Как минимум — на основные (direct) и косвенные (indirect)
Внутри основных категорий выделить стандартные и уникальные товары и услуги |
|
Объемы закупок:
|
Подсчет основных показателей, которые характеризуют объемы закупок на основании данных от бухгалтерии и отдела закупок | Данные для:
|
Закупочные процедуры:
|
Интервью сотрудников и руководителей отдела закупок | Данные для:
|
Проблемы в закупочном процессе
|
|
Данные для:
|
Данные изучения закупочных процессов в компании влияют на то, по какому пути пойдет разработка ЭТП — то есть каким будет перечень функциональных требований к системе. Они же, в итоге, определят, какой будет корпоративная торговая площадка.
Шаг 3. Составляем список функциональных требований для создания ЭТП
Список функциональных требований удобней всего разделить на две части:
- Обязательные — то есть те, без которых своя электронная торговая площадка работать не может
- Дополнительные или опциональные — требования, которые расширяют возможности площадки
Разумеется, разработка ЭТП пройдет быстрее, если ограничиться реализацией на площадке только обязательных требований. По мере накопления опыта работы на ЭТП вы сможете скорректировать список дополнительных требований — от некоторых отказаться, некоторые изменить, добавить новые. Это позволит гибко управлять развитием площадки и тратить бюджет на разработку только тех возможностей ЭТП, которые действительно нужны.
Пример списка функциональных требований к электронной торговой площадке
| Обязательные | Дополнительные |
| Аккредитация поставщиков — возможности и инструменты, которые позволяют проводить проверку и оценку поставщиков перед началом работы с ними | Планирование закупок — возможности для формирования плана закупок для компании, отдела, сотрудников на любой срок и преобразование пунктов плана в лоты и позиции закупок |
| Создание и публикация закупочных процедур | Категорийный менеджмент — инструменты для категоризации товаров и услуг, создания шаблонов закупочных процедур и согласований в зависимости от того, к какой категории принадлежат товар или услуга |
| Наличие, как минимум, двух типов закупочных процедур — запроса цен/предложений и переторжек | Интеграция с другими корпоративными информационными системами — например, ERP, корпоративным сайтом, бухгалтерскими программами, системами документооборота |
| Оценка предложений и определение победителей закупок | Low code настройка маршрутов согласований, форм документов, критериев оценки поставщиков и предложений |
| Low code настройка маршрутов согласований, форм документов, критериев оценки поставщиков и предложений | |
| Базовая отчетность: реестры закупок, экономия, реестры поставщиков |
Шаг 4. Выбираем вариант решения: разработка с нуля, коробка или облако
На этом этапе мы выбираем, какой технически будет наша ЭТП. Нам предстоит остановиться на одном из трех вариантов:
- Облачная ЭТП — вы арендуете систему электронных закупок у владельца площадки.
- Коробочное (готовое) решение, которое, если нужно, дорабатывается — проходит кастомизацию.
- Разработка ЭТП с нуля.
Третий вариант используется крайне редко: обычно инхаус-командами разработчиков крупных компаний. Поэтому, вероятней всего, выбирать предстоит между SaaS, то есть облачным решением, и готовой или коробочной ЭТП, которую предстоит доработать (кастомизировать). Только в этом случае речь идет именно про то, чтобы создать свою площадку для торгов, адаптированную под ваши запросы, бизнес-процессы и регламенты. SaaS-решениями придется пользоваться «как есть» — возможности настройки под запросы пользователя у них ограничены.
Как только вы определились с типом площадки — пора искать подрядчика (если решили разработать ЭТП на базе готового решения и вас интересует своя тендерная площадка) или владельца облачного сервиса для автоматизации закупок (если выбрали SaaS).
Шаг 5. Выбираем вендора или оператора ЭТП
Оператора (владельца) ЭТП и SaaS-площадки:
Обязательно уточните, будет ли работа на площадке платной для поставщиков. Большая часть электронных площадок, которые предоставляют возможность размещать торги, зарабатывают за счет поставщиков — доступ и участие в тендерах только за абонентскую плату, дополнительный сбор — за победу в закупке. Необходимость платить ограничивает участие поставщиков в закупках
|
Подрядчика, который поможет создать ЭТП, можно оценивать по следующим критериям:
Критерии оценки системы автоматизации закупок (ЭТП):
|
Пять самых важных шагов на пути к разработке электронной площадки для закупок пройдены: перед тем как создать торговую площадку вы сделали все от вас зависящее. И, если уделили достаточно внимания выбору вендора, то уже максимум через месяц-полтора тендерная площадка будет готова, а вы сможете провести первые электронные закупки.
Опыт команды «Фогсофт» показывает, что именно кастомизация готовой ЭТП — оптимальный вариант цифровизации закупок. Более 80% заказчиков идут именно таким путем: приобретают готовое коробочное решение и кастомизируют его. Узнать больше о возможностях коробочной версии iTender ЭТП и о кастомизации можно на странице решения:
Узнайте стоимость и сроки внедрения ЭТП
Заполните, пожалуйста, форму — в течение 20 минут с вами свяжется менеджер