Шаг 1. Определяем цели проекта внедрения ЭТП
Чаще всего в Фогсофт обращаются за услугами создания торговой площадки для достижения следующих целей:
- Сократить сроки проведения тендеров и поставок
- Снизить расходы на закупки
- Стандартизировать закупочную работу в разных подразделениях компании
- Повысить прозрачность закупок
- Усилить контроль за расходами и закупочным процессом
Вероятно, одна или несколько из этих целей будет поставлена и перед вашей собственной электронной площадкой
Не просто желательно, а обязательно — ставить измеримые цели. Например, «сократить срок проведения тендеров с 30 рабочих дней до 10», а если цель — снизить расходы, то правильная ее постановка выглядит так: «снизить расходы на закупку на 7%».
Шаг 2. Анализируем закупочный процесс здесь и сейчас
Чтобы создать торговую площадку нужно сначала разобраться в реальной картине закупок в компании — в том числе выявить проблемные, «узкие» места, которые приведет к норме своя электронная торговая площадка.
Что, как и для чего анализируем в корпоративных закупках
| Предмет | Методы | Результаты |
| Товары и услуги, которые закупает компания | Классификация товаров и услуг по категориям. Как минимум — на основные (direct) и косвенные (indirect) Внутри основных категорий выделить стандартные и уникальные товары и услуги |
|
Объемы закупок:
|
Подсчет основных показателей, которые характеризуют объемы закупок на основании данных от бухгалтерии и отдела закупок | Данные для:
|
Закупочные процедуры:
|
Интервью сотрудников и руководителей отдела закупок | Данные для:
|
Проблемы в закупочном процессе
|
|
Данные для:
|
Данные изучения закупочных процессов в компании влияют на то, по какому пути пойдет разработка ЭТП — то есть каким будет перечень функциональных требований к системе.
Шаг 3. Составляем список функциональных требований для создания ЭТП
Список функциональных требований удобней всего разделить на две части:
- Обязательные — то есть те, без которых своя электронная торговая площадка работать не может
- Дополнительные или опциональные — требования, которые расширяют возможности площадки
Разумеется, разработка ЭТП пройдет быстрее, если ограничиться реализацией на площадке только обязательных требований. По мере накопления опыта работы на ЭТП вы сможете скорректировать список дополнительных требований — от некоторых отказаться, некоторые изменить, добавить новые. Это позволит гибко управлять развитием площадки и тратить бюджет на разработку только тех возможностей ЭТП, которые действительно нужны.
Пример списка функциональных требований к электронной торговой площадке
| Обязательные | Дополнительные |
| Аккредитация поставщиков — возможности и инструменты, которые позволяют проводить проверку и оценку поставщиков перед началом работы с ними | Планирование закупок — возможности для формирования плана закупок для компании, отдела, сотрудников на любой срок и преобразование пунктов плана в лоты и позиции закупок |
| Создание и публикация закупочных процедур | Категорийный менеджмент — инструменты для категоризации товаров и услуг, создания шаблонов закупочных процедур и согласований в зависимости от того, к какой категории принадлежат товар или услуга |
| Наличие, как минимум, двух типов закупочных процедур — запроса цен/предложений и переторжек | Интеграция с другими корпоративными информационными системами — например, ERP, корпоративным сайтом, бухгалтерскими программами, системами документооборота |
| Оценка предложений и определение победителей закупок | Low code настройка маршрутов согласований, форм документов, критериев оценки поставщиков и предложений |
| Low code настройка маршрутов согласований, форм документов, критериев оценки поставщиков и предложений | |
| Базовая отчетность: реестры закупок, экономия, реестры поставщиков |
Шаг 4. Выбираем вариант решения
На этом этапе мы выбираем, какой технически будет наша ЭТП. Нам предстоит остановиться на одном из трех вариантов:
- Облачная ЭТП — вы арендуете систему электронных закупок у владельца площадки.
- Коробочное (готовое) решение, которое, если нужно, дорабатывается — проходит кастомизацию.
- Разработка ЭТП с нуля.
Третий вариант используется крайне редко: обычно инхаус-командами разработчиков крупных компаний. Поэтому, вероятней всего, выбирать предстоит между SaaS, то есть облачным решением, и готовой или коробочной ЭТП, которую предстоит доработать (кастомизировать). Только в этом случае речь идет именно про то, чтобы создать свою площадку для торгов, адаптированную под ваши запросы, бизнес-процессы и регламенты. SaaS-решениями придется пользоваться «как есть» — возможности настройки под запросы пользователя у них ограничены.
Как только вы определились с типом площадки — пора искать подрядчика (если решили разработать ЭТП на базе готового решения) или владельца облачного сервиса для автоматизации закупок (если выбрали SaaS).
Шаг 5. Выбираем вендора или оператора ЭТП
Оператора (владельца) ЭТП и SaaS-площадки:
Обязательно уточните, будет ли работа на площадке платной для поставщиков. Большая часть электронных площадок, которые предоставляют возможность размещать торги, зарабатывают за счет поставщиков — доступ и участие в тендерах только за абонентскую плату, дополнительный сбор — за победу в закупке. Необходимость платить ограничивает участие поставщиков в закупках
|
Подрядчика, который поможет создать ЭТП, можно оценивать по следующим критериям:
Критерии оценки системы автоматизации закупок (ЭТП):
|
Пять самых важных шагов на пути к разработке электронной площадки для закупок пройдены: перед тем как создать торговую площадку вы сделали все от вас зависящее. И, если уделили достаточно внимания выбору вендора, то уже максимум через месяц-полтора сможете провести первые электронные закупки.
Опыт команды «Фогсофт» показывает, что именно кастомизация готовой ЭТП — оптимальный вариант цифровизации закупок. Более 80% заказчиков идут именно таким путем: приобретают готовое коробочное решение и кастомизируют его. Узнать больше о возможностях коробочной версии iTender ЭТП и о кастомизации можно на странице решения:
Электронная торговая площадка
- экономить закупочный бюджет
- работать только с проверенными поставщиками
- ускорить закупки