Что представляет собой проект по внедрению ЭТП, из каких этапов состоит

Из каких этапов состоит проект по созданию электронной торговой площадки и как правильно подготовить компанию к внедрению ЭТП. Сегодня рассмотрим такие вопросы как постановка целей, проектирование, тестирование и запуск системы. Будет полезно компаниям, которые планируют создать свою электронную торговую площадку или реализовать создание тендерной площадки, а также специалистам по организации ЭТП.

Что представляет собой проект по созданию электронной торговой площадки

Проект по созданию электронной торговой площадки — это не просто внедрение очередной ИТ-системы. Это изменение того, как компания управляет закупками, взаимодействует с поставщиками и контролирует исполнение контрактов.

В отличие от внешних коммерческих платформ, собственная электронная торговая площадка позволяет адаптировать процессы под специфику бизнеса, обеспечить полное соответствие корпоративным регламентам и интеграцию с внутренними системами (ERP, бухгалтерией, документооборотом). Поэтому создание собственной ЭТП чаще всего рассматривается как стратегический проект.

В отличие от внешних коммерческих платформ, собственная электронная торговая площадка позволяет адаптировать процессы под специфику бизнеса, обеспечить полное соответствие корпоративным регламентам и интеграцию с внутренними системами (ERP, бухгалтерией, документооборотом). Поэтому создание собственной ЭТП чаще всего рассматривается как стратегический проект.

С чего начинается организация электронной торговой площадки

Любой проект по организации электронной торговой площадки начинается с ответа на вопрос — действительно ли компании нужна своя ЭТП, и какие задачи она должна решать. Чаще всего инициатива по созданию электронной площадки возникает как реакция на конкретные внутренние события:

• Растёт количество закупщиков и других сотрудников, вовлечённых в закупочный процесс. По оценкам экспертов Фогсофт, наличие в штате даже четырёх-пяти закупщиков (плюс руководитель отдела) уже может служить основанием, чтобы создать ЭТП. Поддерживать и контролировать коммуникации «на почте» или в таблицах становится невозможно
• Растут объёмы закупок. При увеличении оборотов ручная обработка заказов на поставку начинает тормозить бизнес — удлиняются сроки согласований и поставок, а нужный товар идёт до склада заказчика дольше, чем требуется.
• Появляются требования к стандартизации закупочного процесса.Например, головная компания хочет унифицировать регламенты и правила в разных филиалах. Это проще сделать через организацию ЭТП, где централизованно зашиты единые правила и форматы закупок
• Необходимость обновления базы поставщиков. Со временем даже надёжные партнёры теряют качество. Чтобы перестать от них зависеть, компания проводит конкурентные процедуры через корпоративную электронную торговую площадку и тем самым повышает прозрачность отбора.
• Потребность в интеграции с другими системами. По мере роста бизнеса требуется связать закупки с ERP, документооборотом, системами планирования. Организация электронной площадки позволяет встроить закупочную деятельность в общую цифровую инфраструктуру компании.

Таким образом, решение создать ЭТП — это не вопрос моды, а результат накопившихся управленческих и организационных задач, которые невозможно решать старыми способами.

Подготовительный этап: постановка целей и определение требований

После того как решение о создании ЭТП принято, наступает самый важный этап — формулирование целей и требований. От того, насколько чётко компания определит, что именно она хочет получить от будущей системы, зависит успех всего проекта по созданию электронной площадки.

На этом этапе важно зафиксировать конкретные, измеримые цели. Без них разработка ЭТП быстро превращается в бесконечное добавление функций, не решающих ключевых задач бизнеса:

• Сократить цикл закупки (например, на 20%).
• Обеспечить прозрачность 100% согласований и действий пользователей.
• Объединить закупочную деятельность филиалов и дочерних компаний в едином пространстве.
• Стандартизировать процедуры и документацию.
• Интегрировать закупочные процессы с ERP и другими корпоративными системами.

Затем нужно определить процессы, которые должна поддерживать будущая электронная торговая площадка. Например:

• Планирование потребности и формирование заявок.
• Утверждение и согласование закупок.
• Публикация процедур и проведение торгов.
• Оценка и выбор поставщиков.
• Заключение договоров и контроль исполнения.

Также важно заранее описать:

• Роли участников (инициаторы, согласующие, закупщики, поставщики).
• Последовательность действий на каждом этапе.
• Обязательные документы и шаблоны.

Эти схемы становятся основой для технического задания и последующей разработки торговой площадки. Опытный разработчик ЭТП помогает структурировать их и определить приоритеты реализации — чтобы проект можно было запускать поэтапно и с контролируемыми результатами.

Разработка концепции и выбор модели создания тендерной площадки

После того как цели и масштабы проекта понятны, можно выбирать вариант внедрения. От этого зависят не только бюджет и сроки запуска, но и стоимость владения, а также возможность масштабирования и адаптации системы к изменениям в бизнес-процессах.

Доступны следующие варианты:

1. Собственная разработка торговой площадки с нуля. Возможна силами инхаус-команды или с привлечением внешнего подрядчика. Этот вариант позволяет полностью контролировать архитектуру системы и набор функций. Разработка тендерной площадки с нуля даёт возможность с самого начала адаптировать её под корпоративные Возможна силами инхаус-команды или с привлечением внешнего подрядчика. Этот вариант позволяет полностью контролировать архитектуру системы и набор функций. Разработка тендерной площадки с нуля даёт возможность с самого начала адаптировать её под корпоративные
2. Адаптация готового решения. Реализуется через доработку «коробки» под потребности компании. Это компромисс между скоростью и гибкостью: базовая логика закупочных процессов уже реализована, но остаётся пространство для кастомизации. Такой подход особенно выгоден, если процессы закупок уже стандартизированы, а задача — ускорить цифровизацию без избыточных затрат. Хороший разработчик ЭТП сможет доработать систему под специфику компании и обеспечить стабильную интеграцию с существующими сервисами.
3. SaaS-модель (облачная ЭТП). Самый быстрый путь запуска. Провайдер берёт на себя поддержку инфраструктуры и обновления, а компания получает готовый инструмент для проведения электронных закупок. Подходит для тестирования формата онлайн-торгов или запуска пилотных проектов.

Сравнение моделей:

Какой бы вариант вы ни выбрали, важно оценивать не только цену лицензии или внедрения, но и совокупную стоимость владения ЭТП (TCO) на горизонте 3–5 лет — включая поддержку, обновления и развитие системы.

Этап проектирования и согласования архитектуры корпоративной ЭТП

Когда подход к созданию выбран, начинается этап проектирования корпоративной электронной торговой площадки. На этом шаге команда формирует детальную архитектуру системы: какие модули будут использоваться, как распределяются роли пользователей, какие внешние сервисы нужно подключить.

Разработка ЭТП требует тесного взаимодействия бизнес-заказчика и ИТ-специалистов. Первая группа отвечает за корректность бизнес-процессов и регламентов, вторая — за техническую реализацию и устойчивость архитектуры. Вместе они определяют, как данные будут передаваться между системой закупок, ERP и документооборотом.

Опытный разработчик ЭТП помогает превратить общие требования в конкретные проектные решения: выбрать стек технологий, определить логику интерфейсов и механизм интеграции с корпоративной инфраструктурой. На этом этапе также создаются прототипы экранов и тестируются ключевые сценарии, чтобы будущая разработка торговой площадки шла без лишних переделок и потери времени.

Главная цель проектирования — зафиксировать, как именно будет работать электронная торговая площадка компании, прежде чем начнётся её реализация.

Организация внедрения электронной торговой площадки

Проект создания и внедрения ЭТП строится по фазам: определяются сроки, роли участников и последовательность действий. На этапе подготовки важно привести в порядок данные, провести обучение пользователей и тестирование системы. Рекомендуется начинать с пилотного запуска, чтобы отработать процессы без риска для основного бизнеса. Частые ошибки при внедрении и настройке торговой площадки связаны с недостаточной подготовкой данных, неполным обучением персонала и пропущенными тестовыми сценариями.

Проверка готовности: как понять, что ЭТП можно запускать

Перед запуском важно убедиться, что созданная электронная торговая площадка готова к работе. Для этого используется чек-лист: отработанные сценарии, стабильность интеграций, готовность регламентов и ролей. Организуют приёмочные испытания, в ходе которых проверяются ключевые процессы. Финальное решение о запуске принимает ответственное лицо, фиксируя переход в промышленную эксплуатацию и подтверждая, что организация ЭТП соответствует целям бизнеса.

Сопровождение и развитие собственной ЭТП

После запуска важно поддерживать работоспособность системы и планомерно развивать её функционал. План развития и релизная политика помогают управлять изменениями, а сбор обратной связи позволяет корректировать процессы. Метрики эффективности включают долю электронных закупок, число пользователей, экономию и SLA. Для компаний, решивших создать свою электронную торговую площадку, регулярный мониторинг и улучшения обеспечивают стабильность работы и соответствие корпоративным требованиям.