Содержание
С чего начинается организация ЭТП Подготовительный этап: постановка целей и определение требований Выбор модели создания тендерной площадки Проектирования и согласования архитектуры корпоративной ЭТП Организация внедрения электронной торговой площадки Проверка готовности: как понять, что ЭТП можно запускать Сопровождение и развитие собственной ЭТПВнедрение ЭТП может удвоить прибыль компании. А может отнять год работы у целой команды внутри компании, 2-3 миллиона бюджета и не принести никакой пользы — только разочарование. Чтобы этого не произошло, нужно подготовиться к внедрению ЭТП. Сегодня разбираемся, как это сделать и поговорим про цели внедрения ЭТП, ее проектирование, тестирование и запуск. Читайте если планируете создание своей собственной электронной торговой площадки площадку.
Проект по созданию электронной торговой площадки нельзя рассматривать как внедрение очередной ИТ-системы, которых в компании уже может быть десяток. В первую очередь организация электронной площадки — это изменение подходов к управлению закупками, взаимодействию с поставщиками и контролю за исполнением контрактов.
Электронная торговая площадка (ЭТП) — это цифровая среда, в которой проходят все этапы закупочного цикла: от заявки на потребность до заключения договора. Для многих компаний решение создать ЭТП становится шагом к большей прозрачности, управляемости и снижению операционных рисков. Можно создать свою электронную торговую площадку, разместить на корпоративном сервере или у надежного провайдера и проводить на ней закупки, а можете воспользоваться одной из внешних коммерческих платформ, которые предоставляют возможности для проведения торгов
В отличие от внешних коммерческих платформ, собственная электронная торговая площадка позволяет:
- Адаптировать закупочные инструменты и процессы под специфику бизнеса
- Обеспечить полное соответствие закупок и работы с поставщиками корпоративным регламентам
- Провести интеграцию с корпоративными информационными системами (ERP, СЭД, бухгалтерскими и складскими программами, сайтом) или с внешними (реестрами поставщиков, агрегаторами закупок, отраслевыми справочниками организаций).
Да, вместо «зарегистрировался сегодня, разместил первые закупки завтра», как можно сделать с помощью внешней площадки, создание собственной ЭТП потребует и времени, и усилий. Но и результат — в виде на 100 % контролируемых закупок и роста прибыли — становится более достижимым.
«Организация электронной торговой площадки — многопоточный процесс. Недостаточно обзвонить вендоров, разослать им приглашение на тендер, выбрать самую дешевую «коробку» ЭТП и развернуть ее на собственном сервере. Фактически, все это — только начало процесса внедрения», — отмечает руководитель производства компании «Фогсофт» Максим Канев, — важна не только техническая составляющая, то есть возможности, которые мы, как вендор, вложили в «коробку», и количество галочек в разделе «Настройки», но и понимание компанией целей проекта, нормализацию процессов, которые будет поддерживать ЭТП, умение управлять изменениями внутри компании. Только в случае, если все три составляющих сходятся в одной точке, создание ЭТП завершится успехом.»
Организация электронной торговой площадки — начинаем проект с постановки проблемы
Проект по организации электронной торговой площадки начинается с ответа на вопрос — действительно ли компании нужна своя ЭТП, и какие задачи она должна решать. Чаще всего инициатива по созданию электронной площадки возникает как реакция на конкретные события:
- Растет количество закупщиков и других сотрудников, вовлечённых в закупочный процесс. По оценкам экспертов Фогсофт, наличие в штате даже четырёх-пяти закупщиков (плюс руководитель отдела) уже может служить основанием, чтобы создать ЭТП. Поддерживать и контролировать коммуникации «на почте» или в таблицах становится невозможно. Если добавить к закупщикам еще специалистов службы безопасности (проверяют контрагентов), руководителей отделов — становится совсем сложно.
- Растут объёмы закупок. При увеличении оборотов ручная обработка заказов на поставку начинает тормозить бизнес — удлиняются сроки согласований и поставок, а нужный товар идёт до склада заказчика дольше, чем требуется.
- Появляются требования к стандартизации закупочного процесса.При увеличении оборотов ручная обработка заказов на поставку начинает тормозить бизнес — удлиняются сроки согласований и поставок, а нужный товар идёт до склада заказчика дольше, чем требуется.
- Необходимость обновления базы поставщиков.Со временем даже надёжные партнёры расслабляются и могут начать работать спустя рукава. Чтобы привести их в чувство, компания проводит конкурентные процедуры через корпоративную электронную торговую площадку и тем самым повышает прозрачность отбора
- Потребность в интеграции с другими системами. По мере роста бизнеса требуется связать закупки с ERP, системами документооборота и планирования. Организация электронной площадки позволяет встроить закупочную деятельность в цифровую инфраструктуру компании.
Таким образом, решение создать ЭТП — это ответ на накопившиеся управленческие и организационные задачи, с которыми невозможно справиться старыми способами.
Подготовительный этап: постановка целей и определение требований
После того как решение о создании ЭТП принято, наступает этап формулирования целей и требований. От того, насколько чётко компания определит, что именно она хочет получить от будущей системы, зависит успех всего проекта по созданию электронной площадки. На этом этапе важно формулировать конкретные, измеримые цели. Без них разработка ЭТП быстро превращается в бесконечное добавление функций, которые не решают задачи бизнеса.
| Задачи | Процессы | Справочники |
| Сократить цикл закупки на 20% | Планирование потребности и формирование заявок | Роли участников — инициаторы, согласующие, закупщики, поставщики |
| Обеспечить прозрачность 100% согласований и действий пользователей | Утверждение и согласование заявок | Последовательность действий на каждом этапе закупки |
| Объединить закупочную деятельность филиалов и дочерних компаний в едином пространстве. | Подбор и оценка потенциальных поставщиков | Обязательные документы и шаблоны |
| Стандартизировать процедуры и документацию. | Публикация торговых процедур и проведение тендеров или неконкурентных закупок | |
| Интегрировать закупочные процессы с ERP и другими корпоративными системами. | Оценка предложений поставщиков и выбор победителя | |
| Сэкономить10 % закупочного бюджета | Заключение договоров и контроль исполнения |
Списки задач, поддерживаемых процессов и справочников становятся основой для технического задания и последующей разработки торговой площадки. Уже на этом этапе опытный разработчик ЭТП помогает структурировать их и определить приоритеты реализации системы. В результате проект можно было запускать поэтапно и с контролируемыми результатами.
Выбор модели создания тендерной площадки
После того как вы уточнили цели и масштабы проекта, можно выбирать вариант внедрения. От этого зависят не только бюджет и сроки запуска, но и стоимость владения, т.е. расходы на содержание и эксплуатацию электронной торговой площадки, а также возможность масштабировать и адаптировать систему к изменениям в бизнес-процессах.
Доступны следующие варианты организации электронной площадки:
- Собственная разработка торговой площадки с нуля.
Возможна силами инхаус-команды или с привлечением внешнего подрядчика. Этот вариант позволяет полностью контролировать архитектуру системы и набор функций. Разработка тендерной площадки с нуля даёт возможность с самого начала адаптировать её под корпоративные регламенты, интегрировать с ERP, документооборотом и другими элементами экосистемы. Однако это путь для компаний, готовых инвестировать годы и значительные бюджеты. Без опытной команды и продуманной методологии такая инициатива часто превращается в затяжной проект без результата. - Адаптация готового решения («коробки»).
Реализуется через доработку под потребности компании «коробки». Представляет собой компромисс между скоростью внедрения и гибкостью: базовая логика закупочных процессов уже реализована, но остаётся пространство для кастомизации. Такой подход особенно выгоден, если процессы закупок уже стандартизированы, а задача — ускорить цифровизацию без избыточных расходов. Хороший разработчик ЭТП сможет доработать систему под специфику компании и обеспечить стабильную интеграцию с корпоративными информационными системами сервисами. - SaaS-модель (облачная ЭТП).
Самый быстрый путь запуска. Провайдер берёт на себя поддержку инфраструктуры и обновления, а компания получает готовый инструмент для проведения электронных закупок. Подходит для тестирования формата онлайн-торгов или запуска пилотных проектов.
| Критерий | Инхаус-разработка | «Коробка» с доработками | SaaS-площадка |
| Скорость запуска | 12–18 месяцев | 3-6 месяцев | 0,5-месяц |
| Гибкость настройки | Максимальная | Средняя —в рамках возможностей платформы | Низкая — только базовая конфигурация, иногда — брендирование |
| Зависимость от подрядчика | Минимальная — если есть инхаус команда Максимальная — если привлекается сторонний разработчик | Средняя | Высокая — провайдер управляет сервисом |
| Безопасность и контроль над данными | Полный контроль | Контроль частичный (в зависимости от размещения площадки — на серверах владельца или на мощностях подрядчика) | Зависит от SLA и политики провайдера |
| Затраты на внедрение | Высокие — от 4-5 млн руб. | Средние — 1,5-2 млн руб. | Низкие |
| Стоимость владения (TCO) | Высокая | Средняя, включает покупку лицензии и оплату сопровождения | Низкая — только абонентская плата |
| Масштабирование | Не ограничено, но требует вложений | Зависит от архитектуры продукта | Ограничено политикой провайдера |
| Подходит для | Крупных компаний | Средних и крупных компаний | Компаний, которым нужна быстрая цифровизация закупок |
Какой бы вариант вы ни выбрали, оценивайте не только цену лицензии или внедрения, но и совокупную стоимость владения ЭТП (TCO) на горизонте 3–5 лет — включая поддержку, обновления и развитие системы.
И вот только сейчас можно приступать к поиску и выбору вендора. О том, как заключить договор на разработку ЭТП, можно узнать в статье экспертов Фогсофт «Покупка ЭТП: как заключить договор, чтобы не переплатить и защитить интересы компании»
Проектирование и согласование архитектуры корпоративной ЭТП
Главная цель проектирования — зафиксировать, как именно будет работать электронная торговая площадка компании, прежде чем начнётся её реализация.
Когда подход к созданию выбран, начинается этап проектирования корпоративной электронной торговой площадки. На этом шаге команда разработчика формирует детальную архитектуру системы: какие модули будут использоваться, как распределяются роли пользователей, какие внешние и корпоративные сервисы нужно подключить. Со стороны заказчика на разработку корпоративной электронной торговой площадки на этом этапе требуется только регулярный контроль за тем, насколько точно работа вендора соответствует ТЗ. Разработка ЭТП требует тесного взаимодействия бизнес-заказчика и ИТ-специалистов — это командная работа. Первая группа отвечает за корректность бизнес-процессов и регламентов, вторая — за техническую реализацию и устойчивость архитектуры. Вместе они определяют, как данные будут передаваться между системой закупок, ERP и документооборотом.
Опытный разработчик ЭТП помогает превратить общие требования в конкретные проектные решения: выбрать стек технологий, определить логику интерфейсов и механизм интеграции с корпоративной инфраструктурой. На этом этапе также создаются прототипы экранов и тестируются ключевые сценарии, чтобы будущая разработка торговой площадки шла без лишних переделок и потери времени.
Организация внедрения электронной торговой площадки
Проект создания и внедрения ЭТП строится по фазам: определяются сроки, роли участников и последовательность действий. На этапе подготовки важно привести в порядок данные, провести обучение пользователей и тестирование системы. Рекомендуется начинать с пилотного запуска, чтобы отработать процессы без риска для основного бизнеса. Частые ошибки при внедрении и настройке торговой площадки связаны с недостаточной подготовкой данных, неполным обучением персонала и пропущенными тестовыми сценариями.
Проверка готовности: как понять, что ЭТП можно запускать
Перед запуском важно убедиться, что созданная электронная торговая площадка готова к работе. Для этого удобно использовать чек-лист. Проверьте:
- Какие сценарии реализованы в системе — запуск тендера, аттестация и аккредитация поставщиков, переторжка, выбор победителя — уже можно реализовать.
- Стабильно ли работают интеграционные механизмы — например, как быстро происходит обмен информацией между корпоративной СЭД и ЭТП, площадкой и складским софтом.
- Все ли роли для пользователей есть на ЭТП, насколько корректно распределены права пользователей в зависимости от роли.
- Насколько четко прочитывается в маршрутах согласования корпоративный закупочный регламент.
После оценки готовности проводятся приёмочные испытания, в ходе которых проверяются ключевые процессы, зашитые в электронную площадку. Финальное решение о запуске принимает ответственное лицо, фиксируя переход в промышленную эксплуатацию и подтверждая, что организация ЭТП соответствует целям бизнеса.
Сопровождение и развитие собственной ЭТП: не пренебрегайте обновлениями
После запуска важно поддерживать работоспособность системы и планомерно развивать её функционал. Уточните у вендора, есть ли у него план развития ЭТП и «дорожная карта» релизов. Если есть, то соотнести со своими планами по развитию корпоративной площадки и, как минимум, проверьте, какие возможности в будущем понадобятся и вашей ЭТП. Метрики эффективности включают долю электронных закупок, число пользователей, экономию и SLA. Для компаний, решивших создать свою электронную торговую площадку, регулярный мониторинг и улучшения обеспечивают стабильность работы и соответствие корпоративным требованиям.