Закупки малых объемов автоматизируют в ближайшие пять лет

Исследование основывается на данных анкетирования представителей государственных и муниципальных организаций, предприятий и учреждений, закупки которых регулируются 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также коммерческих заказчиков. На вопросы отвечали снабженцы, контрактные управляющие, начальники отделов закупок, экономисты, кадровики, руководители организаций сфер здравоохранения, образования и науки, промышленности и производства, коммунальных услуг, культуры, транспорта и других со штатом от 10 до 3,5 тысяч человек.

Более полусотни специалистов поделились опытом малых закупок, а эксперты проанализировали около тысячи ответов. Половина участников исследования ответила, что считает проблему малых закупок острой для своих организаций.

Исследование подтвердило ключевое предположение экспертов о недостаточной эффективности процедур закупок, избыточных процедурных трудозатратах — иногда кратно по отношению к цене самой закупаемой продукции.

Максимальная сумма затрат на малые закупки составила от 100 млн. руб. до 1 млрд. руб. в год. — Нередко на закупки малых объемов приходится значительная часть закупочного бюджета заказчика, — отмечает эксперт проекта, руководитель Центра эффективных закупок «Тендеры.ру» Кирилл Кузнецов. — Основная часть респондентов тратит на малые закупки около 2 млн. рублей.

— Примерно треть ответивших участников исследования не учитывают накладные расходы на закупку малоценки, либо считают их отсутствующими («входит в обязанности штатных сотрудников», — видимо, бесплатных), — отмечает эксперт проекта, директор департамента специальных проектов «Фогсофт» Сергей Юров. — Среди тех, кто такие расходы все же считает, процент накладных расходов достигает от 50% до 80-90% и даже 500%.
Очевиден тренд на автоматизацию процессов малых закупок. — В ближайшее время количество инструментов малых закупок на рынке будет расти, будут расширяться имплементируемые ими практики и подходы, — комментирует Сергей Юров, добавляя, что автоматизация малых закупок может стать тенденцией ближайших 5 лет.

Первые автоматизированные решения начали появляться уже сегодня. Одни из них являются частью корпоративной системы управления закупками или отдельным инструментом оптимизации процессов малых закупок конкретной организации. Подобные решения напоминают корпоративные электронные магазины, куда отобранные поставщики вносят свои прайс-листы и получают заказы по упрощенной схеме, которую заранее обговаривают со своими заказчиками. Электронные магазины открываются и на внешних электронных торговых площадках. Кроме того, заказчики пользуются ЭТП и для проведения конкурентных процедур по малым закупкам.

Интерес к автоматизации подтверждают и цифры. 37% респондентов задумывались о внедрении автоматизированной системы управления малыми закупками, 7% ответивших — уже автоматизировали процедуру. Тем не менее, автоматизация процессов закупок малых объемов сегодня крайне низка.

— Было бы любопытно понять причины не применения автоматизации теми респондентами, которые положительно относятся к автоматизации; с другой стороны, можно предположить, что ответ совпадет с ответом одного из респондентов: «денежные средства на это не выделяют, специалистов в данной отрасли — нет», — говорит эксперт проекта, руководитель Аналитического центра «Интерфакс-ProЗакупки» Георгий Сухадольский.

— Электронный документооборот, специализированное программное обеспечение, системы синхронизации и хранения данных позволили бы контрактным службам заказчиков высвободиться из под ворохов бумаг, отчетов и актов, чтобы эффективнее работать с поставщиками и тем самым минимализировать риски недоброкачественных поставок продукции или услуг, — добавляет эксперт проекта, директор Союза экспертов тендерной стратегии Арина Гоцуляк.

По мнению Кирилла Кузнецова, небольшие заказчики не видят смысла в собственной автоматизации закупок малого объема и, кроме того, значителен негативный опыт принудительного использования продуктов управления госзакупками.

С возможностями использования электронных магазинов, да и других методических и технических решений часть респондентов просто не знакома, а те, кто сталкивался с ними, например, в реализации госзакупок, низко оценивает качество таких площадок.

Один из респондентов пишет:
«Система электронного магазина работает нестабильно: постоянные сбои, ошибки, техподдержка помогает в лучшем случае спустя неделю или две. Для приобретения одного карандаша необходимо задействовать специалиста с ЭЦП, IT-специалиста, потратить полдня и написать два сочинения в тех поддержку, подождать неделю решения проблемы, распечатать кучу бумаг (договор, спецификацию, график поставки), потому что просто пойти в ближайший магазин и купить по чеку мы не имеем права!»

— Можно только сожалеть, что из всех респондентов только 1/3 пробовали использовать ЭТП, и примерно 1/3 из таких проб оказалась явно неудачной, и даже по результатам позитивной апробации решение об использовании автоматизации принято не было, как это следует из иных ответов, — отмечает Георгий Сухадольский.

По мнению эксперта проекта, профессора кафедры государственных и корпоративных закупок ФГБОУ ДПО «Институт развития дополнительного профессионального образования» Татьяны Трефиловой, отсутствии потребности в автоматизации процесса приобретения малоценных товаров (использование автоматизированной системы) может быть связано либо с недостаточной информированностью заказчиков о таких системах, либо с тем, что существующие автоматизированные системы не отвечают потребностям заказчиков. По мнению одного из респондентов, такие системы в реальности только мешают работать (неполное функционирование, постоянные обновления и ошибки интеграции между системами)».

По словам эксперта проекта, профессионального закупщика, консультанта регионального Центра профессионального образования ФГБОУ ВО БГУ Натальи Беликовой, одним из способов информирования и ориентирования руководителей организаций и специалистов, отвечающих за управления закупочными процессами может быть воздействие через учебные организации — центры профессионального образования и повышения квалификации, а также соответствующие органы государственной власти в регионах.

Эксперт также считает, что вопрос систематизации и автоматизации мелких закупок, напрямую зависит от руководителя закупочного подразделения. — В том случае, если руководитель (специалист), отвечающий за закупочную деятельность в организации является прогрессивной личностью, он сам найдет решения в оптимизации данной деятельности, однако, таких руководителей не так много, как хотелось бы, — утверждает Наталья Беликова.

Ознакомиться с результатами исследования можно на странице об итогах исследования Итоги исследования.