ПОЛИТИКА
В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ООО «ФОГСОФТ»

1. Общие положения

1.1. Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) определяет общие принципы, порядок обработки и меры по обеспечению безопасности персональных данных в ООО «ФогСофт». Политика направлена на защиту прав и свобод физических лиц, персональные данные которых обрабатывает ООО «ФогСофт» (далее — Оператор, Общество).

1.2. Политика разработана в соответствии с положениями Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — ФЗ «О персональных данных»).

1.3. Политика является общедоступным документом.

2. Статус Общества и категории субъектов, чьи персональные данные обрабатываются Обществом

2.1. Общество является оператором персональных данных в отношении персональных данных следующих физических лиц:

• работников Общества, с которыми у Общества заключены или были заключены трудовые договоры, включая бывших работников, с которыми трудовые договоры прекращены (расторгнуты) (далее — Работники);
• близких родственников, супругов работников Общества и лиц, находящихся на иждивении работников, в том числе бывших супругов, которым выплачиваются алименты (далее — Члены семей работников);
• соискателей вакантных должностей Общества (кандидатов для приема на работу Обществом), представивших свои резюме или анкеты, содержащие персональные данные, лично или через специализированные организации по подбору персонала (кадровые агентства), в том числе через специализированные сайты в сети Интернет, а также в отношении которых Обществом проявлена инициатива о найме на работу, в том числе возможных соискателей, кандидатуры которых предложены работниками Общества или иными лицами (далее — Соискатели);
• контрагентов-физических лиц и индивидуальных предпринимателей, представителей контрагентов — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в том числе работников, владельцев, включая бенефициарных владельцев, представителей, действующих на основании доверенности и иных представителей контрагентов, с которыми у Общества существуют договорные отношения, с которыми Общество намерено вступить в договорные отношения или которые намерены вступить в договорные отношения с Обществом (далее — Представители контрагентов);
• авторизовавшихся (регистрирующихся и зарегистрированных) посетителей сайта Общества в сети Интернет https://fogsoft.ru/ (далее — Пользователи сайта);
• неавторизованных (анонимных) посетителей сайта Общества https://fogsoft.ru/ (далее — Посетители сайта).

Субъект персональных данных одновременно может относиться к нескольким категориям, указанным выше, например, являться Представителем контрагента, Посетителем и Пользователем сайта и т.п.

2.2. Общество является лицом, осуществляющим предоставление персональных данных другим операторам в соответствии с требованиями законодательства, к которым относятся без ограничения:

• органы власти и местного самоуправления, государственные внебюджетные фонды, в которые предоставляется информация и перечисляются средства Работников или средства для зачисления на счета Работников (инспекции Федеральной налоговой службы, территориальные отделения Социального фонда России, Федерального фонда обязательного медицинского страхования, и др.), надзорные органы;
• органы статистики, военные комиссариаты, иные организации, которым эта информация должна предоставляться в соответствии с законодательством РФ;
• операторы связи, которым сообщаются сведения о пользователях корпоративных услуг связи (фиксированная и мобильная телефония, доступ в сеть Интернет) в соответствии с требованиями законодательства.

Указанным выше операторам, персональные данные предоставляются (передаются) в объеме, определенном законодательством, соответствующими органами власти, государственными внебюджетными фондами и организациями в пределах их полномочий. Согласия субъектов на такую передачу персональных данных не требуется.

2.3. Предоставление персональных данных иным операторам осуществляется только при получении согласия на их предоставление от владельца персональных данных.

3. Принципы обработки персональных данных

Обработка персональных данных Обществом осуществляется в соответствии со следующими принципами:

3.1. Законность и справедливая основа обработки персональных данных.

Общество принимает все необходимые меры по выполнению требований законодательства, не обрабатывает персональные данные в случаях, когда это не допускается законодательством и не соответствует заявленным Обществом целям обработки, не использует персональные данные во вред субъектам.

3.2. Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

Целями обработки персональных данных Общества являются:

• в отношении Работников
  • соблюдение трудового законодательства, включая выполнение возложенных законодательством на Общество как работодателя функций, полномочий и обязанностей, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества, ведение кадрового, воинского и бухгалтерского учета, расчет и выплата заработной платы, иных вознаграждений, расчет и перечисление налогов и страховых взносов, предоставление доступа к информационным ресурсам, системам и средствам корпоративного взаимодействия, необходимым для исполнения работниками должностных обязанностей, организация процессов коммуникации и взаимодействия Общества с работниками и между работниками;
  • предоставление Работникам дополнительных услуг за счет работодателя (перечисление доходов на платежные карты работников, личное страхование за счет работодателя, обеспечение командировок и пр.);
  • продвижение услуг Общества путем создания и размещения материалов, а также организации размещения таких материалов, как общедоступных так и для определенного круга лиц, в том числе в сети Интернет (коммерческие предложения, презентации, брошюры, статьи, страницы на сайтах и в социальных сетях, видеохостинговых площадках и пр.);
  • обеспечение взаимодействия Общества с контрагентами по заключенным/планируемым к заключению Договорам;
  • участие Общества в конференциях, Семинарах, выставках и прочих подобных мероприятиях;
  • участие Общества в тендерах (в части предоставления информации об опыте работы, кадровой обеспеченности Общества);
  • приглашение Работников на мероприятия после прекращения трудовых отношений между Работником и Обществом;
• в отношении Членов семей работников
  • предоставление Работникам льгот и гарантий, предусмотренных законодательством;
  • предоставление Обществом дополнительных услуг (страхование) членам семей работников;
• в отношении Соискателей
  • подбор и найм персонала, формирование кадрового резерва;
• в отношении Представителей контрагентов
  • выполнение норм Гражданского кодекса РФ, регулирующих договорную работу, заключение и исполнение договоров с контрагентами;
• в отношении Пользователей сайтов
  • информирование Пользователей сайтов о деятельности Общества и оказываемых услугах, обеспечение обратной связи, предоставление доступа к услугам, техническая поддержка, исполнение поручений на обработку персональных данных;
• в отношении Посетителей сайтов
  • составление профилей Посетителей сайтов на основе просмотра страниц для анализа потребительского поведения, анализ активности на сайтах, направления таргетированных предложений, обеспечение корректной работы сайта;

3.3. Обработка только тех персональных данных, которые отвечают заранее объявленным целям их обработки; соответствие содержания и объёма обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки; недопущение обработки персональных данных, несовместимой с целями сбора персональных данных, а также избыточных по отношению к заявленным целям обработки персональных данных.

Общество не собирает и не обрабатывает персональные данные, не требующиеся для достижения целей, указанных в пункте 3.2 Положения, не использует персональные данные субъектов в каких-либо целях, кроме указанных.

3.4. Недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

3.5. Обеспечение точности, достаточности и актуальности персональных данных по отношению к целям обработки персональных данных.

Общество принимает все разумные меры по поддержке актуальности обрабатываемых персональных данных, включая (без ограничения) реализацию права каждого субъекта получать для ознакомления свои персональные данные и требовать от Общества их уточнения, блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленных выше целей обработки без объяснения причин такого требования.

3.6. Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством, договором, стороной которого является субъект персональных данных, а также согласием субъекта персональных данных на обработку данных.

3.7. Уничтожение персональных данных по достижении заявленных целей их обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, при невозможности устранения Обществом допущенных нарушений установленного законодательством порядка обработки персональных данных, отзыве согласия на обработку субъектом персональных данных или выдвижения субъектом требования о прекращении обработки персональных данных, истечении сроков обработки персональных данных, установленных локальными актами Общества, согласием на обработку персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством или договорами с субъектами персональных данных.

3.8. При обработке персональных данных Общество исходит из того, что субъекты предоставляют достоверную информацию о себе и не принимает на себя каких-либо обязательств по проверке полученных персональных данных, хотя и оставляет за собой право при необходимости выполнить такую проверку законными способами.

4. Правовые основания обработки персональных данных

4.1. Общество обрабатывает персональные данные в следующих случаях:

• 4.1.1. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
• 4.1.2. Субъект персональных данных дал конкретное, предметное, информированное, сознательное и однозначное согласие на обработку своих персональных данных.
• 4.1.3. Субъект персональных данных дал согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом для распространения.
• 4.1.4. Обработка персональных данных необходима для выполнения требований Законодательства, осуществления и выполнения возложенных законодательством на Общество функций, полномочий и обязанностей.
• 4.1.5. Обработка персональных данных осуществляется в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах.
• 4.1.6. Обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве.
• 4.1.7. Обработка персональных данных необходима для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем, а также исполнения такого договора. Такими договорами, без ограничения, являются трудовые договоры с Работниками, гражданско-правовые договоры с контрагентами-физическим лицами и индивидуальными предпринимателями, пользовательское соглашение и договор-оферта об участии в партнерской программе на сайте Общества в сети Интернет. До момента заключения указанных договоров Общество осуществляет обработку персональных данных на стадии преддоговорной работы. При подборе персонала, когда согласие субъекта на обработку подтверждается анкетой Соискателя или анкетой (резюме), переданных им Обществу либо в специализированную организацию по подбору персонала, или размещенных Соискателем на специализированных сайтах в сети Интернет, или направленных Соискателем Обществу по электронной почте. В случае, если заключение трудового договора инициируется Обществом, обработка персональных данных Соискателей ведется при наличии их согласия на обработку, полученного в любой доказываемой форме. Заключаемый с субъектом персональных данных договор не может содержать положения, ограничивающие права и свободы субъекта персональных данных, устанавливающие случаи обработки персональных данных несовершеннолетних, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, а также положения, допускающие в качестве условия заключения договора бездействие субъекта персональных данных.
• 4.1.8. Обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Общества или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных.
• 4.1.9. Обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях при условии обязательного обезличивания персональных данных.
• 4.1.10. Осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с Законодательством.

4.2. Общество не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством, договором с субъектом персональных данных, не указано в полученном от него согласии на обработку персональных данных или персональные данные не сделаны субъектом общедоступными самостоятельно.

4.3. Общество не обрабатывает персональные данные, относящиеся к специальным категориям и касающиеся расовой и национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, состояния здоровья (за исключением сведений о состоянии здоровья, относящихся к вопросу о возможности выполнения Работником трудовой функции и необходимых для целей, определенных законодательством о государственной социальной помощи, законодательством об обязательных видах страхования, трудовым, пенсионным и страховым законодательством), о членстве субъектов персональных данных в общественных объединениях или их профсоюзной деятельности, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством.

4.4. Общество не обрабатывает биометрические персональные данные.

4.5. При сборе персональных данных Общество обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных с использованием серверов, находящихся по местонахождению общества и в дата-центрах на территории Российской Федерации.

5. Способы обработки персональных данных

5.1. Общество осуществляет обработку персональных данных с использованием средств автоматизации, а также без использования таких средств.

5.2. Политика распространяется в полном объеме на обработку персональных данных с использованием средств автоматизации, а при обработке без использования средств автоматизации — только в случаях, если такая обработка соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации, то есть позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, и (или) доступ к таким персональным данным.

6. Конфиденциальность персональных данных

6.1. Общество и его работники обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

6.2. Работниками Общества, получившими доступ к персональным данным, должна быть обеспечена конфиденциальность таких данных.

6.3. Общество вправе с согласия субъекта поручить обработку персональных данных другому лицу, если иное не предусмотрено законодательством, на основании заключаемого с этим лицом договора, предусматривающего в качестве существенного условия обязанность лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Общества, соблюдать принципы и правила обработки персональных данных и требования к их обработке, предусмотренные законодательством. Объем передаваемых другому лицу для обработки персональных данных, действия, выполняемые с персональными данными этим лицом, должны быть минимально необходимыми для выполнения им своих обязанностей перед Обществом. В поручении Общества должны быть определены перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, перечень обрабатываемых по поручению персональных данных, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, по запросу Общества в течение срока действия поручения, в том числе до обработки персональных данных, предоставлять документы и иную информацию, подтверждающие принятие мер и соблюдение в целях исполнения поручения оператора требований, установленных статьей 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», уведомлять оператора о фактах неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, а также требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 указанного закона.

6.4. В случае, если Общество поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет Общество. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Общества, несет ответственность перед Обществом.

7. Согласие субъекта персональных данных на обработку своих персональных данных

7.1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных Обществу и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным, и может предоставляться субъектом в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено законодательством.

7.2. В случае получения Обществом персональных данных от контрагента на основании и в целях заключения и/или исполнения заключенного с ним договора, в том числе от других компаний группы, ответственность за правомерность и достоверность персональных данных, а также за получение согласия Представителей контрагентов и Работников группы компаний на передачу их Обществу несет контрагент, передающий персональные данные, что закрепляется в тексте договора с контрагентом.

7.3. Общество, получившее персональные данные от контрагента, не принимает на себя обязательства по информированию субъектов (их представителей), персональные данные которых ему переданы, о начале обработки персональных данных, поскольку обязанность осуществить соответствующее информирование при заключении договора с субъектом персональных данных и/или при получении согласия на такую передачу несет передавший персональные данные контрагент.

7.4. Специально выраженного согласия Работника на обработку его персональных данных не требуется, так как обработка необходима для исполнения трудового договора, стороной которого является Работник-субъект персональных данных, и реализации возложенных законодательством на Общество как работодателя функций, полномочий и обязанностей, за исключением случаев, когда необходимо получение согласия Работника в письменной форме для конкретных случаев обработки персональных данных.

7.5. Специально выраженного согласия Членов семей работников Общества на обработку их персональных данных не требуется, если обработка осуществляется на основании законодательства (для начисления алиментов, оформления социальных выплат, предоставления льгот и гарантий и пр.), выполняется Обществом как работодателем в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и органов государственного статистического учета, а также в случаях, когда Члены семей работников являются выгодоприобретателями, в том числе — застрахованными лицами по договорам, заключенным Обществом как страховщиком в пользу Членов семей работников, получателями образовательных и консультационных услуг.

7.6. Специально выраженного согласия Соискателей на обработку их персональных данных не требуется, поскольку такая обработка необходима в целях заключения трудовых договоров по инициативе Соискателей-субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда необходимо получение согласия Соискателя в письменной форме для конкретных случаев обработки персональных данных.

7.7. Персональные данные лиц, подписавших договоры с Обществом, и содержащиеся в единых государственных реестрах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, являются открытыми и общедоступными, за исключением сведений о номере, дате выдачи и органе, выдавшем документ, удостоверяющий личность физического лица. Охрана их конфиденциальности и согласие субъектов персональных данных на обработку таких данных не требуется.

7.8. Согласие Пользователей сайтов на обработку их персональных данных, получаемых Обществом при заполнении Пользователями сайтов веб-форм на страницах сайта Общества, дается путем простановки соответствующей отметки («галочки») в чек-боксах веб-формах на сайте, либо путем совершения действий по регистрации/отправке формы на страницах сайта Общества с соответствующим уведомлением об обработке персональных данных Пользователя.

7.9. Согласие Посетителей сайта на обработку их персональных данных о программном обеспечении и аппаратном оборудовании Посетителя, IP-адресе, просмотре страниц сайта, содержащихся в файлах cookie, дается путем нажатия специальной кнопки во всплывающем баннере с информацией об использовании файлов cookie.

7.10. Согласие субъектов на предоставление их персональных данных не требуется при получении Обществом мотивированных запросов от органов прокуратуры, правоохранительных органов, органов следствия и дознания, органов безопасности, от государственных инспекторов труда при осуществлении ими государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства, и иных органов, уполномоченных запрашивать информацию в соответствии с компетенцией, предусмотренной законодательством. Мотивированный запрос должен включать в себя указание цели запроса, ссылку на правовые основания запроса, в том числе подтверждающие полномочия органа, направившего запрос, а также перечень запрашиваемой информации.

7.11. В случае поступления запросов из организаций, не обладающих соответствующими полномочиями, Общество обязано получить согласие субъекта на предоставление его персональных данных и предупредить лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, а также требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило будет (было) соблюдено.

7.12. Согласие на обработку персональных данных, обработка которых не установлена требованиями законодательства РФ или не требуется для исполнения договора с Обществом, стороной которого является субъект персональных данных, может быть отозвано субъектом персональных данных.

7.13. Во всех случаях обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство наличия оснований, указанных в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», возлагается на Общество.

8. Права субъектов персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

• на получение персональных данных, относящихся к данному субъекту, и информации, касающейся их обработки;
• на уточнение, блокирование или уничтожение его персональных данных в случае, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• на отзыв данного им согласия на обработку персональных данных;
• на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и компенсацию морального вреда в судебном порядке;
• на обжалование действий или бездействия Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.

8.2. Для реализации своих прав и законных интересов субъекты персональных данных имеют право обратиться к Обществу либо направить запрос лично или с помощью представителя. Запрос должен содержать сведения, указанные в ч. 3 ст. 14 ФЗ «О персональных данных».

9. Сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных

9.1. Общество назначает ответственного за организацию обработки персональных данных для выполнения обязанностей, предусмотренных ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

9.2. Общество применяет комплекс правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных для обеспечения конфиденциальности персональных данных и их защиты от неправомерных действий:

• обеспечивает неограниченный доступ к Политике, копия которой размещена по адресу нахождения Общества, а также может быть размещена на сайте Общества;
• во исполнение Политики утверждает и приводит в действие документ «Положение об обработке персональных данных» (далее — Положение) и иные локальные акты;
• производит ознакомление работников с положениями законодательства о персональных данных, а также с Политикой и Положением;
• осуществляет допуск работников к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе Общества, а также к их материальным носителям только для выполнения трудовых обязанностей;
• устанавливает правила доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе Общества, а также обеспечивает регистрацию и учёт всех действий с ними;
• производит оценку вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения ФЗ «О персональных данных»;
• производит определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационной системе Оператора;
• применяет организационные и технические меры и использует средства защиты информации, необходимые для достижения установленного уровня защищенности персональных данных;
• осуществляет обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принимает меры по реагированию, включая восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
• производит оценку эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы Общества;
• осуществляет внутренний контроль соответствия обработки персональных данных ФЗ «О персональных данных», принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, Политике, Положению и иным локальным актам, включающий контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и их уровня защищенности при обработке в информационной системе Общества.

10. Заключительные положения

10.1. Иные обязанности и права Общества как оператора персональных данных и лица, организующего их обработку по поручению других операторов, определяются законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

10.2. Должностные лица и работники Общества, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с законодательством.

10.3. Перечень персональных данных, обрабатываемых Обществом в информационных системах персональных данных и без использования средств автоматизации, ведется и поддерживается в актуальном состоянии во внутренней информационной системе Общества. Актуальная редакция указанного перечня публикуется на официальном сайте Общества и является приложением к настоящей Политике.