«Капитальная» математика или как увеличить скорость оборота капиталов в 12 раз?

Когда складские помещения предприятий «ломятся» от неликвидов — скорость оборачивания капитала, а значит и доходность бизнеса – не растет. Оптимизация процесса планирования закупок станет тем необходимым ускорителем, что приведет компанию к гарантированному успеху.

Простая арифметика или как увеличить прибыль

Начнем с теории. У компании имеется оборотный капитал, который тратится на текущую деятельность, и в частности на производство. Его размер ограничен. В свою очередь доходность бизнеса зависит от скорости оборачивания этого капитала. Понятно, что, если я на миллион закупил комплектующих и через год вернул деньги, продав продукцию, то капитал у меня обернулся всего 1 раз, и прибыль я получил 1 раз. А если я каждый месяц этот оборотный капитал восстанавливаю — то есть закупил, произвел, продал и снова закупил, то за год я заработаю в дюжину раз больше. И при этом, по большому счету, то, что я сэкономил на закупке — купил я на 20% дороже или дешевле — неважно.

Например, при норме прибыли 20% за цикл при одном цикле в год прибыль составит 20%, а при норме прибыли 3% за цикл при 12 циклах в год прибыль — 42%. Из этих цифр формируются рамки этого «неважно». К слову, при норме прибыли 20% и скорости обращения 12 циклов в год прибыль составит 791%! Так что, не столь уж неважно это «неважно»!

А откуда возьмётся скорость оборота капитала, если запасся я откровенно лишними закупками на год вперед. Мало того, что инфляция съедает мои деньги, мои деньги не оборачиваются, прибыли нет, а я мог бы ее использовать, так я еще загромождаю складские помещения. Или другая история, если я вовремя не получил необходимые запасы. Тогда у меня встало производство. А если у меня оно непрерывное, то остановка может стоить огромных денег.

Чтобы в этой вилке правильно балансировать, нужно обладать максимально четкими данными. Необходимо знать статистику: что нужно, сколько и в какой период, быть в курсе текущих складских запасов, потребностей, производственных планов. Также важно знать размер минимальных, но достаточных резервов, чтобы производство не останавливалось, и в тоже время не затаривался склад. И уже основываясь на этом производить закупки.

Закупки филиалов – масса проблем!

На предприятиях, которые включают в себя большое количество удаленных региональных филиалов и отделений, с организацией закупочного процесса все довольно непросто. В данном случае возможны два подхода к закупкам: распределенный и централизованный. При распределенном подходе снижается управляемость, растут затраты собственно на проведение закупок, теряется возможность получения объемных скидок и т.п.

Основная проблема централизованных закупок — сложность согласования плана, недостаток оперативности проведения закупок, а, следовательно, снижение скорости оборота капитала. Допустим, где-то в Москве сидит менеджер отдела закупок компании с большой филиальной сетью. У него по всей стране станции, на каждой из них свои потребности, о которых ему должны своевременно сообщать. Дальше все это предстоит проанализировать, консолидировать. В общем, масса дел, а вместе с ними и возможностей совершить ошибки. И здесь без автоматизации не обойтись.

Работа над ошибками — автоматизированное решение

Сегодня многие компании автоматизируют планирование закупочной деятельности, создавая некую централизованную электронную систему закупок, которая позволяет производственным подразделениям регистрировать свои потребности в едином реестре. Это значительно оптимизирует закупочный процесс.

Представим того же менеджера отдела закупок компании с большой филиальной сетью. Что меняется для него после внедрения подобной системы?

Как только появляется необходимость в закупке, ответственные лица из всех филиалов компании вносят в систему необходимую информацию о своих потребностях: что, сколько и когда им нужно. Скажем, в Архангельск требуется 30 штук ламп 6П1E и 50 штук тех же ламп в Новосибирск. Соответственно менеджер отдела закупок с помощью систему закупок в электронном виде получил эту информацию и ее легко проанализировал. Собрал консолидированный заказ, с учетом срока поставки, конечно. Получил за опт объемные скидки. А если помимо планирования закупок система оснащена электронной торговой площадкой (ЭТП), то в Архангельске и Новосибирске в режиме реального времени будут наблюдать за всеми стадиями торгов — вот объявлен конкурс, вот условия поставки, вот определен поставщик и заключен договор.

Кроме того, что, безусловно будет важно для менеджмента, система накапливает статистику закупок. Соответственно, мы можем проанализировать — в этот раз они заказывали 20 штук, а сейчас 50 решили заказать. А есть ли в этом реальная необходимость? Или другой вариант: в Архангельске и Новосибирске стоит абсолютно одинаковое оборудование. Почему в одном городе заказывают 20 штук, а в другом — 50? Делаем управленческие выводы.

Большая разница

Что поменяется для вашей компании? Ну, математику потенциальных бонусов мы уже просчитали. В целом же, наведя порядок в закупочной деятельности, вы всегда будете четко знать — что, когда и куда потребуется, то вам не придется закупаться сразу на три года вперед и переполнять склады. Вы сможете закупать с учетом необходимости, с учетом планов, которые могут корректироваться. И главное, вы сократите расходование капитала, сократите потребность в складах, и ваша эффективность вырастет в разы.

Технические детали

Перед компаниями, решившими автоматизировать планирование закупок, всегда встает вопрос о способе реализации этой важной задачи. Одни приобретают необходимый функционал как часть большой ERP-системы. Внедрение таких «объемных» и дорогостоящих систем занимает несколько лет, фактически приходится перестраивать деятельность всей организации. Здесь выше риск завершения проекта с нарушением сроков, сокращенной функциональностью или вообще отказа от проекта.

На мой взгляд, действовать следует поэтапно, начиная с развязывания узких мест, постепенно покрывая оптимизацией и автоматизацией весь бизнес. Например, сегодня поставил электронную торговую площадку, завтра — систему управления закупками (сначала простой вариант, затем сделал более сложный алгоритм согласования закупок) или наоборот — создать ЭТП и уже установить модуль планирования. Можно начать с автоматизации управления складскими запасами. В общем, с точки зрения увеличения эффективности бизнеса, чем больше процессов будет «включено», тем больше длина рычага, которым ты этот бизнес будешь толкать вперед.

Кстати, систему планирования закупок можно легко проинтегрировать с официальным сайтом ООС (zakupki.gov.ru). Это будет крайне актуально, если компания обязана работать в соответствии с законом «о закупках» № 223-ФЗ. Задача — своевременно публиковать план закупок на официальном сайте будет решается заодно с текущими задачами.

Цена вопроса

Обычно заказчиками централизованных систем управления закупками становятся крупные предприятия, для которых стоимость внедрения является пренебрежимо малой по сравнению с теми бонусами, которые они гарантированно получают. Большинство из них автоматизируют планирование закупок совместно с созданием электронной торговой площадки. В среднем, на электронную площадку придется потратить от 1.5 до 15 миллиона рублей, и, в зависимости от «наворотов», стоимость системы управления закупками будет примерно такого же порядка.

Решающее «за» или «против»

Есть ли у предприятия необходимость в автоматизации планирования закупок – можно понять, оценив, сколько на складах «застаивается» капитала. Это универсальный признак.

Кроме того, следует откровенно ответить себе: все ли понятно и прозрачно в управлении закупками на вашем предприятии? Уверены ли вы, что вы закупаете по низкой или хотя бы рыночной цене? Довольны ли вы скоростью обращения капитала? Все ответы положительны? Отлично! Нет — теперь вы понимаете, что можете значительно улучшить ситуацию. Вы готовы начать процесс оптимизации своих закупок и будьте уверены в гарантированном увеличении скорости оборота капитала вашей компании.

Главное начать!