В SRM (англ. supplier relationship management — «управление взаимоотношениями с поставщиками») множество инструментов для управления качеством поставщиков. Посмотрим, какие возможности, встроенные почти в любую SRM, позволяют оценивать поставщиков максимально объективно и быстро — причем не только после первых выполненных (или не выполненных) контрактов, но и до участия поставщика в корпоративных тендерах, сразу после регистрации.
SRM или системы управления взаимоотношениями с поставщиками изначально использовались для учета поставщиков, документооборота и контроля за исполнением договорных обязательств. По мере роста требований к управляемости закупок такие информационные системы для управления закупками начали использовать данные о фактическом исполнении обязательств и дополняться инструментами контроля качества поставщиков. В результате внутри SRM сформировался набор прикладных возможностей, которые контролируют и автоматизируют допуск поставщиков к закупкам, формируют оценку поставщиков в процессе работы, контролируют исполнение договорных обязательств и применение ограничений из-за невыполнения контрактных условий.
Качество поставщика — это совокупность фактических показателей его работы в рамках исполнения договорных обязательств: соблюдение сроков поставки, соответствие продукции требованиям, стабильность исполнения, уровень цен и количество нарушений, включая рекламации и отклонения от условий договора. Оценка качества строится на данных о завершенных закупках и поставках и используется при принятии решений о допуске к закупкам, распределении объемов и условиях дальнейшей работы с контрагентом.
Аккредитация и квалификация
Перед допуском к закупкам поставщик проходит аккредитацию. В корпоративном ПО для закупок возможность аккредитации реализуются с помощью анкет, которые заполняются сразу после регистрации в корпоративных ЭТП или SRM. К анкетам поставщик самостоятельно прикрепляет документы, подтверждающие опыт поставок или способность производит заданные объемы товаров, фиксирует установочные данные, в которых фиксируется юридический и финансовый статус контрагента. Заполненную анкету остается только проверить: либо сотруднику отдела закупок, либо «безопаснику».
В процессе работы выполняется регулярная переоценка поставщика с учетом истории поставок, количества нарушений им контрактных обязательств и успешно отработанных договоров. Эти данные используются для предквалификации.
Предквалификация (или просто квалификация)— аттестация поставщика для участия в тендерах или закупках какой-либо товарной группы, отдельного вида товаров или услуг. Предквалификация используется, если нужно:
- Проверить, может ли контрагент поставлять новый товар — и, соответственно, участвовать в тендерах на право его поставки.
- Чтобы дать или запретить поставщику допуск к торгам на право поставки особо важных, дефицитных или дорогих товаров.
Такой подход характерен для ИС для управления закупками и тендерами, в которых контроль качества встроен непосредственно в закупочный процесс.
Рейтинг поставщиков на основе данных об успешных и неуспешных поставках
Рейтинг строится на показателях, которые фиксируются при исполнении контрактов: соблюдение сроков поставки, доля брака, количество рекламаций, выполнение условий договора, стабильность цен. Для SRM в закупках рейтингование — это базовый механизм, а оценка опирается на фактические данные о закупочных процедурах и поставках.
Пересчет рейтинга выполняется автоматически, при занесении в систему управления закупками и поставщиками новых событий — успешно закрытой поставки, нарушения сроков, обнаружении пересортицы или брака в партии товара, регистрации претензии. Рейтинг используется при отборе поставщиков, выборе победителя и распределении объемов в рамках процессов, которые поддерживает система управление закупками.
Контроль исполнения обязательств
SRM фиксирует параметры исполнения договоров, включая сроки, объемы, соответствие спецификации. Отклонения регистрируются как события и сохраняются в истории работы с поставщиком. Уведомления настраиваются по типам нарушений. Зафиксированные отклонения используются при расчете рейтинга и последующих оценках, что учитывается при разработке SRM системы как обязательное требование к архитектуре данных.
Претензионная работа
Система позволяет фиксировать претензии с привязкой к договору и конкретной поставке. В карточке сохраняются параметры нарушения и подтверждающие документы. Накопленные претензии используются в переговорах и учитываются при дальнейшей работе с поставщиком. История нарушений доступна в профиле и используется в оценке.
Профиль поставщика
В системе регулярно актуализируется профиль поставщика, в котором накапливаются данные по закупкам, договорам, поставкам, нарушениям и претензиям. Информация связана между собой и доступна без ручного сбора.
Профиль используется при принятии решений: допуск к закупкам, пересмотр условий, запуск претензионной работы. В зрелых SRM решениях профиль становится точкой консолидации всей информации о взаимодействии с контрагентом.
Аналитика и сегментация поставщиков
SRM формирует отчеты по показателям работы поставщиков: сроки исполнения, качество поставок, стоимость, стабильность выполнения обязательств. На основе этих данных выполняется сегментация по уровням надежности и значимости.
Результаты сегментации используются при управлении пулом поставщиков: определение приоритетов, ограничение доступа к закупкам, контроль критичных категорий. Аналитические инструменты входят в стандартный набор возможностей, который ожидается от современных систем.
Управление пулом поставщиков
Система позволяет формировать и поддерживать списки поставщиков по категориям товаров и услуг, включая резервных контрагентов. Доступны инструменты группировки и отбора.
Резервные поставщики используются при сбоях, в конкурентных процедурах и при переговорах. Информация по ним ведется наравне с основными поставщиками.
Реализация управления качеством поставщиков в iTender SRM
В системе управления закупками и поставщиками iTender SRM реализованы все основные инструменты и возможности для управления качеством поставщиков. В iTender встроены:
- Модуль «Управление поставщиками», в который включены процедуры аккредитации и аттестации — для проверки и оценки поставщика до начала сотрудничества и после нескольких выполненных контрактов.
- Модуль «Управление договорами», в котором есть все для отслеживания всех связанных с исполнением договоров событиями — в том числе нарушениями.
- Система организации анкетирования — опросов сотрудников о качестве взаимодействия с поставщиками.
Проверки настраиваются по критериям и периодичности. Для оценки используются данные из закупок, договоров и внутренних опросов подразделений. Факты нарушений и результаты проверок фиксируются в системе и применяются при принятии решений по допуску к закупкам и условиям дальнейшей работы с поставщиком.