Содержание
Основные функции современных ЭТП Типы решений на рынке Как выбрать подходящую функциональность Чек-лист: как выбрать площадку для электронных тендеровСовременные компании всё чаще используют электронные торговые площадки для оптимизации закупок и повышения прозрачности процессов. Выбор между собственной системой внутренних торгов и готовой платформой становится ключевым решением: первые позволяют адаптировать процессы под уникальные внутренние правила, а тендерная площадка готовое решение обеспечивает быстрый запуск с минимальными настройками. Важно понимать, какие функции необходимы бизнесу, чтобы автоматизация действительно приносила пользу, а не превращалась в дополнительную сложность.
Основные функции современных ЭТП
Электронная торговая площадка выполняет несколько ключевых функций, которые делают процесс закупок удобным и прозрачным:
- Проведение закупок. Система позволяет публиковать тендеры, собирать предложения участников и автоматически рассчитывать результаты. Это сокращает ручную работу и снижает риск ошибок.
- Управление документооборотом. Все документы хранятся в единой системе, проходят проверку и подтверждаются цифровой подписью, что упрощает контроль и ускоряет согласование.
- Аналитика и отчётность. Платформа собирает данные по закупкам, позволяет отслеживать эффективность поставщиков и контролировать бюджет, предоставляя наглядные отчёты для руководства.
- Интеграция с другими системами. ЭТП легко подключается к ERP, CRM и бухгалтерским системам, обеспечивая непрерывность бизнес-процессов и минимизируя ручной ввод данных.
Типы решений на рынке
На рынке представлены два основных подхода:
- Коробочная ЭТП — тендерная площадка в виде готового решения, которое устанавливается на серверах заказчика, с возможностью доработок.
- Внешняя площадка — аренда возможностей внешней системы для проведения торгов.
Собственные коробочные системы с доработками дают высокую степень кастомизации, но требуют больше ресурсов на внедрение и сопровождение. Внешняя тендерная площадка позволяет быстро начать работу и снижает нагрузку на IT, однако её возможности ограничены стандартным функционалом и могут не полностью соответствовать уникальным требованиям компании.
И готовая тендерная площадка (коробка), и проведение закупочной работы на внешней площадке позволяют решить задачу автоматизации закупок, но делают это по-разному: коробка обеспечивает контроль и гибкость, внешняя площадка — скорость запуска электронных закупок и предсказуемые затраты.
| Критерий | Коробочная ЭТП | Внешняя площадка |
|---|---|---|
| Срок внедрения | 3–6 месяцев | 1–4 недели |
| Гибкость | Высокая | Средняя |
| Контроль над кодом | Полный | Нет |
| Стоимость владения | Выше | Ниже |
| Обновления | По запросу или автоматически, в рамках договора сопровождения | Автоматически |
Как выбрать подходящую функциональность
Оцените потребности компании в автоматизации закупок:
- Какие типы закупочных процедур должны поддерживаться системой. Какие обязательны, а какие — желательны.
- Какие маршруты согласования заявок на поставку, документов, кандидатур поставщиков. Кто инициирует, кто утверждает, кто может заблокировать согласование.
- Какие у вас требования к пакетам документов. Какие документы обязательны на каждом этапе закупки: спецификации, коммерческие предложения, протоколы, договоры.
- Есть ли у вас требования к интеграциям и безопасности
Обязательно проверьте совместимость платформы с уже используемыми в компании системами, такими как ERP, SRM и CRM или бухгалтерия, чтобы избежать разрывов в процессе обмена данными. Наконец, оцените удобство использования для сотрудников. Даже самая функциональная система не принесёт пользы, если работать с ней сложно и долго приходится обучать персонал.
Как правило, готовая тендерная площадка включает в себя большинство востребованных закупочных процедур, настроенные маршруты согласования, покупка системы внутренних торгов предполагает и некоторое количество часов для обучения сотрудников работе на площадке. При этом возможности внешней площадки лишь немногим уступают — однако настраивать закупочные процедуры, правила оценки поставщиков и документооборот «под себя» не получится.
Чек-лист: как выбрать площадку для электронных тендеров
Чтобы выбрать оптимальный вариант между собственной системой внутренних торгов и использованием внешней площадки, важно оценить ряд практических факторов. Этот чек-лист поможет принять решение осознанно.
| 1. Определите уровень контроля, который вам нужен Если важно управлять всеми процессами внутри компании и сохранять данные на своих серверах — выбирайте систему внутренних торгов. Если приоритет — быстрый старт и отсутствие забот о поддержке инфраструктуры, стоит рассмотреть готовое предложение от внешней тендерной площадки |
| 2. Оцените объём и частоту закупок. Для компаний с постоянным потоком торгов выгоднее собственное решение: оно окупается при большом объёме операций. Если закупки проходят нерегулярно, проще использовать внешнюю тендерную площадку готовое решение по модели подписки или комиссии за размещение |
| 3. Проверьте требования к интеграции. Если площадка должна взаимодействовать с ERP, CRM и внутренними согласованиями — лучше подойдёт корпоративная система внутренних торгов, где можно гибко настраивать обмен данными. Для стандартных задач достаточно готовой тендерной площадки с базовыми интеграциями |
| 4. Проанализируйте ресурсы на внедрение и сопровождение. Собственная площадка требует участия IT-команды и выделенного бюджета на поддержку. Если таких ресурсов нет, выбирайте тендерную площадку готовое решение, где обновления и техническое обслуживание выполняет поставщик |
| 5. Уточните требования к кастомизации. Если нужно реализовать сложные процедуры и уникальные регламенты, подойдёт система внутренних торгов. Если процессы можно выстроить по типовым сценариям — используйте готовую тендерную площадку, чтобы сэкономить время на настройке |
| 6. Сравните совокупную стоимость владения. Учтите не только лицензию, но и затраты на инфраструктуру, обучение и сопровождение. Иногда тендерная площадка готовое решение оказывается выгоднее при долгосрочном использовании, особенно для компаний, не имеющих внутреннего IT-подразделения |