Согласование закупок часто сложнее тендера: согласовывать перед закупкой приходится не только статью бюджета, НМЦК, но и требования к товарам и услугам. А если согласующих — не один и не два, а больше? Тогда цикл согласования может растянуться на дни и недели, в согласовываемом документе могут появиться ошибки и неточности, а цикл согласования может повторяться бесконечно. Система автоматизации закупок помогает не просто ускорить согласование, но и в разы снизить количество ошибок в документах и обеспечить максимальный контроль каждого этапа согласования. А в перспективе — выстраивать маршруты согласований в зависимости от важности закупаемого товара для компании, стоимости закупки и других факторов.
Для среднего и даже для малого бизнеса закупка — это не только проведение тендера. Значительная часть времени уходит на согласование как самого факта закупки, так и ее условий. Именно этот этап чаще всего превращается в «бутылочное горло» закупочного процесса. Чтобы его устранить, компаниям требуется не просто ускорение, а управляемость. Эту задачу эффективно решает автоматизация процесса закупок — через оцифровку маршрутов согласования, прозрачные правила и контроль исполнения решений.
Почему согласование занимает больше времени, чем тендер
Процедура согласования закупки — это процесс, который включает несколько этапов:
- Подтверждение статьи бюджета.
Финансовая служба должна убедиться, что позиция входит в закупочные лимиты, а сумма не выше, чем это запланировано в закупочном бюджете. - Проверку технических требований к товару.
Эксперты оценивают корректность ТЗ, точность и полноту спецификации, характеристики возможных аналогов, если нужного товара у поставщиков нет или если допускается отказ/ - Юридическую и финансовую экспертизу.
Проверяются условия, риски, обязательства и требования к поставщикам. - Окончательное утверждение у руководства.
Чаще всего — параллельное или последовательное прохождение нескольких согласующих, включая директора по закупкам, руководителя подразделения, для которого делается поставка, финансового директора.
В небольших и средних компаниях этот процесс согласования почти никогда не формализован. То есть, сталкиваясь с необходимостью закупить товар или заказать услугу, снабженец каждый раз инициирует согласование с нуля, по уникальному маршруту, который зависит от контекста закупки, вовлеченности других сотрудников в процесс, необходимости привлекать экспертов. Отсюда — задержки, ошибки и непредсказуемость процесса: никто не знает, как быстро будет поставлен товар, точно ли поставка будет соответствовать спецификации, предоплачена ли она.
Какие проблемы возникают при неавтоматизированном согласовании
Среди основных проблем, которые порождает отсутствие автоматизации согласований поставок:
Удлинение маршрутов согласования — каждый новый согласующий добавляет время. Если кто-то отсутствует или не видит документ — процесс останавливается, люди из «цепочки» согласования могут пропадать — а могут появиться вновь и «привести друзей».
Разрывы коммуникации между участниками согласования,а также между заказчиком и поставщиком — документы гуляют по почте, мессенджерам, а то и «по воздуху», если речь идет про устные личные договорённости. Нет единого источника данных, чтобы что-то выяснить. Нужно буквально опросить множество сотрудников, чтобы понять, на каком этапе согласование, не потерялся ли документ и сколько ждать визы от ответственного сотрудника.
Ошибки, обусловленные тем самым «человеческим фактором». Легко пропустить подпись, потерять файл или согласовать не ту версию договора, спецификации или ТЗ. А это, в свою очередь, увеличивает риски — компания может не получить то, что ей нужно, переплатить, потерять юридические основания для предъявления претензий поставщику.
Нарушение корпоративных регламентов — скорее всего, фактический процесс согласования сильно отличается от регламентного. А проконтролировать каждое согласование невозможно.Убытки — из-за ошибок во время согласования характеристик товара или необоснованных повышений бюджета случаются перерасходы. Это могут быть как прямые переплаты за товар, так и косвенные потери из-за низкого качества товара, пересортицы или срыва сроков поставок.
Эти проблемы накапливаются особенно быстро в компаниях, где количество и объемы закупок растут, все операции проводятся, преимущественно, вручную, а снабженцев не становится больше.
Как работает автоматизация согласования закупок
Современная автоматизированная система закупок позволяет задать жёсткие и прозрачные маршруты согласования. После настроек маршрутов система автоматически направляет заявку нужным участникам, сохраняет каждый этап маршрута, рассылает оповещения и предупреждения о новых документах, вопросах, скором истечении сроков, отведенных на проверку документов.
В системах управления закупками и поставщиками iTender SRM и iTender Планирование можно создавать маршруты согласований для закупок разных типов товаров, закупок определенной стоимости, важности для деятельности компании или сложности закупочной процедуры
Основные компоненты согласования в автоматизированной системе закупок:
- Цифровая заявка, в которой все данные — бюджет, ТЗ, бизнес-обоснование — собираются в одном месте.
- Маршруты согласования —в нем «зашита» последовательность прохождения заявки по сотрудникам, последовательность этапов согласования, при каких суммах и условиях какой маршрут будет использован.
- Автоконтроль сроков — система оповещает задействованных в согласовании сотрудников о том, что заявку или документ нужно проверить и отправить следующему согласующему.
- Визуализация этапов согласования, благодаря которой любой участник видит, на ком «стоит» заявка и сколько шагов осталось.
- Механизм передачи данных — после согласования данные автоматически переходят на внешнюю или корпоративную электронную торговую площадку, на которой превращаются в лот.
Маршруты и алгоритмы согласования в системах iTender создаются с помощью удобного визуального редактора. На скриншоте — пример маршрута согласования стандартной заявки на закупку в iTender SRM
В результате, согласование становится не набором несвязанных друг с другом переписок, звонков и очных встреч, а управляемым бизнес-процессом.
Что даёт автоматизация: порядок и скорость вместо неразберихи и простоев
Ошибки в согласовании стоят дороже, чем задержки. Для малых и средних предприятий это критично: один неверно согласованный контракт может съесть годовую экономию от всех тендеров и создать кассовый разрыв. Распространение системы автоматизации закупок и автоматизированной системы управления закупками на весь бизнес обеспечивает:
- Соблюдение бюджетных лимитов по правилам, на основе объективных данных, а не субъективных оценок.
- Корректность технических требований в спецификациях или ТЗ и принудительную экспертную проверку в случае, например, закупки аналогов или сложных товаров и комплексных услуг.
- Сохранение всех решений и комментариев — данные не потеряются, к любому этапу и пункту согласования, проверить их корректность.
- Отсутствие пропущенных этапов или появление «неофициальных» согласующих.
- Ведение единого цифрового архива согласований, удобного для проверки, создания отчетов и метрик (например, скорости согласований).
В результате компания получает контролируемый процесс, в разы более быстрый, чем в случае с согласованием вручную, и автоматизация превращает согласование закупок из хаотичной переписки в чёткую управленческую практику.
Малый и средний бизнес: почему им особенно нужна автоматизация согласований
Автоматизация отдела закупок может показаться необязательной для небольших компаний — представителей малого и среднего бизнеса (МСП). Однако традиционная модель согласований, которая предполагает очное согласование, звонки и письма, обмен документами через облачные сервисы, становится барьером для развития. Как только компания начинает закупать чуть больше, расширять товарный ассортимент, пытаться попасть на новые рынки — ручная работа тормозит любую из этих активностей или делает их реализацию невозможной.
- Количество заявок на поставку превышает пропускную способность согласования в компании.
- Несколько подразделений влияют на требования к закупке — и часто эти требования могут противоречить друг другу.
- Часто возникают перерасходы бюджета — компания тратит на закупки больше запланированного, но обнаруживает это уже в момент проведения оплат за поставки.
- Сложно отследить, где «зависла» заявка и понять, в какой момент согласование свернуло не туда.
- Участники согласования спорят о версиях документов, не могут разобраться, какой вариант документа правильный.
- Закупочные регламенты работают только на бумаге, но практически им никто не руководствуется.
В таких условиях программа согласования заявок для отдела закупок становится первым IT-инструментом, который помогает решить задачу по оптимизации снабжения, позволяет ускорить и упростить согласование. Такое решение можно разработать и внедрить отдельно, а можно использовать как часть системы управления закупками.