Эффективные закупки: нужна ли компании собственная система управления закупками

Что поможет организации принять решение о необходимости приобретения своей электронной торговой площадки или системы управления закупками? На вопросы читателей журнала "Аукционный Вестник" отвечает эксперт компании «Фогсофт» и автор рубрики «Эффективные закупки» Сергей Юров


Сергей, что поможет организации принять решение о необходимости приобретения своей электронной торговой площадки или системы управления закупками?

Система управления закупками, или ЭТП, – не роскошь, а инструмент решения конкретных проблем, с которыми может столкнуться каждая организация. Нередко сроки поставок срываются, потому что необходимые комплектующие не поставляют в назначенное время, или предприятие не может выпускать конкурентную продукцию из-за низкокачественных комплектующих, или товары, работы и услуги поступают по завышенной цене.

Список возможных закупочных проблем обширен и индивидуален для каждой организации. Сформируйте свой «список проблем» и оцените степень его критичности. Также помочь в принятии решения могут ответы на следующие вопросы:

  • 1. Являются ли закупки вашей организации узким местом в общей совокупности бизнес-процессов?

  • 2. Применяет ли ваша организация стратегический подход в закупочной деятельности, или осуществляет закупки по принципу «где дешевле, там и лучше»?

  • 3. Есть ли другие закупочные задачи, которые необходимо решить? Поторгуйтесь на внешних ЭТП, оценив, насколько сторонние площадки решают ваши проблемы. Вполне вероятно, что у вас появится список задач, с которыми внешняя система справиться не сможет, а своя это сделает на максимально высоком уровне.

  • 4. Не слишком ли много вы платите за торги на внешней электронной торговой площадке? Поработав с поставщиками на сторонней ЭТП, вы сможете собрать статистику ваших затрат, выделив при этом не только прямые расходы, но и косвенные. Например, на многих площадках поставщики платят за участие в торгах независимо от того, выигрывают они торги или нет. В свою очередь, это затраты поставщика, которые он вернет за счет увеличения стоимости своих товаров, работ и услуг. Соответственно, это и есть скрытая плата заказчика за услуги ЭТП.

Своя система управления закупками: коробочная версия или индивидуальный проект?

Откровенно говоря, коробочная версия всегда лучше. Во-первых, она прошла испытание на многих клиентах, значит, ваша система управления закупками сразу будет работать стабильно. И, во-вторых, стоимость лицензии на программное обеспечение и сопровождения вашей системы будет значительно ниже, чем индивидуальный проект, так как все затраты распределяются между большим количеством заказчиков.

Но всегда возникает «но», а именно: в организации есть свои бизнес-процессы, которые, возможно, складывались годами. А соответствует ли коробочное решение вашим бизнес-процессам? Прежде всего, сравните ваше положение о закупках с «коробкой». Если оно на 90% совпадает, то надо внедрять коробочный продукт, а дальше будет видно. Если вы видите конкретное расхождение в функционале с вашими бизнес-процессами, то ваш вариант – доработка «коробки» или индивидуальный проект.

Как правило, оптимальным является средний вариант – в какой-то степени изменить бизнес-процессы, в какой-то степени доработать программное решение. При этом надо учитывать, что доработка электронной торговой площадки потребует дополнительных денег, кроме того, сопровождение площадки также будет дороже, чем сопровождение коробочной версии. Также нужно иметь ввиду, что переделка бизнес-процессов может потребовать немало дополнительных средств.

Недавние публикации в СМИ

РБК PRO: Полный гид по электронным торговым площадкам России: где и как закупаться

Насколько актуален тренд цифровизации закупочной деятельности частными компаниями, в чем плюсы и минусы использования внешней и кэптивной электронной торговой площадки (ЭТП), сколько стоит создать свою ЭТП и как ее развивать, разбирался «РБК Pro»

10 стратегий по управлению взаимоотношениями с поставщиками (SRM)

Говоря простым языком, управление взаимоотношениями с поставщиками (SRM) означает взаимодействие и управление сторонними поставщиками, которые предоставляют товары, материалы и услуги вашей организации. Это звучит достаточно просто - вы выбираете поставщиков, которые являются экономически эффективными и с которыми легко работать, чтобы придать отношениям большую ценность.