Несколько тысяч позиций для закупок, пересортица как норма и постоянный поиск арматуры с прокатом и бригады, которая должна начать работу еще вчера — с этим сталкивается едва ли не каждый закупщик, который комплектует строительный объект. Работа в авральном режиме рано или поздно сказывается на качестве работы снабженца: он может не успеть обработать заказ с объекта, перепутать заказы или забыть о срочном подряде. В производстве, ритейле, автобизнесе для решения массы проблем с поставками используют ЭТП, электронные торговые площадки. В строительстве, как ни странно, эта практика распространена меньше. Среди причин:
- Многие застройщики считают, что ЭТП годится для закупок товаров, тогда как подряды с помощью тендеров закупать сложно, а то и невозможно — притом, что в 80% случаев закупаются именно подряды.
- Не все застройщики в принципе знают о том, что превратить громоздкую смету и ВОР в лоты для проведения тендера можно с помощью механизмов все той же электронной торговой площадки. И сделать это можно быстро.
- Для большинства тендеры — это про «купить у того, кто предложит дешевле», на что готов пойти далеко не каждый застройщик. А значит — ЭТП, кажется, вовсе не нужна, поскольку кроме цены важны еще и сроки поставки/начала работы.
- Разрабатывать регламенты закупочной работы на ЭТП, а также менять бизнес-процессы ради того, чтобы в компании появилась «еще одна система», кажется не самым рациональным решением.
Практика автоматизации закупок с помощью iTender ЭТП показывает, что и для девелоперов, и для генеральных подрядчиков электронная торговая площадка вполне может решить большинство ключевых проблем. Ей можно «поручить» не только автоматизацию рутинных задач, в которых буквально «тонут» снабженцы и прорабы на объектах, но и решение самых сложных проблем, с которыми сталкиваются отделы снабжения в строительстве.
Разбираемся, какой должна быть электронная торговая площадка для застройщиков: расскажем об обязательных элементах системы, которая помогает экономить закупочные бюджеты застройщикам и генподрядчикам.
Что можно «поручить» ЭТП на строительном объекте
Опыт команды «Фогсофт» показывает, что, кроме автоматизации тендеров для закупки материалов, ЭТП для строительства можно «поручить» сразу несколько сложных задач, с которыми регулярно сталкиваются снабженцы на строительных объектах.
Проверка будущих поставщиков и подрядчиков на профпригодность
В ЭТП встроены механизмы для организации аккредитации, то есть проверки контрагента на соответствие требованиям заказчика. Количество и характер требований могут быть самыми разными — например, опыт (подтверждается копиями договоров подряда или отзывами), способность выполнить заданный объем работ (отчет о количестве сотрудников, спецтехнике на балансе) или отсутствие исковых «хвостов», которые могут в момент отправить подрядчика в вынужденный простой.
На этапе знакомства с новым поставщиком возможности ЭТП позволяют серьезно упростить работу службе безопасности застройщика. Новый поставщик, если заинтересован в сотрудничестве, заполнит форму для регистрации, максимально подробно расскажет о себе, а если что-то утаит, то интеграция ЭТП с реестрами недобросовестных поставщиков поможет отловить ненадежного контрагента. На практике служба безопасности просто проводит выборочную проверку фактов, предоставленных будущим поставщиком — и успевает делать свою работу, в среднем, быстрее в два-три раза.
Стабильность объемов заказов и предсказуемость — то, чего поставщикам и подрядчикам никогда не хватает — тоже можно получить с помощью ЭТП. Если для застройщика электронная площадка — это инструмент оценки и контроля качества работы, то для подрядчиков — возможность не пропустить ни одну закупку, удобный интерфейс и, в перспективе, доступ, например, через API, к системам планирования закупок заказчика
Быстрое превращение сметы и ВОР в лоты для закупок
Разбить смету на лоты для тендера — значит, в обычных условиях, потратить дни и недели. А потом еще едва ли не столько же, разбираясь с последствиями ошибок в лотах. С ЭТП, подготовленной для снабжения строительства ТМЦ и подрядами, планирование закупок происходит в разы быстрее и, к моменту запуска работ на объекте, будет готов график, в котором закупки подрядов и материалов уже выстроится в соответствии с планами строительства.
Да, у многих застройщиков в России есть свои собственные регламенты закупочной деятельности, самописный справочник работ и материалов, и кажется, что ЭТП не способна одинаково хорошо справиться с любым алгоритмом работы: выгрузкой из электронной сметы, конвертацией данных из BIM-калькулятора или разрозненных табличек Excel. Поэтому готовые решения для превращения сметы в лоты не всегда годятся.
Чаще всего в Фогсофт используется простой и надежный алгоритм работы над миграцией данных из ВОР и смет в лоты для закупок: команда проекта внедрения создает уникальный, подходящий только для конкретной компании, способ импорта сметы и ВОР на электронную торговую площадку застройщика. Расходы на разработку механизма миграции полностью окупаются на комплектации первого же объекта.
Ну а лот, появившийся на ЭТП, уже никуда не денется: планы закупок прописываются в системе, события (рассылка оповещений о новом тендере, старт сбора предложений, завершение закупки и подведение итогов) попадают в календарь событий — и система оповещает о каждом заранее.
Тендеры с помощью ЭТП — это не только экономия денег
Победитель тендера — это тот, кто предложил самую низкую цену? Нет. Этот подход еще активно используется в государственных закупках, но ни строительство, ни производство подобного себе позволить не могут: часто важнее не стоимость, а сроки поставки или выхода на объект бригады подрядчика.
ЭТП для генподрядчиков и застройщиков помогает гибко управлять отбором поставщиков и подрядчиков. Критериями оценки каждого предложения могут стать не только цена подряда или соответствие спецификации поставщика позициям в лоте, но и, если нужно, десятки других. Например, копия штатного расписания и перечень спецтехники в собственности/аренде — как доказательство способности выполнить подряд — вполне может быть таким критерием. Как и доказанный копиями контрактов опыт.
У тендера на закупку стройматериалов или заказа подряда есть и скрытые, далеко не всем известные опции. Среди них, например, выбор альтернативных поставщиков и подрядчиков — на тот случай, если победитель тендера исчезнет, откажется выполнять договорные обязательства или, пусть даже и по объективным причинам, не сможет освоить весь объем работ. В некоторых разработанных Фогсофт решениях для автоматизации закупок застройщиков и генподрядчиков есть возможность буквально «подсвечивать» альтернативных победителей: чтобы распределять крупные подряды между несколькими подрядчиками с лучшими условиями
Автоматизация не ради автоматизации
Главная цель внедрения ЭТП — не в автоматизации закупок и снабжения. Электронная торговая площадка должна помочь там, где в закупках есть «узкие» места: а это, в свою очередь, высвободит время снабженцев на оценку поставщиков (в том числе и на выездные проверки), даст возможность руководству оценивать эффективность каждого рубля из закупочного бюджета, снизит риск простоев из-за того, что поставщик исчез, а подрядчик занят на другом объекте. Менять бизнес-процесс: с помощью API электронная торговая площадка может обмениваться данными с любыми информационными системами: отправлять данные о необходимости оплаты в программы бухучета, получать из BIM-калькуляторов сметы, чтобы дробить их на лоты, обновлять историю взаимодействия с подрядчиками в базе контрагентов или получать запросы на запуск закупок из ERP.
Узнайте стоимость и сроки внедрения ЭТП
Заполните, пожалуйста, форму — в течение 20 минут с вами свяжется менеджер