Конечная стоимость продукта, как известно, складывается из совокупных расходов на его изготовление и продажу. И заказчик, желающий получить качественную поставку по конкурентной цене, может существенно повлиять на стоимость необходимых ему товаров, работ или услуг.
Экономьте на срочности
Например, если запрашиваемый заказчиком срок поставки – месяц, то поставщик может доставить необходимый товар «с колес» и фактически не понесет затрат на предварительное изготовление и хранение. Когда в условиях поставки заявляют недельный срок, то поставка может быть осуществлена, например, с центрального склада, где поддерживается минимальный запас, который по необходимости может использоваться для различных клиентов. А когда заказчик из Владивостока требует, например, от ярославского производителя поставки на следующий день, то затраты этого поставщика увеличиваются в геометрической прогрессии. Это значит, что он должен организовать и поддерживать склад во Владивостоке и, по сути, заморозить часть своего оборотного капитала. Безусловно, все расходы поставщика оплатит заказчик.
Не требуйте лишнего
Перфекционизм хорош в меру, поэтому не стоит без особой надобности писать самые завышенные требования в спецификации к товарам, работам или услугам, которые вы закупаете. Например, нередко, приобретая корпоративные программные решения, организации просят самый высокий уровень обслуживания, и непрерывное техническое сопровождение со сроком устранения неисправностей в течение 15 минут. Понятно, что для ряда бизнес-процессов это действительно актуально. В остальных случаях рекомендую закладывать не менее пары суток, что будет гораздо дешевле для заказчика. Кроме того, для обеспечения абсолютной бесперебойности придется серьезно потратиться, купив основное и резервное серверное обеспечение. К слову, в реальности, система, вероятно, у вас вообще никогда не упадет, ибо надежное программное решение крайне редко дает подобные сбои.
Затраты поставщика на торгах
Участие в торговых/закупочных процедурах – неотъемлемая часть жизни многих поставщиков. С этим также может быть связан ряд их дополнительных затрат, которые заказчик также способен сократить в свою пользу. Например, заказчик может проводить торги не в бумажной, а в электронной форме с помощью электронной торговой площадки, что позволяет поставщикам участвовать удаленно, экономя не только «командировочные».
Кроме того, заказчик может избавить поставщика от затрат, связанных с платой за участие в торгах. Как известно нередко поставщик платит за участие в торгах вне зависимости от того выигрывает он их или нет. А выигрывает он, например, в 1 из 10 случаев. Соответственно, затраты на участие во всех торгах в итоге будут включены в каждое предложение любого поставщика. Поэтому заказчикам я рекомендую либо организовывать торги на собственных электронных торговых площадках, где все в руках заказчика, либо делать это на внешних ЭТП с тарифами, когда на тех или иных условиях поставщики могут участвовать в торгах бесплатно.
К увеличению затрат заказчика также ведет использование в торгах сложных закупочных процедур. В частности речь идет о применении всяческих доторжек и переторжек, которые выжимают последние соки из поставщиков. В начальную стоимость своего товара поставщики обязательно заложат необходимость упасть на переторжке.
Финансовое обеспечение может обойтись дорого
Проведение закупочных процедур с взиманием финансового обеспечения – традиционная практика российских заказчиков. В свою очередь величина и условия предоставления обеспечения участия в торгах или обеспечения исполнения договоров может также повлиять на стоимость вашей закупки. Предположим, что обеспечение исполнения контракта установлено в размере 30% от начальной стоимости контракта, а стоимость эту ошибочно (преднамеренно или нет) завысили. Но приходит поставщик и предлагает вдвое меньшую цену, и если заказ достанется ему, то в качестве обеспечения ему придется заплатить практически сравнимую с заработком от этого заказа сумму.
А если в договоре значится, что основанием удержания обеспечения может стать, например, задержка поставки на 1 день или некие абстрактные понятия типа «недостаточный уровень качества с точки зрения заказчика»? Согласится ли поставщик на подобные условия? Качественный поставщик обязательно считает деньги и оценивает риски, поэтому в данной смоделированной ситуации он вряд ли на это пойдет, а если и пойдет, то будет страховать риски поднятием цен.
Экономьте на закупке мелочевки
Наверное, каждый заказчик сталкивался с ситуацией, когда после длительных переговоров или торговых процедур приобретенные им товары, работы или услуги оказывались дороже, чем тот же ассортимент на соседнем рынке или в интернет-магазине. Все ясно, заказчику пришлось компенсировать поставщику дополнительные расходы. Поэтому в ряде случаев целесообразно использовать наименее ресурсозатратные закупочные схемы. Например, закупку мелочевки можно производить в интернет-магазинах, с которыми вы заранее выстраиваете соответствующие отношения: автоматизируете документооборот, интегрируете системы, договариваетесь об условиях поставок и проч. Оптимизация закупочного процесса в данном случае необходима, поскольку мелочевка отличается тем, что стоит меньше, чем затраты на ее приобретение. Но в итоге это позволить сэкономить значительные средства вашей организации.
Взаимовыгодное сотрудничество
Помните, качественный поставщик не только поставляет качественный товар по конкурентной цене, но и хорошо считает деньги по каждому контрагенту. Поставлять себе в убыток он не станет. Если вы можете предложить поставщику лучшие условия, то акцентируйте внимание на этом. При каждом удобном случае отмечайте, что прикладываете усилия, чтобы поставщикам было комфортно и выгодно участвовать в ваших закупочных процедурах, а в ответ вы рассчитываете на хорошую цену.