Кейс производителя цемента

Проблемы: низкая прозрачность закупок, неполный контроль за закупочным процессом и высокая нагрузка на снабженцев

Закупочный процесс у заказчика был непрозрачным. Это было обусловлено тем, что автоматизация закупок была частичной — весь закупочный процесс она не охватывала. Компания использовала систему документооборота на платформе 1С, однако закупки проводились в традиционной форме — предложения поставщиков приходили на электронную почту.

Один из руководителей корпоративных закупок предложил руководству автоматизировать весь закупочный цикл и перевести закупки на ЭТП. Вот как он описал задачу:

Основной мотив внедрения системы автоматизации закупок— повышение прозрачности закупочных процессов. Когда коммерческие предложения присылаются на почту, сложно гарантировать, что какое-то выгодное предложение не потеряется или не будет намеренно проигнорировано в пользу менее выгодного. Чтобы избежать таких рисков, руководство приняло решение внедрить электронную площадку

Заказчик рассматривал разные решения для повышения прозрачности закупок: и выбрал iTender ЭТП

Одним из вариантов автоматизировать закупочную работу была миграция закупок на внешние электронные торговые площадки. Однако компания отказалась от этого пути: ни на одной внешней площадке не было возможности настроить закупки по собственным корпоративным регламентам. Поэтому было принято решение — приобрести коробочную версию электронной торговой площадки и, силами вендора, доработать ее.

Заказчик выбрал решение, разработанное компанией «Фогсофт» — iTender ЭТП.

Мы рассматривали разные варианты: B2B-Center, Сбербанк-АСТ, платформу Газпрома. Но они ориентированы на работу по своим правилам и не позволяют гибко настраивать процессы под конкретного заказчика. В итоге выбрали iTender: команда «Фогсофт» учла наши требования, провела нужные доработки, и площадка была адаптирована под наши внутренние процедуры

Так представитель заказчика объяснил выбор в пользу развития коробочного решения известного вендора

Внедрение, этап первый: готовая коробочная версия системы управления закупками дополняется и модифицируется

«Коробочная», то есть готовая, версия электронной торговой площадки, как и ожидал заказчик, требовала тонкой настройки под его требования и корпоративные закупочные регламенты. Поэтому «коробка» была модифицирована.

Модификация «коробки» включала в себя ряд работ:

Представитель заказчика комментирует работы по модернизации корпоративной коробочной ЭТП

Основные изменения были направлены на упрощение работы и повышение прозрачности

Внедрение, этап второй: поставщики переводятся на работу в новой системе управления закупками

Прозрачность закупок — это не только контроль за работой снабженцев, но и адаптация поставщиков к новому формату сотрудничества. Всего за три месяца заказчик перевел 100% поставщиков на собственную ЭТП. При этом инициаторы проекта столкнулись со сложностями — многим поставщикам новые условия работы казались неприемлемыми: сказывалась и привычка, и непонимание выгод от нового формата работы, некоторые поставщики просто не обладали навыками работы с программным обеспечением сложнее пакета MS Office.

Нам удалось оперативно подключить к работе большинство поставщиков. В течение первых месяцев работы ЭТП 90% из них зарегистрировались на площадке. С поставщиками из отдаленных регионов проводили разъяснительную работу оффлайн — совместно с директором по закупкам организовывали встречи, объясняли, как нужно будет работать в новых условиях. В итоге на площадке зарегистрировались 100% старых поставщиков

Представитель заказчика

Результат

За три месяца 100% поставщиков переведены на работу в ЭТП, а закупки стали прозрачными