Кейс производителя цемента

Как сделать закупки полностью прозрачными с iTender

Заказчик — один из крупнейших в центральной России производителей цемента, бетона и других нерудных материалов

Компания владеет несколькими заводами в Московской и Саратовской областях, а также разрабатывает карьеры в Карелии.

2,5 тыс. +
сотрудников

7
крупных промышленных объектов в трех регионах

1 тыс. +
постоянных поставщиков

Проблемы: низкая прозрачность закупок, неполный контроль за закупочным процессом и высокая нагрузка на снабженцев

Закупочный процесс у заказчика был непрозрачным. Это было обусловлено тем, что автоматизация закупок была частичной — весь закупочный процесс она не охватывала. Компания использовала систему документооборота на платформе 1С, однако закупки проводились в традиционной форме — предложения поставщиков приходили на электронную почту.

Было сложно поддерживать прозрачность закупочной работы — в частности, могла страдать объективность оценки предложений поставщиков, выбор победителей тендеров мог быть обусловлен личной заинтересованностью сотрудников, а не объективными факторами.
Из-за проведения тендеров «вручную» нагрузка на сотрудников была высокой.
Высоким был и риск «потерять» выгодное предложение от поставщика — и понести миллионные убытки.

Один из руководителей корпоративных закупок предложил руководству автоматизировать весь закупочный цикл и перевести закупки на ЭТП. Вот как он описал задачу:

«Основной мотив внедрения системы автоматизации закупок— повышение прозрачности закупочных процессов. Когда коммерческие предложения присылаются на почту, сложно гарантировать, что какое-то выгодное предложение не потеряется или не будет намеренно проигнорировано в пользу менее выгодного. Чтобы избежать таких рисков, руководство приняло решение внедрить электронную площадку».

Заказчик рассматривал разные решения для повышения прозрачности закупок: и выбрал iTender ЭТП

Одним из вариантов автоматизировать закупочную работу была миграция закупок на внешние электронные торговые площадки. Однако компания отказалась от этого пути: ни на одной внешней площадке не было возможности настроить закупки по собственным корпоративным регламентам. Поэтому было принято решение — приобрести коробочную версию электронной торговой площадки и, силами вендора, доработать ее.

Заказчик выбрал решение, разработанное компанией «Фогсофт» — iTender ЭТП.

«Мы рассматривали разные варианты: B2B-Center, Сбербанк-АСТ, платформу Газпрома. Но они ориентированы на работу по своим правилам и не позволяют гибко настраивать процессы под конкретного заказчика. В итоге выбрали iTender: команда «Фогсофт» учла наши требования, провела нужные доработки, и площадка была адаптирована под наши внутренние процедуры», — так представитель заказчика объяснил выбор в пользу развития коробочного решения известного вендора

Внедрение, этап первый: готовая коробочная версия системы управления закупками дополняется и модифицируется

«Коробочная», то есть готовая, версия электронной торговой площадки, как и ожидал заказчик, требовала тонкой настройки под его требования и корпоративные закупочные регламенты. Поэтому «коробка» была модифицирована.

Модификация «коробки» включала в себя ряд работ:

Отключён модуль документооборота, поскольку компанией уже используется собственная система электронного документооборота (EDM).
Ограничена видимость заявок на этапе их подачи поставщиками — чтобы стимулировать поставщиков на снижение цен.
Отключены механизмы предквалификации и аккредитации поставщиков — для того, чтобы упростить регистрацию на площадке старых поставщиков.

«Основные изменения были направлены на упрощение работы и повышение прозрачности», — комментирует работы по модернизации корпоративной коробочной ЭТП представитель заказчика

Внедрение, этап второй: поставщики переводятся на работу в новой системе управления закупками

Прозрачность закупок — это не только контроль за работой снабженцев, но и адаптация поставщиков к новому формату сотрудничества. Всего за три месяца заказчик перевел 100% поставщиков на собственную ЭТП. При этом инициаторы проекта столкнулись со сложностями — многим поставщикам новые условия работы казались неприемлемыми: сказывалась и привычка, и непонимание выгод от нового формата работы, некоторые поставщики просто не обладали навыками работы с программным обеспечением сложнее пакета MS Office.

«Нам удалось оперативно подключить к работе большинство поставщиков. В течение первых месяцев работы ЭТП 90% из них зарегистрировались на площадке. С поставщиками из отдаленных регионов проводили разъяснительную работу оффлайн — совместно с директором по закупкам организовывали встречи, объясняли, как нужно будет работать в новых условиях. В итоге на площадке зарегистрировались 100% старых поставщиков», — делится опытом представитель заказчика

Результаты

За три месяца 100% поставщиков переведены на работу в ЭТП, а закупки стали прозрачными

Готовое решение для автоматизации закупок полностью адаптировано к закупочным регламентам и правилам заказчика

100% закупок переведены на собственную электронную площадку — закупочная работа стала полностью прозрачной, выгодные предложения не теряются в потоке электронных писем и сообщений

100% поставщиков зарегистрировались на площадке и продолжили работу с заказчиком