Кейс УК «Талан»

Проблема — трудозатратные и долгие закупки

Выходу компании в новые регионы мешали сложности с выбором локальных поставщиков и подрядчиков.

По правилам компании, все закупки свыше 1 млн. руб. проводились в виде тендеров. Процедуры проходили в «бумажном» виде с многократной отправкой документов по почте и занимали около полутора месяцев.

Все тендеры проводили на бумаге. Запускали тендер, рассылали информацию по подрядчикам, проводили предквалификацию, определяли круг компаний, допущенных к процедуре. Далее представители этих компаний приходили к нам за конкурсной документацией и приносили свои предложения через 10 рабочих дней. Конверты с конкурсной документацией из других регионов присылались по почте или их передавали курьеры. Мы очень много времени тратили на рассылку, обзвон, предквалификационный отбор.

Руководитель направления по тендерам ООО «УК «Талан»

Первая попытка автоматизировать тендеры не дала результатов

Конкурентные процедуры обеспечивали выгодные цены, но были долгими и трудозатратными. Чтобы создать условия для быстрого запуска строительства в новых регионах, компания решила автоматизировать процесс выбора подрядчиков и поставщиков.

Вариант использования коммерческих ЭТП (электронных торговых площадок) был отвергнут сразу: далеко не все компании-подрядчики были готовы платить за участие в торгах.

Было решено создать собственную ЭТП, на которую можно было быстро заводить и оценивать потенциальных подрядчиков и поставщиков и, конечно, проводить тендеры в электронном формате.

Первая попытка разработать свою площадку потерпела неудачу — подрядчик потратил больше двух лет на разработку, но не справился, поскольку не имел опыта решения подобных задач.

Компания выбрала готовое решение — iTender Девелопмент

За помощью в решении задачи «УК «Талан» обратилась к компании «Фогсофт» — разработчику программ для автоматизации закупок. Команда «Фогсофт» предложила готовое решение — ЭТП iTender Девелопмент, которое разработано специально для застройщиков и строительных компаний.

Когда нам провели презентацию проекта электронной торговой площадки в «Фогсофт», мы с моим руководством поняли, что более 80% тех возможностей, что реализованы в «Фогсофт», в предыдущей разработке не было. Мы приостановили работу с прежними разработчиками и, наконец, пришли к профессионалам автоматизации закупок, которые внедрили настоящую электронную торговую площадку всего за полтора месяца!

Руководитель направления по тендерам ООО «УК «Талан»

Закупки ускорены, затраты снижены

Цель достигнута!

Прошло всего около трех месяцев с начала работы площадки, и трудозатраты наших сотрудников уже стали меньше. Мы упростили работу по выбору подрядчиков. Значительно оптимизирован процесс проведения тендера. Также упрощен сбор конкурсных предложений (когда компания готовит пакет документации) — и компаниям проще предоставить в электронном виде, и нам проще. Никакой бумаги, никаких курьеров, затянутой пересылки документации…

Руководитель направления по тендерам ООО «УК «Талан»