Кейс строительной компании (NDA)

Проблемы: высокие цены, медленные закупки, ненадежные поставщики

Компания обратилась в компанию «Фогсофт» для внедрения решения, которое помогло бы снизить закупочные цены, ускорить закупки и упорядочить работу с поставщиками. Несмотря на то, что заказчик уже активно использовал тендеры для снижения закупочных цен, конкурентные закупки осуществлялись вручную, и на них тратилось слишком много времени. Сторонние торговые площадки компания не использовала, поскольку они не позволяли проверять надежность поставщиков. Заказчик стремился сократить время на проведение закупок и, насколько возможно, автоматизировать закупочные процессы.

Когда строятся одновременно до десятка объектов, да еще и в разных регионах, снабжение может не успевать справляться с потоком заказов, работая, фактически, в оперативном, даже авральном режиме. Отследить, насколько эффективно проводятся закупки, если один заказчик находится в Москве, второй — в Вологде, а третий рассчитывает на скорую поставку материалов для отделки для новостройки в Санкт-Петербурге. Получается хаос, от которого не спасают ни планы строительства объекта, ни предельно подробная смета. Организационные проблемы приводили к потерям денег — это и высокая себестоимость закупок, и значимый процент срочных заказов, и цены на услуги и материалы выше, чем нам бы хотелось. Наконец, репутационные потери — невыполнение нами обязательств перед клиентами и поставщиками

Директор по закупкам и тендерам

Автоматизация должна была решить несколько ключевых проблем, с которыми сталкивалась компания:

С этими проблемами заказчик планировал справиться с помощью автоматизации закупочного процесса. Гендиректор, тендерный отдел и отдел контроля закупок инициировали переход от разрозненных закупок к снабжению через собственную электронную площадку.

Фогсофт предложила готовое решение — iTender Девелопмент, разработанное специально для застройщиков

Системой управления закупками iTender Девелопмент пользуются крупные девелоперы, застройщики и генподрядчики. «Коробка» iTender Девелопмент была развернута в сжатые сроки: через два месяца со старта внедрения заказчик смог проводить закупки не в MVP, а на полностью работоспособной брендированной площадке.

MVP (англ. Minimum Viable Product, минимально жизнеспособный продукт) — ранняя версия программного продукта, в которой есть набор возможностей, достаточный для начала работы. Как правило, в MVP не брендирована, имеет минималистичный дизайн.

После внедрения коробочной версии электронной торговой площадки iTender Девелопмент сотрудники тендерного отдела и отдела контроля закупок получили возможность:

Заказчику удалось попутно решить и вопрос с распределением крупных заказов между несколькими поставщиками или подрядчиками. Не декларируемая в начале сотрудничества проблема — невыполнение обязательств перед компанией даже надежными, казалось бы, поставщиками. Среди объективных причин — ограниченные производственные мощности или не слишком большой штат специалистов и рабочих. При этом, если качество материалов и работ заказчика полностью устраивает, но возможностей полностью выполнить заказ у контрагента нет, не нужно отказываться от сотрудничества: достаточно распределить объем поставки МТР или СМР среди нескольких надежных контрагентов. Решение для быстрого распределения было найдено среди инструментов iTender Девелопмент.

Фокус на сокращении трудозатрат, связанных с формированием и согласованием договоров вполне очевиден — на пресловутую «бумажную работу», которая включает в себя не только создание «рыбы» договора, но и визирование, корректировки формулировок и пунктов, уходит масса времени: по нашим оценкам это примерно треть времени, которое отведено на закупки, у нас часть документооборота, связанная с закупками, автоматизирована. После выбора победителя договор формируется автоматически, на основании данных о предмете закупки, информации из профиля победителя тендера. После чего договор отправляется, вместе с уведомлением о победе в закупке, победителю. Данные не заводятся в договор вручную, поэтому ошибки в нем исключены: а это сокращает время согласования — достаточно беглой проверки документа. После нее договор отправляется из ЭТП в нашу СЭД.

Директор по закупкам и тендерам

Результаты: в два раза ускорилось согласование документов, закупки стали централизованными, а товары и услуги заказчик стал получать точно в срок

За 2 месяца удалось решить все заявленные компанией задачи:

Цель достигнута!

Для распределения крупных заказов используются разные встроенные в iTender SRM возможности:

• Определение резервного победителя в закупке — на него перекладывается выполнение части крупного заказа. Резервных победителей может быть несколько, а оповещение о победе и приглашение подписать договор рассылаются им автоматически.
• Попозиционные торги — крупный заказ можно раздробить на отельные позиции, для каждой из которых проводится своя закупочная процедура, в которой определяется победитель.

Подводят даже проверенные поставщики, причем часто это вовсе не их вина — производителю сложно отказаться от контракта, и он просто не рассчитывает при этом силы, ресурсы, возможности производства. От таких ошибок в расчетах страдает и сам поставщик, попадая в неблагонадежные, и мы как заказчик — не получая товаров и услуг, на которые рассчитываем. С этой проблемой мы справились, используя встроенные в iTender возможности. Речь о таких инструментах как, например, попозиционные торги. Если объем поставки чрезмерно велик, мы разбиваем его на отдельные лоты, по каждому из которых у нас определяется свой победитель. Так мы «раскидываем» большие объемы работ или поставок на нескольких надежных поставщиков. Мы гарантированно получаем заказанное, а контрагенты — контракты, которые точно способны выполнить. И главное, чтобы распределить крупные объемы заказов, не нужны ни долгие переговоры и согласования: наши тендерные специалисты просто используют встроенные возможности электронной площадки.

Директор по закупкам и тендерам