Кейс строительной компании (NDA)

как автоматизировать и упорядочить закупки

Клиент — крупный застройщик и девелопер

Компания строит многоквартирные жилые дома в Москве, Санкт-Петербурге и Вологде

Вошла в список топ-30 застройщиков по объемам введенного в строй жилья в Подмосковье в 2023 году

5-6 многоквартирных жилых комплексов общей площадью 400-500 тыс. кв. метров сдает ежегодно

4,5-5 млрд рублей ежегодно компания тратит на закупки материалов и подрядов

Проблемы: высокие цены, медленные закупки, ненадежные поставщики

Компания обратилась в компанию «Фогсофт» для внедрения решения, которое помогло бы снизить закупочные цены, ускорить закупки и упорядочить работу с поставщиками. Несмотря на то, что заказчик уже активно использовал тендеры для снижения закупочных цен, конкурентные закупки осуществлялись вручную, и на них тратилось слишком много времени. Сторонние торговые площадки компания не использовала, поскольку они не позволяли проверять надежность поставщиков. Заказчик стремился сократить время на проведение закупок и, насколько возможно, автоматизировать закупочные процессы.

«Когда строятся одновременно до десятка объектов, да еще и в разных регионах, снабжение может не успевать справляться с потоком заказов, работая, фактически, в оперативном, даже авральном режиме. Отследить, насколько эффективно проводятся закупки, если один заказчик находится в Москве, второй — в Вологде, а третий рассчитывает на скорую поставку материалов для отделки для новостройки в Санкт-Петербурге. Получается хаос, от которого не спасают ни планы строительства объекта, ни предельно подробная смета. Организационные проблемы приводили к потерям денег — это и высокая себестоимость закупок, и значимый процент срочных заказов, и цены на услуги и материалы выше, чем нам бы хотелось. Наконец, репутационные потери — невыполнение нами обязательств перед клиентами и поставщиками».

Аркадий

Директор по закупкам и тендерам

Автоматизация должна была решить несколько ключевых проблем, с которыми сталкивалась компания:

Расходы на комплектование строящихся объектов не поддавались контролю — разброс цен на одни и те же материалы и на одинаковый объем строительно-монтажных работ был очень велик, компания переплачивала за услуги и материально-техническое обеспечение.
Было сложно прогнозировать сроки поставки стройматериалов и проведения подрядных работ— строительные объекты комплектовались материалами и строителями «по факту», планирование закупок велось разрозненно, для каждого объекта отдельно.
Срывы поставок материалов, а также отсутствие работников подрядных организаций на объектах — тендеры проводились в режиме «нужно уже вчера», и не всегда удавалось вовремя организовать работы или поставку.
Согласование договоров занимало почти треть от всего времени закупки.

С этими проблемами заказчик планировал справиться с помощью автоматизации закупочного процесса. Гендиректор, тендерный отдел и отдел контроля закупок инициировали переход от разрозненных закупок к снабжению через собственную электронную площадку.

Фогсофт предложила готовое решение — iTender Девелопмент, разработанное специально для застройщиков

Системой управления закупками iTender Девелопмент пользуются крупные девелоперы, застройщики и генподрядчики. «Коробка» iTender Девелопмент была развернута в сжатые сроки: через два месяца со старта внедрения заказчик смог проводить закупки не в MVP, а на полностью работоспособной брендированной площадке.

MVP (англ. Minimum Viable Product, минимально жизнеспособный продукт) — ранняя версия программного продукта, в которой есть набор возможностей, достаточный для начала работы. Как правило, в MVP не брендирована, имеет минималистичный дизайн

После внедрения коробочной версии электронной торговой площадки iTender Девелопмент сотрудники тендерного отдела и отдела контроля закупок получили возможность:

Быстро проводить закупки в форме запросов предложений и снижать стоимость товаров и услуг — был автоматизирован самый удобный и быстрый способ конкурентной закупки подрядов или материалов, запрос предложений. С его помощью у закупщиков получилось не только сбивать цены, используя конкуренцию, но и ускорять закупочный процесс.

Организовывать аккредитацию поставщиков и работать только с проверенными контрагентами. Аккредитация — обязательная процедура для потенциальных поставщиков и подрядчиков на торговой площадке заказчика. Во время аккредитации поставщики подтверждают квалификацию и уточняют, какие виды материалов и услуг готовы поставлять/оказывать. Благодаря аккредитации становится проще собрать на ту или иную закупку поставщиков, которые точно справятся с поставкой и подрядчиков на заданный объем СМР вовремя. Процедуры аккредитации были автоматизированы, что в 3 раза ускорило проверку поставщиков — с шести рабочих дней до двух.

Добиваться более выгодных условий поставки или оказания услуг с помощью вспомогательных конкурентных процедур — например, переторжек. Переторжки проводят для участников закупок, которые сделали самые выгодные для заказчика предложения. Переторжка нужна, чтобы скорректировать условия поставки еще немного в пользу заказчика. Это может быть снижение цены, рассрочка платежа, отказ поставщика от полной предоплаты, включение в договор поставки увеличенной гарантии или гарантий финансовой ответственности за некачественно выполненные работы. Переторжку можно проводить в закрытой форме: ее участники не знают о том, что предложили заказчику конкуренты.

Регулировать уровень конкуренции буквально за пару кликов — поставщиков приглашают участвовать в закупке с помощью автоматических рассылок. Достаточно указать важные для участия в закупке характеристики поставщиков и запустить рассылку. Это позволяет быстро набрать поставщиков для участия в тендере, увеличить конкуренцию или ограничить количество участников тендера.

Быстро формировать и согласовывать закупочные документы — для ускорения и упрощения документооборота система управления закупками iTender SRM была интегрирована с корпоративной системой документооборота.

Заказчику удалось попутно решить и вопрос с распределением крупных заказов между несколькими поставщиками или подрядчиками. Не декларируемая в начале сотрудничества проблема — невыполнение обязательств перед компанией даже надежными, казалось бы, поставщиками. Среди объективных причин — ограниченные производственные мощности или не слишком большой штат специалистов и рабочих. При этом, если качество материалов и работ заказчика полностью устраивает, но возможностей полностью выполнить заказ у контрагента нет, не нужно отказываться от сотрудничества: достаточно распределить объем поставки МТР или СМР среди нескольких надежных контрагентов. Решение для быстрого распределения было найдено среди инструментов iTender Девелопмент.

«Фокус на сокращении трудозатрат, связанных с формированием и согласованием договоров вполне очевиден — на пресловутую «бумажную работу», которая включает в себя не только создание «рыбы» договора, но и визирование, корректировки формулировок и пунктов, уходит масса времени: по нашим оценкам это примерно треть времени, которое отведено на закупки, у нас часть документооборота, связанная с закупками, автоматизирована. После выбора победителя договор формируется автоматически, на основании данных о предмете закупки, информации из профиля победителя тендера. После чего договор отправляется, вместе с уведомлением о победе в закупке, победителю. Данные не заводятся в договор вручную, поэтому ошибки в нем исключены: а это сокращает время согласования — достаточно беглой проверки документа. После нее договор отправляется из ЭТП в нашу СЭД».

Аркадий

Директор по закупкам и тендерам

Результаты: в два раза ускорилось согласование документов, закупки стали централизованными, а товары и услуги заказчик стал получать точно в срок

За 2 месяца удалось решить все заявленные компанией задачи:

Сократились расходы на комплектование объектов и подряды — экономия составила 5-6% по сравнению с закупочной работой «на бумаге» и сторонних торговых площадках, все закупки стали проводиться централизованно — появилась возможность контролировать уровень цен и даже объединять заказы от разных объектов одну закупку.

Скорость закупок увеличилась на 39%. Закупки ведутся в соответствии с общим планом — благодаря централизации закупочной работы на собственной площадке.

Только 5% поставщиков оказываются ненадежными. В результате, количество срывов поставок и сроков выполнения подрядов уменьшилось на порядок — здесь положительное влияние оказала не только возможность быстро проводить аттестации поставщиков и подрядчиков, но и высокая скорость обработки заказов с объектов

Вдвое сократились сроки согласования договоров с поставщиками и подрядчиками— с двух недель до недели и меньше

Цель достигнута!

Для распределения крупных заказов используются разные встроенные в iTender SRM возможности:

Определение резервного победителя в закупке — на него перекладывается выполнение части крупного заказа. Резервных победителей может быть несколько, а оповещение о победе и приглашение подписать договор рассылаются им автоматически.
Попозиционные торги — крупный заказ можно раздробить на отельные позиции, для каждой из которых проводится своя закупочная процедура, в которой определяется победитель.

«Подводят даже проверенные поставщики, причем часто это вовсе не их вина — производителю сложно отказаться от контракта, и он просто не рассчитывает при этом силы, ресурсы, возможности производства. От таких ошибок в расчетах страдает и сам поставщик, попадая в неблагонадежные, и мы как заказчик — не получая товаров и услуг, на которые рассчитываем. С этой проблемой мы справились, используя встроенные в iTender возможности. Речь о таких инструментах как, например, попозиционные торги. Если объем поставки чрезмерно велик, мы разбиваем его на отдельные лоты, по каждому из которых у нас определяется свой победитель. Так мы «раскидываем» большие объемы работ или поставок на нескольких надежных поставщиков. Мы гарантированно получаем заказанное, а контрагенты — контракты, которые точно способны выполнить. И главное, чтобы распределить крупные объемы заказов, не нужны ни долгие переговоры и согласования: наши тендерные специалисты просто используют встроенные возможности электронной площадки».

Аркадий

Директор по закупкам и тендерам