Кейс ТОО «Моторная компания «Астана-Моторс»
Крупнейший автодилер и автопроизводитель Казахстана объединил закупки 35 филиалов на одной электронной площадке
Компания — официальный дилер Hyundai, BMW, Сhery, Foton, Haval и Subaru, производит коммерческие, специализированные и пассажирские автомобили Hyundai.
30+%
автомобилей в Казахстане поставляются компанией
35
дилерских центров и филиалов
4
собственные производственные площадки
Проблема: каждый филиал организовывал закупки по-своему, поэтому тендеры не давали ожидаемой выгоды
Филиалы, дилерские и сервисные центры компании Астана-Моторс вели закупки разрозненно, а значительный объем закупочного документооборота проходил оффлайн. Контролировать закупочную работу было либо сложно, либо невозможно. Проведение тендеров не приносило ожидаемого эффекта:
- Не было централизованного контроля над закупками, что не позволяло управлять поставщиками.
- Невозможно было объединять потребности всех компаний группы для снижения закупочных цен.
- На оценку эффективности закупок требовалось много времени и усилий.
Чтобы оптимизировать закупочный процесс нужна была единая информационная система, внутри которой могли бы работать все филиалы компании
Тимур Такабаев
руководитель проектов CRM и ЭДО, ТОО «Моторная компания «Астана-Моторс»
Решение: собственная электронная торговая площадка на платформе iTender ЭТП
Изучив несколько популярных в ЕАЭС решений для автоматизации и упорядочивания закупок, Астана-Моторс выбрала iTender ЭТП — готовую информационную систему для управления закупками. Она включает базовые конкурентные закупочные процедуры, инструменты для оценки и категоризации поставщиков, сбора и обработки информации о качестве работы контрагентов.
Возможностей базовой «коробочной» версии оказалось достаточно для того, чтобы автоматизировать закупки всех филиалов компании и перевести работу на единую цифровую платформу.
Команда внедрения ЭТП:
- Установила информационную систему iTender ЭТП на серверах заказчика.
- Перенесла закупочные процедуры заказчика в автоматизированную систему.
- Провела регистрацию новых пользователей со стороны владельца торговой площадки, распределила роли и права доступа для сотрудников.
- Перенесла поставщиков из онлайн и оффлайн баз заказчика на электронную торговую площадку.
- Изменила пользовательский интерфейс в соответствии с запросами заказчика — особенностями закупочных процедур, ролями, требованиями к защите информации о закупках и поставщиках.
- Обучила сотрудников компании «Астана Моторс» работе на электронной торговой площадке.
- Брендировала электронную торговую площадку в соответствии с брендбуком компании.
Через месяц с момента обращения Астана-Моторс в компанию «Фогсофт» на площадке стартовали первые реальные тендеры
Тимур Такабаев
руководитель проектов CRM и ЭДО, ТОО «Моторная компания «Астана-Моторс»
Развитие электронной торговой площадки «Астана-Моторс»
Опытно-промышленная эксплуатация подтвердила оценку бизнес-заказчика, которую он дал системе еще до старта проекта — возможности iTender ЭТП существенно превышают базовые запросы компании. Поэтому логичным шагом стало решение о подключении этих возможностей. В результате, организация и проведение тендеров стали более удобными и быстрыми, увеличились шансы на снижение стоимости каждой закупки, а площадка стала еще более комфортной как для сотрудников компании, так и для поставщиков.
Несипбаев Бекнур Муратович
Генеральный директор КМК «Астана Моторс»
Команда проекта внедрила ряд улучшений и дополнительных возможностей
«Аукционный зал» — решение для поставщиков, которое позволяет одновременно участвовать в нескольких закупках, не переключаясь между вкладками, а в режиме «одного окна».
Проведение позиционных торгов — позволяет определять лучшие ценовые предложения для отдельных позиций и их групп в рамках одной закупки.
Автоматизированную рассылку приглашений на закупки проверенным поставщикам или контрагентам, вид деятельности которых соответствует тематике закупки. Опция которые позволила упростить поиск и приглашение участников торгов, организацию рассылок.
Инструменты для квалификационного отбора поставщиков для допуска к участию в закупке.
Подписку для поставщиков о появлении новых закупок
Результат: цели проекта внедрения электронной торговой площадки достигнуты
В результате внедрения собственной ЭТП удалось:
Консолидировать на одной электронной торговой площадке закупочные процессы головной и дочерних компаний, привести к единому стандарту регламенты закупок нескольких десятков филиалов
Снизить стоимость закупок — за счет агрегирования потребностей дочерних компаний, укрупнения заказов поставщикам и получения оптовых скидок от поставщиков
Ускорить и упростить закупки — выстроить управление ими как процессом, от приглашения поставщиков на тендеры до автоматического выбора победителей торгов