Как автоматизировать закупки: выбираем решение, которое поможет сэкономить до 20% закупочного бюджета

Проблемы, которые помогает решить автоматизация закупочной деятельности

Может показаться, что проблемы в снабжении и закупочной работе уникальны, что они зависят от особенностей бизнес-процессов в компании. Это не так. К нам, в Фогсофт, обращаются заказчики с разнообразными, но вполне себе типовыми задачами, которые призвана решить система автоматизации закупок. Чаще всего спрашивают, поможет ли автоматизация в случаях:

• Высоких цен на товары и услуги— руководство компании уверено, что закупать можно по более низкой цене и, в качестве бонуса, с более удобными и выгодными условиями поставки (например, отсрочкой платежа или рассрочкой).
• Проблем с качеством поставок — если, например, в значимой доле партий товаров присутствует брак, пересортица, а сроки поставок регулярно срываются.
• Нехватки надежных поставщиков — значительная часть пула поставщиков с завидной регулярностью генерирует проблемы из предыдущего пункта.
• Каждая закупка, особенно если речь идет о тендере, проводится долго, вплоть до того, что тендер завершается, когда сроки поставки уже вышли, а на организацию поставки тратятся десятки и сотни человеко-часов.
• Непрозрачности закупочного процесса — заявки на поставку теряются, в результате чего срываются сроки, невозможно понять, на каком этапе та или иная закупка, сложно найти ответственного, а руководитель отдела закупок тратит массу времени на выяснение деталей каждой операции.

Рад сообщить, что все перечисленное — болезни, которые лечатся автоматизацией процесса закупок. Давайте же определимся, с помощью каких решений можно привести в порядок закупочную функцию вашей компании. Выбор у нас с вами есть: от систем электронного документооборота (СЭД) для совсем простых процессов до специализированных программ — SRM и ЭТП.

Решения для автоматизации закупочных процессов

Строго говоря, даже расшаренный Excel-файл где-нибудь в Google Docs — это уже автоматизация, пусть и частичная, простая и недостаточная. Решение, которое позволит автоматизировать закупки, можно развернуть на базе разных программных продуктов:

• ERP (Enterprise Resource Planning — система планирования ресурсов).
• Корпоративная система электронного документооборота (СЭД).
• Электронная торговая площадка (ЭТП) и система управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM).

А можно и вовсе вынести закупки из контура корпоративных информационных систем и за абонентскую плату проводить торги на одной из внешних торговых площадок, если вопросы информационной безопасности вас не волнуют, и вы готовы проводить торги по чужим правилам.

Подсистема управления закупками в ERP

Автоматизирует такие этапы закупок, как планирование и контроль исполнения договорных обязательств. Справляется с поддержкой формирования и обработки заказов на поставку — в том, что касается отслеживания статуса заказа, у главной российской ERP на платформе 1С все хорошо. Еще один плюс автоматизации закупочных процессов с помощью ERP — по умолчанию подсистема интегрирована с другими функциональными составляющими ERP, поэтому обмен данными с другими подсистемами работает без сложных и долгих настроек.

Правда, построив автоматизацию системы закупок на базе ERP, можно забыть про обязательные для развитой системы управления закупками возможности: квалификация поставщиков, категорийный менеджмент, проведение тендеров, регулярная оценка надежности контрагентов. ERP, в которых были бы инструменты для перечисленного, я не знаю. Нет в ERP и доступа для поставщиков — а допуск потенциальных и действующих поставщиков в систему автоматизации, по моему мнению, является краеугольным камнем успешной и эффективной системы управления закупками и взаимоотношениями с поставщиками.

Корпоративные системы электронного документооборота

Тема использования систем электронного документооборота для автоматизации закупочной деятельности мне встречалась часто. СЭД в России много: Directum, 1С: Документооборот, Дело, Тезис, Docs5, Доки, DocVision — в списке только известных программ более 30 позиций. А по данным Ассоциации КП ПОО примерно 80 % российских компаний используют инструменты СЭД. Соответственно, у многих компаний велик соблазн адаптировать под нужды автоматизации закупок уже работающий софт — систему электронного документооборота. Каждая СЭД, разумеется, имеет особенности, которые как помогают организовать управление закупками, так и мешают.

Общее для всех СЭД в контексте автоматизации закупочной деятельности — системы электронного документооборота годятся только для…. все верно, для документооборота. Создать заявку на закупку, провести ее по сколь угодно сложному маршруту согласования и проконтролировать маршрутизацию, подготовить договор поставки и проконтролировать его исполнение — с этим СЭД прекрасно справляются. Но как только речь заходит о собственно закупочных процессах — СЭД оказываются если не бесполезными, то около того. Создать план закупок, консолидировать потребности, провести тендер или заказать поставку, контролировать качество поставщиков — это не для систем электронного документооборота.

Вместе с тем СЭД прекрасно справляется с ролью источника данных для систем, с помощью которых можно действительно автоматизировать управление закупками. Поэтому интеграция СЭД со специализированными программами (ЭТП или SRM) — очень частая история.

Специализированные решения для автоматизации отдела закупок

Это ЭТП (электронные торговые площадки) и SRM (системы управления взаимоотношениями с поставщиками). Сосредоточены они на решении принципиально разных задач.

Возможности ЭТП сосредоточены на автоматизации собственно процесса закупки — проведении тендеров, поддержке работы тендерных комиссий, аттестации поставщиков для допуска к торгам. ЭТП, таким образом — специализированное решение. Рекомендую его компаниям, которые больше внимания хотят уделить автоматизации тендеров как таковых. Как правило, в ЭТП уже настроены и готовы к работе несколько самых востребованных конкурентных закупочных механик — и не более. Но есть и исключения:

Так, функциональные возможности нашей ЭТП не ограничиваются одной лишь автоматизацией проведения конкурентных процедур. Программа автоматизации закупочной деятельности iTender ЭТП позволяет работать над улучшением качества поставщиков, как потенциальных, так и действующих. Автоматизировано и взаимодействие с поставщиками: в той его части, которая касается организации тендеров:

• В системе предустановлены квалификационные процедуры — инструменты для оценки качества поставщиков перед началом сотрудничества (аккредитации) и во время него (аттестации). Причем, аттестации можно проводить в том числе и для допуска поставщиков к важным закупкам.
• Автоматизировано привлечение поставщиков к участию в закупках — вместо того чтобы вручную отбирать кандидатов и вручную же отправлять им приглашения на участие в тендере (а потом, со слипающимися глазами, проверять, все ли поставщики ответили, не проигнорировали ли они письмо и не нужно ли напомнить о скором начале торга). Более того, пул кандидатов на участие можно сформировать буквально кликом — по специализации поставщика и/или по факту прохождения им квалификационных процедур.

SRM или Supplier Relationship Management предназначена для управления взаимодействием с поставщиками до и после закупки — оценки и категоризации, проведении регулярных аттестаций. В ряде случаев SRM опционально может поддерживать автоматизацию собственно закупок (тендеров или заказов на поставку без конкурентных закупочных процедур).

У нас, в iTender SRM к традиционным возможностям систем автоматизации взаимодействия с поставщиками добавлен функционал консолидации потребностей и автоматизация планирования закупок, контроль за исполнением договорных обязательств, а также аналитический блок и электронная торговая площадка. Таким образом, решение iTender SRM представляет собой систему, которая охватывает действительно все этапы процесса:

• Потребности в ТМЦ (товарно-материальных ценностях) создаются и согласовываются внутри системы, встраиваются в план закупок.
• После согласования потребности превращаются в лоты — и тогда отправляются на встроенную ЭТП — или в заказы на поставку, которые направляются поставщику.
• По завершении тендера в системе можно сформировать проект договора и создать события — контрольные точки для мониторинга исполнения контрактных обязательств.
• В закупках участвуют поставщики, которые прошли отбор еще на этапе регистрации в SRM, причем к некоторым тендерам или в пул поставщиков, которым адресно отправляют заказы на поставку, попадают те, кто прошел не только аккредитацию, но и аттестацию, регулярный аудит надежности или состоит в определенной категории.
• Заявки, лоты, проведенные закупки, документы, результаты аттестаций — все это аккумулируется в системе, упорядочивается, доступно для быстрого поиска. Формируется база для аналитики — отчетов, которые позволяют получить предельно точную картину об эффективности работы отдела закупок, надежности каждого поставщика, ценах и их динамике.

С помощью какой системы управления закупками автоматизировать закупки получится лучше всего

На этапе выбора решения бессмысленно сравнивать классы систем для автоматизации закупочных процессов. Соотнесите перечень задач, которые вы хотите решить с помощью автоматизации закупок и возможности решения.

Если речь идет только о том, чтобы ускорить согласование заявок на поставку ТМЦ, достаточно будет вложить бюджет в доработку корпоративной СЭД или заплатить за доработку корпоративной ERP. Но возможностей ни первого, ни второго, ни обоих решений вместе не хватит для того, чтобы автоматизация отдела закупок была полной. С этой задачей справятся только специализированные информационные системы: SRM или ЭТП.

Принципиальный выбор между SRM и ЭТП тоже зависит от задач, которые предстоит решать:

• Если проблемы касаются скорости проведения конкурентных закупок или вы хотите снизить стоимость каждой закупки, но не планируете концентрироваться на развитии взаимоотношений с поставщиками, то стоит отдать предпочтение ЭТП.
• Внимание к управлению качеством поставщиков, их скорингу и категоризации — основание для того, чтобы автоматизация закупок была построена на базе SRM.

А теперь — подробней, для решения каких задач подходят разные типы программ для автоматизации закупок:

Поделюсь несколькими примерами — как наши заказчики выбирали решение для автоматизации закупок

Управляющая компания «Талан»: в компании поняли, что медленные конкурентные закупки не только серьезно тормозили строительство объектов, но и были тем самым «узким местом», тормозившим развитие и рост. Цифровизация тендеров с помощью коробочной версии нашей iTender ЭТП позволила в разы ускорить проведение конкурентных закупок: фактор, который негативно влиял на скорость комплектования объектов и мешал строить даже в соседних с родным Ижевском регионах, был преодолен.

Сейчас электронная торговая площадка «УК «Талан» — это не только богатый инструментарий для проведения конкурентны закупок, но и возможности для договорной работы, а также рейтингования поставщиков. Но сначала была решена проблема со слишком медленными тендерами

На решение ключевой проблемы у нас с заказчиком ушло чуть меньше полутора месяцев: фактически, «УК «Талан» хватило т н. «коробочной» версии системы, то есть готовой ЭТП, со стандартными закупочными процедурами, аттестациями, маршрутами согласований. В дальнейшем система, на которой строилась автоматизация отдела закупок, развивалась и модернизировалась.

Заказчик из Казахстана — золотодобывающая компания RG Gold — помимо проблемы медленных тендеров хотела побороть еще и разрозненность закупок. Подразделения компании были озабочены только собственным снабжением, следовали локальным правилам и регламентам, никак не координировали собственные закупки с коллегами. Децентрализация затрудняла контроль за тем, как расходуется закупочный бюджет. Медленные закупки напрямую влияли на доступность ТМЦ — а такая сложная отрасли как золотодобыча требует просто колоссального количества расходных материалов и запчастей.

Средством для централизации и ускорения закупок стала наша iTender ЭТП:

Цели, которые ставила перед автоматизацией закупочной деятельности компания RG Gold были достигнуты: iTender ЭТП стала точкой входа для разрозненной закупочной работы подразделений, а тендеры ускорились — закупщики стали успевать

Опыт этих и других проектов показывает, что ответ на вопрос о том, какое решение выбрать для автоматизации, частично можете дать вы сами: описав действующий закупочный процесс и указав цели, которые нужно достичь с помощью внедрения программы управления закупками.

Большую часть проблем в закупках система автоматизации решает благодаря трем ключевым особенностям: централизации закупочной работы — фактически, она позволяет работать в режиме «одного окна», контроля как за операционной деятельностью отдела снабжения, так и за тем, как реализуется закупочная стратегия и переноса более-менее значимой части операций и этапов закупочной работы в электронный вид:

• Централизация — позволяет работать в режиме «одного окна», в результате чего одна-единственная система заменяет собой зоопарк из почты, табличек, чатов в мессенджерах, звонков (ну кто их записывает, согласитесь!), заметок «на полях» и массы прочих носителей и каналов обмена информацией.
• Контроль достигается за счет максимальной прозрачности: любое действие, документ или событие сохраняются в системе, а доступность их остается очень высокой. Любые данные можно получить в пару кликов — ничто не пропадает, ничего не получиться скрыть.
• Цифровизация дает возможность потратить минуты там, где требовались часы, запустить процесс или этап буквально по клику — например, сформировать из разрозненных позиций лот и отправить его на торговую площадку или подвести итог тендера и выбрать основного и альтернативного победителей.

Фактически, выраженность этих трех составляющих системы автоматизации закупочного процесса — централизации, контроля и цифровизации — и должна служить основным критерием выбора системы для вашего отдела закупок и снабжения. Ответьте на вопрос, насколько у конкретной информационной системы выражены все три составляющие, сравните со своими задачами и целями, перечнем процессов, которые вы хотите автоматизировать. И уже на основании сравнения составить шорт-лист систем и вендоров этих систем. После этого остается только разослать письма с приглашением провести демонстрацию системы, чтобы посмотреть на нее вживую.