iTender-SRM — это набор современных инструментов, применяемых на разных этапах процесса управления закупками и взаимодействия с поставщиками
О компании

Стратегическое управление
закупками или как повысить
эффективность

Читать статью
iTender SRM управление закупками и поставщиками.
 

Возможности систем автоматизации закупок iTender SRM

Внедрение системы SRM (Supplier Relationship Management) позволяет предприятиям снизить расходы на закупки в среднем на 12%, трудозатраты закупщиков — в 2-3 раза, значительно повысив при этом скорость оборота капитала. Как добиться таких результатов?

iTender-SRM — это набор современных инструментов, применяемых на разных этапах процесса управления закупками и взаимодействия с поставщиками.

Платформа для автоматизации торгово-закупочной деятельности и управления отношениями с поставщиками iTender была создана Фогсофт в 2005 году.

Сегодня на платформе iTender разработан широкий спектр продуктов, более 70 внедренных систем в России, Украине, Казахстане и Белоруссии, среди которых: системы автоматизации закупочной деятельности Уральской горно-металлургической компании, Российской телевизионной и радиовещательной сети, Северо-Восточного федерального университета имени М.К. Аммосова, Мосводоканала, Московской теплосетевой компании, Дальневосточной управляющей энергетической компании.

Планирование закупок и поставок

На этапе планирования закупок SRM-система iTender помогает заказчику рационально планировать закупочную деятельность в соответствии с текущими и будущими потребностями компании, а поставщикам — заранее готовиться к реализации потенциальных заказов.

Система «Планирование закупок» отвечает за регистрацию, согласование, ревью, консолидирование заказов, анализ и прогнозирование потребностей, формирование плана-графика закупок, коммуникацию заказчика с поставщиком, позволяя в оперативном режиме получать важную информацию, например, об изменениях в условиях поставок, новинках производства и так далее. Подробнее о системе планирования закупок

Фогилев Михаил, генеральный директор компании Фогсофт:

Планирование закупок в 2 раза быстрее!

На предприятиях, где номенклатура закупок содержит несколько тысяч позиций или закупочные позиции часто меняются, процесс согласования закупок, как правило, многоэтапный — от одного подразделения к другому, с массой уточнений.

Сложностей с согласованием закупок компаниям также может добавлять разница в часовых поясах (актуально для предприятий с филиальной сетью). Автоматизированный инструмент сокращает время на планирование и согласование закупок, как минимум, вдвое.

Юров Сергей, директор департамента специальных проектов Фогсофт:

Аттестация поставщиков — шаг к пулу эффективных поставщиков

Работа с пулом эффективных поставщиков — традиционная практика коммерческих и государственных заказчиков, как в России, так и в мире. В рамках проведения электронной аттестации поставщиков и непрерывной предварительной квалификации заказчик анализирует потенциальных поставщиков на основании ответов поставщика на квалификационные вопросы.

Аттестация поставщиков

Выбор оптимальных поставщиков, конечно, не ограничивается проведением тендеров. Система «Аттестация поставщиков» отвечает за проведение аттестации/аккредитации поставщиков по определенным товарным группам на заданный срок с целью выбора наиболее оптимальных источников поставок, выявления факта избыточности числа поставщиков для однотипных позиций и, конечно, сокращения затрат поставщиков на участие в торговых процедурах.

Как правило, аттестованным поставщикам заказчики предоставляют особые условия сотрудничества. Например, аттестованного поставщика могут пригласить на закрытые торговые процедуры, сделать у него прямую закупку без проведения конкурентных торгов или запросов коммерческой информации, освободить от внесения обеспечения участия в торгах и так далее. Вариантов может быть множество, все зависит от компании-заказчика, ее закупочной политики.

Рейтинг поставщиков

Для минимизации рисков при заключении договоров с поставщиками эффективным инструментом является рейтинг поставщиков.

Подобная система (рейтинг) – это единая база данных, которая содержит информацию о контрагентах предприятия и историю работы с ними при исполнении договоров. Индекс деловой репутаций вычисляется по определенной методике для каждого поставщика на основании фактов, которые можно документально подтвердить. При расчете дается оценка в баллах наиболее значимым негативным и позитивным фактам поведения участника закупки при исполнении им обязательств по заключенным договорам. Используя специальную методику оценки влияния факта на репутацию контрагента определяется интегральный числовой показатель (показатели), который и является рейтингом репутации контрагента.

Этот индекс в дальнейшем может учитываться в процессе проведения закупочных процедур, в частности при определении победителя тендера.

Компанией Фогсофт был реализован инструмент «Система расчета индекса деловой репутации и формирования рейтинга поставщиков» по заказу Госкорпорации «Росатом» в 2016 году.

Подробнее о проекте
Гогин Андрей, заместитель директора департамента по работе с ключевыми клиентами Фогсофт:

Преимущества ЭТП для коммерческих компаний

Собственная электронная торговая площадка на базе iTender будет работать с учетом особенностей организации и проведения торгов конкретного заказчика, чего не могут в полной мере предложить сторонние ЭТП. Это подходящий вариант для коммерческих заказчиков и предприятий, подпадающих под действие 223-ФЗ.

Госзаказчикам, которые решили внедрить SRM-систему, данный модуль не пригодится. Здесь актуальна интеграция SRM-системы c внешними ЭТП, где, согласно требованиям 44-ФЗ, госзаказчики обязаны проводить торги в электронной форме. То есть ЭТП может быть как в составе системы SRM, так и внешняя.

Проведение закупок

Одним из основных элементов системы iTender SRM является электронная торговая площадка (собственная/ корпоративная/ монобрендовая ЭТП), благодаря которой компания-заказчик может проводить в электронной форме любые торговые процедуры (аукционы, конкурсы и производные от этих процедуру в закрытой или открытой форме участия и подачи предложений) и запросы коммерческой информации. Здесь заказчик проводит закупочные процедуры по собственным правилам, настраивая под себя порядок допуска поставщиков к торгам, этапы формирования лотов, время проведения торгов, формирование протокола по проведенным торгам, порядок предоставления обеспечения и так далее.

«Электронная торговая площадка» может рассылать уведомления о важных событиях всем участникам торгов, автоматически выбирать оптимального поставщика, работать с обеспечением и банковскими гарантиями, выгружать необходимую информацию на zakupki.gov.ru и другие ресурсы, и многое другое. Удобно также, что система автоматически собирает статистику экономии средств на ЭТП (снижение начальной цены). К слову, за счет конкурентной борьбы при проведении закупок для нужд компании посредством электронной торговой площадки ЭТП снижение цены происходит в диапазоне 5-35% от заявленной начальной цены приобретаемого лота. Подробнее о системах автоматизации закупок

Электронный каталог

Как узнать, что у поставщика есть именно то, что требуется его потенциальному заказчику? Посмотреть каталог закупаемой продукции. В том или ином виде он есть у всех заказчиков. В SRM-системе iTender взаимопониманию заказчиков и поставщиков способствуют буквально на каждом шагу. Один из таких помощников — модуль Электронный каталог», который позволяет поставщикам оперативно анализировать потребности потенциальных заказчиков и сопоставить их со своими возможностями. Данное решение представляет единую базу закупаемых позиций, куда вносится накопленная в SRM-системе информация о спецификации той или иной закупаемой продукции или услуги (если деталь стандартизована и нормирована, то это производственные требования, износы, гарантии, допуски и т.п.).

Каталог можно интегрировать с модулем «планирование закупок» и с интернет-магазинами, благодаря чему сотрудники подразделений получат возможность самостоятельного оформления потребностей в материалах и услугах с помощью так называемой «закупочной корзины».

Компанией Фогсофт разработана система электронных закупок для крупнейшей российской металлургической компании - УГМК, автоматизирующая процессы закупочной деятельности, начиная от планирования закупок и аттестации поставщиков.

Подробнее о проекте
Юров Сергей, директор департамента специальных проектов Фогсофт:

Нестандартная практика

В общемировой практике такой модуль работы с банковскими гарантиями нередко становится частью SRM-системы. В России — это, скорее, инновация. Впрочем, все больше компаний задумываются о применение данного инструмента в SRM-системах и на собственных ЭТП. Поставщикам же такие сервисы облегчают жизнь, ведь, порой, куда более выгодно приобрести банковскую гарантию, нежели изымать значительные средства из оборота компании для внесения обеспечения исполнения контракта.

Банковские гарантии

На этапе предоставления поставщиками обеспечения исполнения договоров (обычно, после проведения процедур на ЭТП) iTender SRM предлагает поставщикам инструменты проверки и выдачи банковских гарантий.

Модуль «Банковские гарантии», во-первых, позволяет принимать банковские гарантии в качестве обеспечения исполнения контракта, во-вторых, стать онлайн-сервисом по выдаче банковских гарантий.

Контроль исполнения договоров

Этап, связанный с контролем исполнения и учетом заключенных договоров в рамках закупочной деятельности также автоматизирован в SRM-системе iTender. Особая роль здесь отведена кураторам договоров — от того, насколько оперативно и безошибочно они выполняют свои обязательства по контролю исполнения договоров, нередко зависят ключевые показатели эффективности предприятий.

Финансовая система

Товарно-денежные отношения между заказчиком и его поставщиками — неотъемлемый элемент закупочной деятельности. В iTender SRM может быть установлена «Финансовая система» (iFinance), предназначенный для оптимизации работы заказчика и его поставщиков в рамках процессов, связанных с внесением-возвратом обеспечения участия в торгах и обеспечения исполнения контракта. Система построена на общих принципах бухгалтерских систем, позволяет вести как мультивалютный учет, так и учет в натуральном выражении, интегрироваться с другими учетными системами. Все данные в финансовой системе хранятся в обезличенном виде, то есть без возможности их интерпретации нежелательными лицами.

Малые закупки

Обратим внимание и на еще один инструмент iTender SRM, который помогает экономить значительные средства заказчика на закупке малоценных товаров (товары, стоимость которых существенно ниже, чем затраты на их приобретение) — модуль «Малые закупки». Практичность подобной системы и факт, что основная часть затрат на закупку малоценного товара уходит не на прямые расходы — цена товара, а на косвенные стоимость его получения, отлично демонстрирует пример с приобретением шариковой ручки.

С системой «Малые закупки» процесс приобретения ручки выглядит иначе. Сотрудник, которому потребовалась ручка, заходит в SRM-систему, вводит информацию о потребности, система подбирает варианты и выводит результаты в виде иллюстрированного списка (это обеспечили поставщики канцтоваров), выбирает наиболее подходящую ручку.

В системе закупок, разработанной для «Агрохолдинг Сибирский Премьер», может формироваться отчетность трех типов: сводный отчет по закупкам и продажам организаций, отчет контроля исполнения плана закупок и отчет экономии в результате проведения конкурентных процедур.

Отчетность

Оценка эффективности взаимоотношений происходит в iTender SRM с помощью модуля «Отчетность». Данный инструмент агрегирует аналитическую информацию из других модулей SRM-системы, охватывая все необходимые этапы закупочной деятельности и позволяя в считанные минуты получить актуальную информацию в отчетах, созданных по формам корпоративного стандарта и/или согласно утвержденным действующим законодательством.

Также имеется возможность расширения вариантов отчетов в соответствии с новыми потребностями, отображение отчета в графическом виде, формирование печатной формы отчета, выгрузка данных.