iTender Малые закупки

Сократите накладные расходы на закупке мелочевки!

Решение iTender Малые закупки для консолидации потребностей и снижения накладных расходов при проведении оперативных закупок

Заказать презентацию

Снижение затрат

Серьезное снижение затрат компании можно получить там, где раньше никто не искал. И сумма экономии в отдельных случаях, когда цена закупки низкая, будут сопоставимы со стоимостью самих товаров и услуг.

В закупках любой компании есть особая категория – это так называемые малые закупки. Эта группа закупок требует особого отношения. В эту категорию входят товары и услуги с небольшой стоимостью, поставки которых осуществляются по мере возникновения потребности в них.

Главная особенность этих категорий товаров и услуг, а также и основная проблема – то, что стоимость накладных расходов, связанных с их приобретением часто может превышать стоимость самих товаров и услуг.

Закупки по мере потребности

Например, канцелярские товары, требуются постоянно, но спрогнозировать потребность в будущем периоде и осуществить разовую закупку карандашей, ручек, бумаги и т.д. нереально, а держать запас нерентабельно. Закупать по мере возникновения потребности невыгодно, ручка стоит около 10 рублей, а затраты на заказ, согласование, работу с документами и т.д. – 1 000 руб. (исходя из стоимости часа специалиста отдела закупок 500 руб., и трудозатрат 2 часа).

На некоторых предприятиях для таких закупок применяется следующая схема. Заключается рамочное соглашение с поставщиком и на основании этого соглашения осуществляются поставки товаров и услуг по мере возникновения потребностей у заказчика. Взаиморасчеты осуществляются в соответствии с согласованным графиком.

Исключить посредников

Можно пойти дальше и предоставить непосредственным потребителям этих товаров и услуг внутри компании делать заказы и отслеживать свои покупки самостоятельно, в размере собственных, контролируемых ответственными сотрудниками, бюджетов.

Это даст возможность отделу закупок сосредоточиться на организации и проведении более сложных процедур. Таким образом, из бизнес-процесса исключаются все посредники закупки внутри компании, сокращается трудоемкость и, в конечном итоге, снижаются затраты компании на закупках.

Автоматизация процессов

Система iTender Малые закупки позволит автоматизировать процессы проведения малых закупок за счет сокращения накладных расходов.

Снижение трудоемкости процессов после внедрения нашей системы может составить до 60%.

Для примера. При снижении трудоемкости на 60% экономия составит 247*8*60%=1 186 часов в год на одного сотрудника.

Закажите бесплатную презентацию

Если Вы хотите заказать презентацию одного из решений компании Фогсофт, заинтересованы в более детальном знакомстве с системой, заполните данную форму. Наши специалисты свяжутся с Вами в ближайшее время.

Схема проведения малых закупок с помощью iTender SRM:

Процедуры проводимые единоразово при подключении к системе новых поставщиков или изменении номенклатуры закупаемых товаров:

Проведение предварительного квалификационного отбора поставщиков

Может проходить в системе (опционально) либо вне ее, например, на электронной торговой площадке. Как правило, поставщик получает аккредитацию на период времени (например, год) по выбранной товарной группе.

Регистрация прайс-листов

Согласование и утверждение прайс-листа поставщика. Успешная регистрация прайс-листа означает, что Заказчик готов покупать, а Поставщик продавать товары и услуги по данным ценам. Для отслеживания возможных колебаний рынка специалисты отдела закупок проводят мониторинг актуальности цен, что позволяет скорректировать цены в период действия соглашения.

Автоматизированный процесс консолидации потребностей и проведения закупок:

1. Оформление заказа

Сотрудник компании Заказчика размещает заказ на необходимую ему позицию в рамках выделенного бюджета. Если стоимость заявки превышает бюджет, то заявка автоматически отправляется на согласование к старшему бюджетодержателю (например, руководителю отдела), который может либо отклонить заявку, либо согласовать ее, увеличив бюджет на требуемую сумму. Бюджет может быть нулевым, тогда любая закупка требует согласования.

2. Поставщики получают заказы

Заказы автоматически разделяются системой и направляются соответствующим поставщикам для обработки.

3. Отслеживание состояние заказа

Сотрудники Заказчика могут отслеживать выполнение своего заказа до момента получения. Условия поставки определены согласно договору, заключенному с поставщиком на этапе отбора, поэтому можно легко контролировать все этапы поставки. Есть возможность уведомить поставщика о наступлении риска срыва сроков поставки.

4. Взаиморасчеты

В соответствии с условиями договора осуществляются периодические взаиморасчеты (выставление счетов, проведение оплат, обмен закрывающими документами). Это может происходить в системе либо любым другим способом, например, во внешнем сервисе документооборота.

Что вы получаете

  • Интерфейс единого онлайн магазина для сотрудников компании с личными кабинетами и отдельным выделенным бюджетом.

  • Выбор необходимого товара или услуги из каталога по заранее загруженному и утвержденному поставщиком (поставщиками) прайс-листу.

  • Возможность руководителю отдела закупок (либо иному лицу) контролировать малые закупки подразделений без участия в процессе сбора и утверждения потребностей.

  • Распределение и управление бюджетами малых закупок на всех уровнях.

  • Возможность оперативно сверить предложения разных поставщиков.

  • Отслеживание сотрудником-заказчиком заказа на всех этапах его выполнения.

  • Получение лучших условий от поставщиков. Поставщик может менять цены внутри системы, анонсировать и объявлять скидки на позиции прайс-листов.

  • Поставщик может, на свое усмотрение, определять минимальный объем заказа.

  • Автоматическое уведомление Заказчика и Поставщика в случае наступления рисков нарушения условий договора.

  • Учет качества выполненных заказов каждым конкретным поставщиком (рейтинги).

  • Единое и надёжное хранилище истории работы с поставщиками.

  • Возможность интеграции с внутренними и внешними учетными системами и документооборота.

Закажите бесплатную презентацию

Если Вы хотите заказать презентацию одного из решений компании Фогсофт, заинтересованы в более детальном знакомстве с системой, заполните данную форму. Наши специалисты свяжутся с Вами в ближайшее время.