Как увидеть невидимок? Закупки малых объемов.

Авторская статья Сергея Юрова, директора департамента специальных проектов компании Фогсофт в журнале «БОСС».

Простая шариковая ручка, купленная всего за 3 рубля, может обойтись компании в сотни раз больше, когда закупочному процессу всякой мелочовки уделяют слишком много внимания. Виной тому — «затраты-невидимки».

Представьте, для работы мне срочно понадобилась шариковая ручка (стул, блок питания, картридж цветной, CD-диск, конверты, маркеры — мелочовка она и есть мелочовка), которой, как назло, не оказалось на нашем складе канцелярии. Что делать?

Управление закупками iTender SRM

Система управления закупками на предприятии iTender-SRM — это набор современных инструментов, применяемых на разных этапах процесса управления закупками и взаимодействия с поставщиками.

Читать подробнее

Например, можно купить эту ручку самостоятельно, предварительно получив средства или отчитавшись за покупку перед бухгалтерией. Но пока я схожу за этой ручкой в ближайший киоск (он в 500 метрах), возьму товарный чек, напишу авансовый отчет — пройдет как минимум час. Между тем для моей компании это очень «ценная» работа по приобретению ручки встанет далеко не в 3 рубля, а в зависимости от стоимости моего рабочего времени, например в 300 рублей.

Другой вариант — заказать ручку отделу закупок, который будет долго и упорно эту заявку рассматривать, включать в план, искать поставщика. Наконец, привезут мне ручку, которая не пишет или сразу сломается.

А могу, чтобы «не заморачиваться» (если в моей компании практикуется подход: когда что-то не укладывается в рамках стандартных технологий, сделай это настолько сложным, чтобы этого не было вообще), в личное время сходить и за свои деньги эту ручку купить.

«Затраты-невидимки»

В примере с приобретением ручки (кроме варианта «не заморачиваться») мы видим, что 99% затрат на закупку малого объема у нас ушло не на прямые расходы — цена товара, а на косвенные — стоимость его получения. Потеря рабочего времени — моего или других сотрудников — остается за кадром, и компания ее не замечает (хотя и успешно оплачивает). Вот они, «затраты-невидимки» собственной персоной. Между тем потраченное время могло пойти на решение более важных задач моей организации.

А если в организации 30 тысяч человек и потребность в закупке у каждого возникает хотя бы раз в месяц, то 30 тысяч заявок отправится поставщикам, 30 тысяч счетов придет, и их нужно будет оплатить, предварительно отследив, заказывалось ли это вообще.

Согласен: 90% всех закупок обладают статистической устойчивостью, поскольку работает закон больших чисел. Поэтому я знаю, чего, когда и сколько нужно, заранее и с учетом складских остатков могу своевременно пополнять запасы. Но 10% — это 3 тысячи заявок в месяц — придется обрабатывать индивидуально. Обработка каждой заявки потребует не меньше часа, что в итоге выльется в 3 тысячи часов работы, а это 20 сотрудников, работающих целый месяц с утра до вечера.

Расскажу об одном из вариантов оптимизации закупок малых объемов, который позволит организации упростить процесс приобретения мелочовки, сделав его максимально эффективным. Уверен, этот ставший традиционным в передовых странах подход найдет поклонников и в России. Основан он на внедрении автоматизированной системы управления закупками. Как будет выглядеть процесс приобретения ручки, если подобную систему внедрила моя компания.

Как купить ручку эффективно

Итак, мне понадобилась ручка. Я вхожу в эту систему, ввожу информацию о своей потребности, выпадает иллюстрированный список ручек с подробным описанием (об этом позаботились поставщики канцтоваров, имеющие доступ к нашей системе), нажимаю на кнопку, делая выбор наиболее подходящей ручки. Далее заказ утверждается неким ответственным лицом, которое автоматически уведомляется обо всех поступающих заявках. Этап согласования можно и опустить, если я не вышел за пределы бюджета, предусмотренного системой для самостоятельных трат. Когда моего бюджета на данную закупку становится недостаточно, закупку малого объема должен подтвердить старший бюджетодержатель.

Далее, опять же через систему, заявка направляется поставщику, и товар доставляется. Оперативная доставка (бесплатная или за символическую плату) становится возможной благодаря взаимовыгодной договоренности с поставщиком, ведь в течение года моя компания закупает его товаров, например, на миллион.

Заранее или после доставки товара через систему управления закупками заказ оплачивается с оформлением всех необходимых документов. Более того, все данные могут автоматом попадать и в электронную бухгалтерию моей организации.

А как быть с теми товарами, информации по которым в этой системе нет? Cхема такая же, как и в первом случае, но закупка будет осуществляться не у конкретного поставщика, а у интернет-магазина, с которым система проинтегрирована.

Кроме того, система может оценить эффективность каждой закупки по различным параметрам. Можно, например, узнать среднюю цену аналогичного товара или среднюю частоту закупок, а также узнать динамику общих затрат по компании и отдельным категориям или время, потраченное на проведение закупки.

В общем, система управления закупками, безусловно, эффективный бизнес-инструмент, но целесообразность его приобретения также необходимо просчитать. Здесь важна как стоимость приобретения такой системы (несколько миллионов рублей), так и стоимость владения (несколько сотен тысяч рублей в год). Впрочем, с учетом возможных текущих многомиллионных «затрат-невидимок» вероятность выигрыша автоматизированного решения чрезвычайно велика.

iTender Закупки малого объема

Создание портала для закупок малого объема. Система iTender Закупки малого объема позволит автоматизировать процессы проведения малых закупок за счет сокращения накладных расходов.

Читать подробнее


Недавние публикации в СМИ