ЭТП для девелопмента или когда поставщики — партнеры

Интервью с руководителем направления по тендерам компании «Талан» Ларисой Коростиной об особенностях проведения тендеров девелоперской компании, о затянувшемся внедрении корпоративной электронной торговой площадки, о том как ситуацию всего за полтора месяца спасли профессионалы из «Фогсофт» с помощью своего решения iTender Девелопмент.

Управляющая компания «Талан» строит дома как для себя, придерживается принципа открытости и честности, работает с поставщиками на равных условиях, предпочитая проведение тендеров и тщательный предквалификационный отбор партнеров. В 2016 году через тендеры компании прошли закупки на сумму более полутора миллиардов рублей для проектов в четырех регионах, включая Ижевск, Пермь, Уфа, Набережные Челны.

Руководитель направления по тендерам компании «Талан» Лариса Коростина рассказала об особенностях проведения тендеров девелоперской компании, о затянувшемся внедрении корпоративной электронной торговой площадки, о том как ситуацию всего за полтора месяца спасли профессионалы из «Фогсофт» с помощью своего решения iTender Девелопмент. Мы также узнали, почему управляющая компания «Талан» никогда не проводила тендеры на коммерческих ЭТП и никогда не требует обеспечения с участников торгов.

Лариса Коростина, руководитель направления по тендерам компании «Талан»
— Лариса, ваша должность — Руководитель направления по тендерам. Каковы ваши функции в компании?
— Я отвечаю за контроль всех инженеров по тендерам в филиалах компании, правильность соблюдения всех регламентов, своевременность проведения тендеров, чтобы не было просрочек. Иногда выступаю организатором торгов, так как в новых регионах не сразу нанимается инженер по тендерам (а только когда мы выходим на стройку). Также запустила проект внедрения и веду обслуживание корпоративной электронной торговой площадки, где с 1 июля 2017 года проходят тендеры и другие закупочные процедуры нашей компании и филиалов. Слежу за этой системой, связываюсь с разработчиком при возникновении технических вопросов, инициирую развитие системы.

Партнеры и генподрядчики

— Расскажите об участниках ваших тендеров, которых в материалах на вашем сайте вы называете исключительно партнерами?
— Действительно, наши поставщики и подрядчики, прежде всего, — это наши партнеры, с которыми мы взаимовыгодно сотрудничаем. В настоящий момент у нас порядка 50 партнеров, которые постоянно участвуют у нас в тендерах. Плюс регулярно появляются новые партнеры. Любая компания из другого региона может принять участие в тендерах.
— А сколько поставщиков у вас обычно участвует в тендерах?
— На поставку материалов мы не ограничиваем количество участников тендера. Ближайшие регионы мы в любом случае допускаем к участию. Если это обычный тендер, то после предквалификационного отбора (ПКО) остается на тендер 6-7 компаний, и в итоге мы определяем 2-3 лидеров и уже с ними проводим оптимизацию по стоимости и условиям.

iTender Девелопмент

iTender Девелопмент — профессиональная система электронных торгов (электронная торговая площадка, ЭТП) для проведения тендеров и закупочных процедур строительных организаций, девелоперов, управляющих компаний и их филиалов.

Читать подробнее

— А на производство ездите в рамках предквалификации?
— Ездим, буквально недавно наши сотрудники из уфимского филиала ездили в Екатеринбург на производство одного из претендентов на тендер по монтажу окон ПВХ. Также выезжаем на предыдущие реализованные объекты потенциальных подрядчиков. Но это уже после ПКО.
— Тендеры на закупку необходимых товаров, работ, услуг вы осуществляете сами или этим занимаются генподрядчики?
— Все закупки планируем, проводим и контролируем мы, но генподрядчик может участвовать в заседаниях конкурсных комиссий. Как правило, хотя бы один представитель генподрядчика должен быть для того чтобы высказать свое мнение о работе подрядчиков участвующих в тендере.

Как проходили тендеры до внедрения ЭТП

— Как до появления корпоративной электронной торговой площадки вы проводили тендеры?
— Все тендеры проводили на бумаге. В каждом филиале у нас есть свой инженер по тендерам, который ответственен за всю процедуру тендера. Мы, как управляющая компания, только контролировали процесс соблюдения регламента, подписание генеральным директором выбранных подрядчиков, всех протоколов. Также по каждому филиалу участвовали в заседаниях конкурсной комиссии и обсуждали вопросы по текущему тендеру. Стандартный срок такого тендера составлял полтора месяца.
SRM система закупок строительной компании Талан
— Бумажные тендеры — затратная процедура как для заказчика, так и для его поставщиков…
— Действительно, без собственной электронной торговой площадки все было довольно длительно и трудозатратно. Запускали тендер, рассылали информации о старте тендера подрядчикам, проводили предквалификацию (если необходимо), из заинтересовавшихся участников определяли круг компаний, допущенных к процедуре. Далее представители этих компаний приходили к нам за конкурсной документацией и приносили свои предложения через 10 рабочих дней. Конверты с конкурсной документации из других регионов присылались по почте или их передавали курьеры. Мы очень много времени тратили на рассылку, обзвон подрядчиков, чтобы они приходили и забирали документацию, много времени уходило на ПКО.

Закупки без тендеров

—Все ли закупки проводите через тендеры?
— Тендеры проходят у нас при закупках на сумму от миллиона рублей. Это и в регламенте также прописано. До миллиона рублей у нас проходит запрос коммерческих предложений, ПКО нет. Запрос отправляется компаниям, с которыми ранее работали и которые хорошо себя зарекомендовали. По торгам на материалы процедура проводится без ПКО. Также возможно проведение тендера по упрощенной схеме — по согласованным ранее расценкам, полученным в результате ранее проведенных тендеров. Мы просто отправляем партнерам согласованные расценки, коммерческие предложения. Они соглашаются или делают встречные предложения с более выгодной для нас ценой.
—А если срочно что-то понадобилось, можете без тендера, напрямую обратиться к подрядчику или поставщику?
— Возникают такие моменты, например, когда закончилась арматура на объекте, и нам нужно срочно ее закупить. Но без конкуренции у нас нет закупок. Мы в любом случае делаем запросы в несколько компаний. Принцип — конкурентность во всем. Мы всегда рассматриваем 2-3 предложения, даже если это срочная закупка.

Оптимизация по стоимости

— Вы упоминании оптимизацию по стоимости — расскажите об этом подробней, пожалуйста?
— Сначала проходит заседание конкурсной комиссии (анализируем все оферты, которые к нам пришли), проставляем балы и определяем лидеров. Далее с лидерами идет личная встреча, а затем начинаются торги. Все новые предложения в процессе торгов направлялись по электронной почте. Сейчас это происходит в электронной форме. В несколько этапов проходит снижение по стоимости. Обычный шаг — 100 — 200 тысяч рублей. Бывает, что торги затягиваются надолго. В итоге остается одна компания, которая предлагает минимальную стоимость…
— Значит, цена — основной критерий выбора победителя тендера?
—Минимальная стоимость не говорит о том, что компания победила в тендере. Принимает окончательное решение и утверждает победителя генеральный директор. Директор может поменять решение конкурсной комиссии, если посчитает, что какие-то факторы помимо цены, например, предыдущий опыт работы компании, будет перевешивать. Также одним из факторов выбора компании может стать аванс в том числе, если разница в стоимости будет не очень большая.

Коммерческие ЭТП — принципиальная позиция

— Почему вы не проводили тендеры на внешних электронных торговых площадках?
— Мы принципиально не пользовались услугами коммерческих ЭТП. Во-первых, эти площадки платные, как для заказчиков, так и их поставщиков. Во-вторых, далеко не все компании-подрядчики хотят участвовать в платных торгах. Обеспечение заявки при участии в наших тендерах не требуется. Предпочитаем другой подход: на этапе предквалификации мы отбираем компании достаточно стабильные, у которых хороший годовой оборот, нет судебной истории, выполненных объемов за последние три года очень много и т.д. Такие серьезные компании сразу проходят предквалификацию.

2.5 года на ветер

— Лариса, как вы пришли к необходимости приобретения собственной электронной торговой площадки?
— Мы тщательно проанализировали свои затраты на бумажные процедуры, рутину, и решили автоматизировать процессы. При этом идея автоматизации появилась еще 2.5 года назад, но не все в этом направлении прошло гладко…
—Вы более двух лет внедряли систему электронных торгов?
— Не совсем так. Сейчас поясню. 2.5 года назад мы задались вопросом автоматизации проведения тендеров. Мы хотели, чтобы у нас было что-то наподобие ЭТП, но, откровенно говоря, мы плохо представляли как это должно быть. За разработку площадки взялась компания, которая занималась созданием нашего сайта и которая не имела опыта запуска специализированных торгово-закупочных систем. В общем, до проведения тендеров в той системе так и не дошло, и мы обратились за помощью в создании ЭТП к другому разработчику — компании «Фогсофт»… Жаль, что мы этого не сделали раньше.

Ветер перемен

— Предложение «Фогсофт» кардинально отличалось?
— Когда нам провели презентацию проекта электронной торговой площадки в «Фогсофт», мы с моим руководством поняли, что более 80% тех возможностей, что реализованы в «Фогсофт», в предыдущей разработке не было. Мы приостановили работу с прежними разработчиками и, наконец, пришли к профессионалам автоматизации закупок, которые внедрили настоящую электронную торговую площадку всего за 1.5 месяца! А все потому что создали нашу систему на базе уже готового решения для проведения тендеров. «Фогсофт» просто настраивают эту систему для каждого клиента. А наши предыдущие разработчики настраивали все процессы с нуля, разработка шла 2.5 года и никакого результата не было.
— А помимо «Фогсофт» рассматривали других разработчиков?
— Я сама мониторила рынок, 5-6 компаний я посмотрела, собрала отзывы. У «Фогсофт» больше понравилось описание площадки, наличие реализованных проектов внедрения электронных торговых площадок. А когда нам провели презентацию системы, то подтвердилось, что систе-ма iTender — то , что мы искали очень давно.

Проект внедрения

—Лариса, а что для вас было принципиально важно при внедрении электронной площадки?
— Обязательно было соблюдение нашего регламента проведения тендеров и закупочных процедур. С запуском ЭТП наш регламент не изменился. Он грамотно адаптирован к электронному проведению. Также важно было, чтобы в процессе проведения тендера ни организатор торгов, ни другие их участники не имели доступа к информации о поданных предложениях (кто предложил наименьшую стоимость). И это удалось. Мы видим ставки только в момент вскрытия конвертов. Это исключает возможность сговора. Немаловажно было удобство пользования системой, интуитивность, простота. Требовалась, чтобы площадка была доступна и с мобильных устройств, потому что многие наши подрядчики не сидят целыми днями в офисе, да и мы не сидим. В «Фогсофт» и эти задачи решили. Работать на площадке легко, быстро со всем разбираешься, а с мобильных устройств подрядчик может вовремя отследить на какой стадии идет тендер или оперативно получить уведомление о старте новой закупки по интересующей его товарной группе.
—Лариса, внедрение подобной системы за полтора месяца — оптимистичный срок, конеч-но. Неужели все так легко и просто получилось реализовать?
—В целом, действительно все было оперативно. Если в процессе и возникали трудности, то они были не столь значительны и устранялись без особых проблем.

Оценка эффективности

— Что уже изменилось для вашей компании после запуска ЭТП? Каким образом оцениваете эффективность работы электронной площадки?
— Прошло всего около трех месяцев с начала работы площадки, и трудозатраты наших сотрудников уже стали меньше. Мы упростили работу по выбору подрядчиков. Значительно оптимизирован процесс проведения тендера. Также упрощен сбор конкурсных предложений (когда компания готовит пакет документации) и компаниям проще предоставить в электронном виде, и нам проще. Никакой бумаги, никаких курьеров, затянутой пересылки документации… Очень удобен на ЭТП по сравнению с бумажными тендером процесс снижения цены: задается шаг снижения цены и время, когда нужно предоставить свои предложения окончательно. Конечно, встречи с лидерами тендеров все равно мы проводим, но в любом случае процесс запуска и проведения тендера раньше был слишком затянут. Также удалось организовать более открытый процесс проведения тендера. Политика нашей компании в принципе подразумевает открытость ко всем — к подрядчикам, к дольщикам, ко всем. Открытость обеспечивается именно благодаря нашей площадке, ее техническому устройству в том числе. Тем не менее детально оценить степень снижения трудозатрат и другие показатели эффектив-ности сможем лишь через год после старта работы площадки.
— Какие другие показатели эффективности вы имеете ввиду?
— Что касается других показателей эффективности, то к концу первого года работы площадки подсчитаем количество зарегистрированных пользователей, оценим среднее количество участников тендера. Важно понять насколько удобна нашим подрядчикам работа на ЭТП. Для этого будем проводить онлайн-опросы пользователей. Также мы будем оценивать эффективность работы сотрудников на площадке. У каждого инженера по тендерам есть KPI — раз в квартал мы считаем его по проведенным тендерам. Показатель — разница между запланированным бюджетом на тот или иной вид работ и получившаяся по итогу тендера сумма. Если изменения в цене не произошло (а это возможно), ищем причину. Также оцениваем качество совершенных закупок.

Поставщикам понравилось!

— Кто может зарегистрироваться на вашей электронной площадке?
— На площадке может зарегистрироваться абсолютно любая компания и при этом может следить за всеми нашими тендерами. Если есть заявка на будущие тендеры, то есть возможность оповестить поставщика об очередной нашей потребности. У нас есть большой классификатор товаров, работ и услуг, которые он выбирает по подходящему ему профилю и отправляет нам заявку. В свою очередь организатор торга в создаваемом им лоте может указать к каким товарам или услугам он относится, благодаря чему система и начинает рассылать приглашения зарегистрированным поставщикам, которые у себя в профиле указали эти товары или услуги.
— Как поставщики отнеслись к нововведению в виде электронной торговой площадки?
— Многие наши партнеры привыкли к участию в электронных торгах, в том числе по госзаказу с предоставлением обеспечения, применением электронной подписи. Мы же прекрасно обходимся и без этого. Конечно, поставщикам это понравилось, это сокращает их трудозатраты. К тому же мы заранее познакомили партнеров с нашей системой, проведя в июне 2017 года презентацию по работе подрядчиков на ЭТП. Пока все идет по плану, мы и наши партнеры довольны новым инструментом нашего взаимодействия.

Планы

—Лариса, планируете ли заняться автоматизацией процесса планирования закупок, контроля исполнения договоров?
—Планируем, конечно, поскольку наша компания взяла курс на диджитализпацию всех бизнес-процессов. Но сейчас мы только-только запустили площадку. Расширение ее функционала и создание единой системы управления закупками по всем филиалам, куда войдет и наша новая ЭТП — следующий этап нашей работы.
—Лариса, благодарим за интервью и желаем вашей компании «Талан» и лично вам новых побед и надежных партнеров!
— Взаимно, Александра!
Партнеры и генподрядчики автоматизация закупок ЭТП Талан

Недавние публикации в СМИ