Итоги исследования «Малые закупки. Три рубля — не деньги?!»

В июне завершено первое всероссийское исследование процессов закупок малых объемов, организованное «Фогсофт» и «Тендеры.ру» при поддержке Аналитического центра «Интерфакс ProЗакупки».

Более полусотни специалистов поделились опытом малых закупок в своих организациях, а эксперты проекта проанализировали более тысячи ответов участников исследования.

Полная версия исследования

Получить бесплатный доступ к полной версии исследования со всеми ответими респондентов можно, отправив письменный запрос на mzakupki@fogsoft.ru

Целевая аудитория

Государственные и муниципальные компании, предприятия и учреждения, закупки которых регулируются 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также коммерческие компании. В исследовании приняли участие организации различных сфер деятельности, форм собственности, масштаба. В том числе руководство и специалисты отделов закупок и снабжения.

Цели и задачи проекта

Повысить эффективность системы снабжения, найти работающие решения, рассказать о новых инструментах оптимизации, оценить актуальность проблемы закупок малых объемов в стране.

Методика исследования

Исследование основывается на данных опроса и анкетирования представителей организаций, опроса экспертов, анализа и обобщения данных.

Эксперты проекта

Экспертами проекта стали ведущие российские специалисты и преподаватели в области закупочной деятельности, консультанты в области корпоративных и бюджетных закупок, эксперты по закупкам, руководители департаментов и профессиональные закупщики.

Подробнее об экспертах проекта

Определение малых закупок (МЗ)

Малые закупки/быстрые закупки/ закупки малых объемов — закупка товаров, накладные расходы на приобретение которых сравнимы или превышают стоимость товара. Как правило, под малыми закупками подразумевают приобретение канцелярии, расходников, средств бытовой химии и т.д. (так называемой «мелочевки», «малоценки»).

В соответствии с 44-ФЗ, закупка малого объема — приобретение работ, товаров или услуг на сумму, не превышающую 100 или 400 тыс. руб. Заключать прямые контракты можно в том случае, если годовой объем закупок по этому основанию не превышает 2 млн. руб. или 5% от совокупного годового финансового объема всех закупок (и не могут быть более 50 млн. руб.). В рамках 223-ФЗ к закупкам малого объема можно отнести не требующие публикации в ЕИС закупки до 100 тыс. руб. (для организаций с годовой выручкой более чем 5 миллиардов рублей — до 500 тыс. руб.).

Резюме

– Руководитель Центра эффективных закупок «Тендеры.ру»

– Один из ведущих российских специалистов и преподавателей по регламентации закупочной деятельности, эксперт в области государственных и корпоративных закупок.

Для заказчиков, работающих по 44-ФЗ, тема оптимизации закупок малых объемов подавляется задачей провести закупки без нареканий контролирующих органов, неважно с какими трудом и ресурсозатратами. И без изменений законодательства тут едва ли можно ждать перемен.

Заказчики коммерческого сектора и многие из работающих по 223-ФЗ рассматривают (и используют) возможности облегчения процесса и снижения ресурсозатрат для таких закупок. Однако основные решения пока в выборе одного или нескольких постоянных поставщиков, редко — в использовании электронных магазинов, так как существующие на рынке реализации пока вызывают нарекания.

Многим участникам опроса уже существующие методические и технические решения просто не знакомы.

– Эксперт по закупкам Экспертного совета при Правительстве РФ

– Генеральный директор НП «Объединение профессиональных специалистов в области государственных, муниципальных и корпоративных закупок».

В целом исследование получилось вполне любопытным, а то что это первое подобное исследование, придает ему еще большую ценность. Из него явно видны многие болевые точки при закупках малого объема (малых закупках).

В частности, подтверждается ключевое предположение о недостаточной эффективности процедур закупок, избыточных процедурных трудозатратах, приводящих к существенному увеличению расходов организации, в отдельных случаях — кратно по отношению к цене самой закупаемой продукции. Наиболее же очевидные решения по уменьшению процедурных трудозатрат (долгосрочные контракты, автоматизация) — в большинстве случаев либо не рассматриваются организацией, либо требуют первичных, пусть и небольших, но инвестиций — на которые также нет ресурсов. Причем это усугубляется негативным опытом попыток применения ЭТП или иных программных продуктов.

Однако для «законодателей моды» малые закупки составляют лишь небольшую часть в их бюджете, и потому не являются приоритетными для оптимизации. А организации муниципального уровня, наиболее страдающие от избыточности и сложности требуемых законодательством или региональным руководством процедур — не в состоянии донести свою озабоченность до лиц, принимающих решения.

Выражаю надежду, что данное исследование даст толчок изменениям в теме малых закупок, и ситуация «переплатили почти в 5 раз, зато соблюли местное законодательство» и «от нас ничего не зависит, за нас все решают вышестоящие организации» (цитаты ответов респондентов) начнет меняться.

Большое спасибо инициаторам исследования!

– Директор департамента специальных проектов компании «Фогсофт».

– Эксперт в области создания систем электронной торговли, автоматизации торгово-закупочной деятельности.

Малые закупки — это область закупок, которой незаслуженно уделяется мало внимания. А ведь это источник бестолковых затрат и, соответственно, существенной потенциальной экономии. Законодательство довольно лояльно относится к малым закупкам. С другой стороны, существуют классические практики, которые могут быть применены.

Начали появляться первые решения для автоматизации малых закупок. Можно ожидать, что в ближайшее время количество инструментов малых закупок на рынке будет расти, будут расширяться имплементируемые ими практики и подходы. Это будет стимулировать применение соответствующих практик в организациях, создавая спрос. Сформируется спираль бурного развития этой отрасли. Остается пожелать, чтобы законодательство не отставало и не препятствовало этому развитию…

– профессиональный закупщик

Изучение вопроса осуществления мелких закупок, в очередной раз показало, что проблем в этой области достаточно. Рассуждать на этот предмет необходимо с нескольких точек зрения, для чего следует условно разделить респондентов (потребителей) по направлениям, в зависимости от правового регулирования их деятельности в сфере закупок:

– крупные организации, подпадающие под действие Федеральных законов о закупках. В структуре таких компаний имеются специальные подразделения, ответственные за закупки, а проведение мелких закупок поручают отдельным сотрудникам. Закупочная деятельность таких компаний, в том числе в части мелких закупок, четко регламентирована, продумана и, как правило, эффективна.

– небольшие организации, подпадающие под действие Федеральных законов о закупках, которые зачастую не имеют собственных закупочных подразделений в силу организационно-штатных ограничений, либо имеют одного — двух специалистов, которые нередко совмещают иные должности. Мелким закупкам, в данном случае, не уделяется должного внимания, как правило, какая-либо технология проведения или перспективы развития в этой части отсутствуют.

– организации, не подпадающие под действия законов о закупках, но предпочитающие развиваться в части закупочной деятельности, действовать в ногу со временем (автоматизировать и совершенствовать процесс закупок).

В результате исследования мнения участников рынка можно сделать вывод, что настало время создания комплексной системы управления мелкими закупками, основой для которой может служить как опыт проведения мелких закупок лидерами закупочной отрасли, так и предложения практиков обозначенной сферы. Учитывая направления, о которых я упоминала выше, система должна быть адаптирована к закупочной деятельности каждого из перечисленных выше потребителей (в результате использования определенных критериев, показателей, фильтров).

Следующим шагом в процессе исследований может быть разработка основы такой системы, позволяющей вывести мелкие закупки на конкурентный уровень, расширить возможности прямого контакта между участниками рынка — продавцом и покупателем, в том числе посредством популяризации электронных магазинов, позволяющих минимизировать расходы и трудозатраты заказчиков. Что на самом деле важно (особенно для небольших организаций, где нет подразделений, отвечающих за экономическую безопасность сделок), так это использование некого надежного интернет-ресурса, автоматизирующего закупки, который бы позволил проводить оперативную проверку контрагентов с точки зрения должной осмотрительности. Большая часть респондентов (участников исследования) не проводит изучения поставщиков в этой части, что, разумеется, является отрицательным показателем и существенным фактором риска убытков.

Как мне кажется, вопрос систематизации и автоматизации мелких закупок, напрямую зависит от руководителя закупочного подразделения (специалиста). В том случае, если руководитель (специалист), отвечающий за закупочную деятельность в организации является прогрессивной личностью, он сам найдет решения в оптимизации данной деятельности, однако, таких руководителей не так много, как хотелось бы. Кроме того, часть специалистов по закупкам в принципе слабо информирована, поэтому, задача, связанная с расширением возможности получения информации и знаний конечным потребителем должна быть одной из главных. Одним из способов информирования и ориентирования как специалистов, обозначенных выше, так и руководителей организаций (принимающих стратегические решения в области закупок) может быть воздействие через учебные организации — центры профессионального образования и повышения квалификации, а также соответствующие органы государственной власти в регионах.

Думаю, что сочетание перечисленных аспектов, может быть эффективным… Обозначенное выше — всего лишь размышления, возникшие в ходе анализа мнений, заявленных участниками проекта и я рада тому, что приняла участие в таком перспективном мероприятии.

– Кандидат психологических наук

– Член-корреспондент РАЕН

– Проректор по научной и инновационной деятельности

Общий вывод по результатам проведенного анализа анкет заказчиков: проблема проведения малых закупок существует. Такие закупки нередко составляют более 50% годового объема закупок. Автоматизация данных закупок крайне низка. В тоже время внедрение автоматизированных механизмов, в том числе позволяющих поставщикам регистрировать цены, позволило бы сократить время на проведение таких закупок.

Список вопросов для исследования

0. Должности участников исследования?

1. Отрасль, сфера деятельности, количество сотрудников вашей организации?

2. Что в вашей организации подразумевается под малыми закупками?

3. Каковы объемы малых закупок в вашей организации (в год)?

4. Кто осуществляет малые закупки в вашей организации?

5. Существуют ли специальные процедуры для малых закупок?

6. В качестве примера опишите процесс приобретения канцелярии или другого малоценного товара в вашей компании, организации?

7. Сколько времени проходит с момента направления заявки на получение МЗ сотрудником до ее исполнения?

8. На что тратится основное время при осуществлении малых закупок?

9. Планируете ли вы изменять порядок закупок МЗ?

10. Есть ли процедура предварительной квалификации поставщиков (одобренные поставщики)?

11. Есть ли у вас постоянные поставщики широкого ассортимента МЗ (интернет-магазины, рынки и т.п.)?

12. Как вы выбираете поставщиков МЗ?

13. Есть ли у вас процедура регистрации цен поставщиков?

14. Проводится ли регулярный мониторинг предложений, цен поставщиков МЗ?

15. Осуществляются ли проверки соответствия стоимости М3 рыночной?

16. Какой в среднем процент составляют накладные расходы (регистрация потребности, поиск товара, заключение договора, поставка, контроль исполнения договора, бухгалтерское оформление) относительно стоимости товара при МЗ?

17. Как осуществляется контроль качества и своевременности поставки МЗ?

18. Всегда ли вас устраивает качество приобретенного товара?

19. Задумывались ли вы об автоматизации процесса приобретения малоценных товаров (использование автоматизированной системы)?

20. Какие функции по приобретению МЗ в вашей компании автоматизированы? (подача заявки сотрудников, формирование заказа и др.)

21. Есть ли упрощенный интерфейс для закупок МЗ конечными потребителями типа электронного магазина?

22. Имеете ли вы опыт использования электронных площадок (магазинов) для организации снабжения приобретения МЗ? Если да — каков он?

23. Насколько остра проблема приобретения МЗ в вашей организации?

Участники

Вопрос 0: Должности участников исследования?

Можно отметить, что основную часть участников исследования составляют не руководители, определяющие стратегию закупок, а сотрудники, напрямую связанные с реализацией тех или иных функций в сфере закупок.

Несмотря на то что большинство участников опроса являются рядовыми исполнителями, радует, что в ряде организаций закупки в соответствии с мировыми тенденциями переходят на стратегический уровень — уровень заместителя директора.

Тема эффективности закупок малых объемов актуальна как для специалистов по закупкам, так и финансового блока…

Ответы респондентов

Вопрос 1: Отрасль, сфера деятельности, количество сотрудников вашей организации?

В большей или меньшей степени охвачены практически все отрасли, разве что помимо государственных органов.

Ответы респондентов

Понятие малых закупок в организациях

Вопрос 2: Что в вашей организации подразумевается под малыми закупками?

Как и можно было предположить, выделяется три разновидности ответов:

– как в законодательстве: определили порог 100 /400 тысяч рублей, так и можно считать, что это малые закупки;

– независимо от суммы все равно тратим время и усилия на конкурентные процедуры;

– можно выделить конкретную номенклатуру, которую и отнести по стоимости к малым закупкам.

Самый простой и типовой ответ — конечно же, отнести к малым закупки до 100 / 400 тысяч рублей.

Большинство участников опроса выделяют малые закупки в соответствии с законодательством. В первую очередь, это говорит о том, что законодательное регулирование является слишком жестким и не позволяет выделять данную товарную категорию в соответствии с потребностями бизнеса. С другой стороны, это является показателем того, что стратегическое управление закупками и, как частный его случай, управление товарными группами, только начинает входить в практику российских предприятий.

Как правило, закупки малых объемов в закупочных правилах заказчиков отдельно не регулируются либо относятся к данной категории по принципу «цена договора не превышает… (как правило — 100 тыс. руб.)», без экономических обоснований. В основном такие закупки осуществляются по тем же правилам, что и остальные, но отдельные заказчики используют упрощенные механизмы (в т. ч. закупку у единственного поставщика) и электронные площадки (электронные магазины).

В 44-ФЗ к понятию «малой закупки» респонденты преимущественно относят закупки по пункту 4 части 1 статьи 93 «Осуществление закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)». Это подтверждается и тем фактом, что объем таких закупок в год респондентами указывается в пределах 2 миллионов рублей. Именно такой объем малых закупок разрешен одним из вариантов указанного пункта. В 223-ФЗ специалисты относят к таким закупкам, как правило, закупки, сведения о которых не подлежат размещению в единой информационной системе в соответствии частью 15 статьи 4 «Информационное обеспечение закупки.

Ответы респондентов

Другие ответы:

В основном коммуналка и текущие расходы на постоянные нужды учреждения.

Все закупки можно отнести к малым, за исключением крупных адресных программ по ремонтам, но при этом практически все закупки осуществляем конкурентными способами.

Метрологические услуги, канцтовары, запчасти, хозтовары.

Закупки по упрощённой процедуре — напрямую у контрагентов или на специальных площадках — Портал поставщиков города Москвы или Отс маркет.

Объемы

Вопрос 3: Каковы объемы малых закупок в вашей организации (в год)?

В абсолютных значениях суммарный объем закупок на малые суммы у разных организаций оказывается очень разный, и, конечно же, зависит и от масштаба организации, и от ее профиля деятельности.

Как и следовало ожидать, доля и объем малых закупок в различных предприятиях существенно различаются в зависимости от вида деятельности и понимания, которое конкретная организация вкладывает в понятие малых закупок. Отсюда вывод: не может быть универсального рецепта (и единых правил) по управлению малыми закупками.

Нередко на закупки малых объемов приходится значительная часть закупочного бюджета заказчика.

Объем малых закупок отдельных видов юридических лиц превышает годовой объем государственных и муниципальных закупок, как минимум в 2,5 раза. Объем таких закупок у некоторых респондентов по 223-ФЗ превышает 50% годового объема закупок, что свидетельствует о низком уровне ответственности закупочного персонала за развитие конкуренции при осуществлении закупок.

Ответы респондентов

Другие ответы:

Достаточно высокий процент по отношению к конкуретным.

В 2016 – около 50%, в 2017 – по типовому положению ЕП – менее 4 млн руб.

Годовой объем закупок около 5 млн. руб., из них малые закупки менее 4 млн.руб. в год.

5 млн за минусом договоров по закону с единственным, то есть примерно 50 договоров. (это очень мало для организации, оказывающее коммунальные услуг).

Вопрос 4: Кто осуществляет малые закупки в вашей организации?

Ответы респондентов

Вопрос 5: Существуют ли специальные процедуры для малых закупок?

Подавляющее большинство организаций работу с малыми закупками не систематизировало, и каких-либо специальных процедур для них не использовало. Учитывая типовую загрузку на специалистов по закупкам, их вполне можно понять. Единственный реалистичный вариант оптимизации, который остается – использовать инструменты автоматизации, что и используют некоторые организации. При этом малое количество организаций, использующих для малых закупок ЭТП, является следствием не только «лени», но и того, что расходы поставщиков на оплату услуг ЭТП при малых поставках могут превышать потенциальную экономическую выгоду от таковых.

У большинства участников опроса не существует утвержденной процедуры малой закупки. Некоторые эту процедуру разработали или разрабатывают. Если процедура разработана, то, как правило, она охватывает несколько подразделений (производство, закупка, бухгалтерия). Часто малые закупки процедурно приравниваются к остальным (т.е. крупным) закупкам, включая все сопутствующие накладные расходы.

У отдельных заказчиков разработан специальный порядок проведения закупок малых объемов, однако в большинстве случаев речь идет о закупке у единственного поставщика, выбор этого поставщика осуществляет специалист по закупкам.

В 44-ФЗ малыми закупками занимается, как и иными закупками, контрактная служба или контрактный управляющий, в 223-ФЗ — служба снабжения. Нередко для таких закупок используется автоматизированные закупочные системы (с наличием модуля «Малые закупки»). Также для проведения таких закупок специалисты проводят мониторинг рынка, в том числе мониторинг цен.

Ответы респондентов

Другие ответы:

  1. Есть, наличие не менее 2-х КП
  2. Закупка должна быть внесена в ЕАСУЗ 2.0
  3. Самостоятельно закупаем, но проводятся централизованные, совместные закупки (на район), в основном электронные аукционы
  4. Есть процедура, составляют ТЗ, запрашивают цену, потом осуществляют и т.д.
  5. Все малые закупки подлежат согласованию через контрольный орган на местном уровне и с предоставление расчета НМЦК

Кому поручили, тот и осуществляет. Специальной процедуры нет.

Специальных процедур для выбора поставщика (контрагента) при проведении малых закупок не предусмотрено. Закупки осуществляются подразделением, для нужд которого приобретается тот или иной товар/работа/услуга путем выбора контрагента по наименьшей цене и наилучшим условиям или у проверенных контрагентов (закупки у которых производились уже неоднократно).

Специалист по закупкам мониторит рынок, запрашивает коммерческие предложения и подготавливает договор с фирмой удовлетворяющей всем потребностям закупки.

Некорректно построен вопрос. Кто придумал эти ненужные вопросы? Вы читали вслух этот бред? Закупки осуществляют люди в отделе. Да есть процедура, составляют ТЗ и запрашивают цену сначала, потом осуществляют и т.д.

Процесс приобретения

Вопрос 6: В качестве примера опишите процесс приобретения канцелярии или другого малоценного товара в вашей компании, организации?

Только в одном из ответов можно предположить наличие долгосрочного договора с заранее определенным поставщиком, во всех иных случаях на каждую отдельную поставку определяется отдельный поставщик. Тем самым каждый раз к стоимости товара надо добавлять организационные (накладные) расходы на выбор контрагента и заключение с ним нового договора.

Как правило, малые закупки обрабатываются индивидуально: для каждой потребности проводится анализ цен, анализ предложений, заключается отдельный договор. В ряде организаций применяются методы консолидации потребностей и заключение договоров (рамочных соглашений) на поставку товаров в течение периода (года). Часто процесс приобретения товаров малой стоимости является неоправданно сложным и трудоемким, а делегирование полномочий и бюджетов в подразделения/сотрудникам применяется редко.

В большинстве случаев покупатель при закупке малого объема исследует рынок, обычно такое исследование сводится к получению трех коммерческих предложений (чаще – данных с сайтов). Нередко процесс закупки бюрократизирован на уровне конкурентных закупок, проводится запрос предложений с оценкой закупочной комиссией.

Как правило, процесс малой закупки начинается с заявки, определения потребности (назовем это 1 этап). Затем проводится проверка лимитов на осуществление данной закупки (2 этап). 3-м этапом является (при наличии) мониторинг цен. По его результатам заключается договор (4 этап).

Труд из обезьяны сделал человека, а вот человек по-прежнему предпочитает трудиться вручную. Автоматизация процессов весьма не на уровне.

Ответы респондентов

Другие ответы:

Поступление заявки – описание товара – поиск предложений на рынке, сопоставление цен – размещение в модуле “Малые закупки” – переговоры с выигравшим поставщиком по поводу поставки товара – поступление товара (сроки могут растягиваться до нескольких месяцев, так как поставщики чаще всего предлагают товар, которого у них нет в наличии).

Заявка на закупку подается начальнику учреждения, параллельно ответственное должностное лицо (распределитель денежных средств) готовит ТЗ, ЗЦИ, запрашивает коммерческие предложения, готовит расчёт НМЦК. Полный комплект документов передается в контрактную службу. На основании поступивших документов контрактная служба, в течение 1 рабочего дня заключает контракт. Ответственное должностное лицо сообщает сотрудникам контрактной службы фирму, с которой необходимо заключить контракт.

На поставку канцелярии проводится электронный аукцион. В начале года сотрудники подают список потребностей директору филиала в форме служебной записки. После чего директор согласовывает и направляет заявки в отдел закупок. Далее специалист по закупкам составляет полный список, прописывает характеристики товара и направляет запрос предложений в фирмы. После получения коммерческих предложений составляется расчет начальной (максимальной) цены контракта. Далее количество закупаемых товаров регулируется для соответствия финансированию.

Вопрос 7: Сколько времени проходит с момента направления заявки на получение МЗ сотрудником до ее исполнения?

Удивительно, но только два респондента указали возможность удовлетворения потребности в малых закупках в течение нескольких часов (в рамках текущего рабочего дня). Средний, наиболее типовой срок – от одной до нескольких недель. И еще более неожиданный вариант, также у двух респондентов – до полугода! Еще раз напомню, речь идет не о строительных проектах, а всего лишь о закупках продукции на небольшие суммы.

Сроки проведения малых закупок у различных участников опроса отличаются очень существенно (от 1 дня до 6 месяцев). Такое различие можно объяснить различием смысла, который различные организации вкладывают в понятие «малые закупки» и различием применяемых закупочных процедур.

Закупки малых объемов чаще всего не осуществляются в оперативном (1-2 дня) режиме, в некоторых случаях процесс забюрократизирован.

Среднее время с момента направления заявки на получение МЗ сотрудником до ее исполнения составляет 2 недели. В тоже время встречаются примеры оперативной закупки — в течение 1 дня, а также малых закупок, срок которых достигает месяца и более, что вполне сравнимо со сроками проведения таких способов закупок, как запрос котировок, запрос предложений.

Ответы респондентов

Другие ответы:

  1. От 2 до 6 месяцев
  2. От 1 дня и до …
  3. От 1 до 6 месяцев
  4. Утром заявка — после обеда или вечером товар (если он есть в городе)
  5. В течение нескольких часов

Основное время тратится на согласование проекта контракта с поставщиком, комитетом финансов, формирование бюджетного обязательства, оплату.Среднее время исполнения от 2 недель до 4 недель на 1 закупку малого объема до 100 тыс. руб.

При осуществлении малых закупок больше всего времени уходит на выбор поставщика, удовлетворяющего все потребности, а так же на согласование договора. В среднем от подачи заявки до заключения договора проходит около месяца.

Бессмысленный вопрос, для этого и нужны малые закупки чтобы быстро провести.

Вопрос 8: На что тратится основное время при осуществлении малых закупок?

Обобщая ответы, можно сказать, что усредненно примерно 1/4 времени тратится на подготовку ТЗ, 1/2 на выбор контрагента и 1/4 на подписание договора. Из этого можно сделать вывод, что несмотря на формальные требования внутри организации по коллегиальной приемке продукции — фактически такая приемка проводится номинально и времени не занимает. Огромная же доля трудозатрат на выбор контрагента еще раз подтверждает отсутствие долгосрочных отношений с поставщиками.

Ответы на этот вопрос показывают значительный потенциал для снижения накладных расходов на малые закупки. Присутствуют все классические источники накладных расходов, на борьбу с которыми направлена теория управления стратегическими закупками. Соответственно, могут применяться все классические методы от централизации закупок и заключения рамочных договоров, до их децентрализации и делегирования бюджетов на места. К сожалению, не существует универсального рецепта для всех организаций.

Основные затраты времени связаны с подготовкой и согласованием документов закупки, обоснования цены закупки (для контролера).

Основное время при малой закупке тратится либо на мониторинг рынка, в том числе обоснование цены закупки, либо на согласование договора. Если процесс согласования договора можно свести по времени к минимальному – путем внедрения типовых договоров, то процесс мониторинга по времени вряд ли удастся сократить. И именно мониторинг рынка, в том числе обоснование цены закупки будет составлять основное время при малой закупке.

Ответы респондентов

Другие ответы:

  1. На поиск оптимального поставщика, мониторинг рынка, подбор оптимального варианта цена/качество
  2. Сбор предложений, подписание протокола
  3. Согласование условий
  4. На «бумажную» работу
  5. Хозяйственные работы
  6. Анализ рынка, анализ поставщиков
  7. На согласование и оплаты заказов
  8. Подготовка ТЗ
  9. Процесс общения с поставщиком, доставка
  10. Основное время тратится на согласование контракта
  11. Основное время на соответствие поставщиков «закупок» требованиям ГОЗ
  12. Основное время тратится на согласование договора (при заключении договора, а не просто оплате по счету) внутри компании. Время тратится на поиск поставщика, который не просто обладает нужным товаром, работой, услугой за адекватную стоимость, но и имеет доступ в электронный магазин
  13. Заключение договора
  14. На подготовку документов
  15. У нас нет такого алгоритма действий. сотрудник сам готовит договор
  16. При осуществлении малых закупок больше всего времени уходит на выбор поставщика, удовлетворяющего все потребности, а так же на согласование договора
  17. Основное время тратится на согласование проекта контракта с поставщиком, комитетом финансов, формирование бюджетного обязательства, оплату. Основное время тратиться на поиск поставщика, далее все очень быстро и просто
  18. На формирование НМЦ и отслеживание исполнения закупки
  19. Согласование заявки с конкурсным управляющим, рассмотрение и правка им договора
  20. Подготовка ТЗ и обоснование цены
  21. Подготовка ТЗ, согласование процедур закупок (включая технические проблемы, возникающие при внесении изменений в планы закупок и планы-графики по 44-фз в рамках интеграции региональной и федеральной программ осуществления закупок – АИСГЗ и ЕИС), Исключительно на согласование договорной документации. Проект договора, форматы закрывающих документов, условия поставки
  22. Бессмысленный вопрос, для этого и нужны малые закупки чтобы быстро провести
  23. Подготовка к согласованию и сбор КП
  24. На согласование документов
  25. На подбор потенциального исполнителя

Вопрос 9: Планируете ли вы изменять порядок закупок МЗ?

Можно только сожалеть, что из всех респондентов только 1/3 пробовали использовать ЭТП, и примерно 1/3 из таких проб оказалась явно неудачной, и даже по результатам позитивной апробации решение об использовании автоматизации принято не было, как это следует из иных ответов.

Очевидно, что для закупщиков, работающих по 44-ФЗ, а также заказчиков муниципального уровня, работающих в 223-ФЗ, тема закупок малых объемов напрямую связана с формальным исполнением норм законодательства, особых вариантов оптимизировать процессы они не видят.

Ответы респондентов

Выбор поставщиков

Вопрос 10: Есть ли процедура предварительной квалификации поставщиков (одобренные поставщики)?

Поскольку предварительная квалификация поставщиков обычно не проводится, можно сделать вывод, что квалификация поставщиков проверяется при каждой закупке (что дорого как для заказчика, так и для претендента) либо не проверяется вообще (что создает риски некачественной поставки).

В рамках 44-ФЗ такой предквалификации поставщиков по малым закупкам не предусмотрено. Заказчики по 223-ФЗ, судя по ответам, также не проводят предварительный квалификационный отбор поставщиков по малым закупкам.

Ответы респондентов

Вопрос 11: Есть ли у вас постоянные поставщики широкого ассортимента МЗ (интернет-магазины, рынки и т.п.)?

То, что почти 3/4 респондентов сообщили о наличии фактических постоянных поставщиков, в совокупности с озвученным по иным вопросам отсутствием долгосрочных контрактов и огромными (по отношению к стоимости закупки) трудозатратами на определение поставщика, еще раз подтверждает тезис о низкой эффективности используемых процедур.

Большинство участников опроса работает с постоянными поставщиками, что создает условия для применения классических практик стратегического управления закупками (управление товарными группами, управление качеством поставщика, регистрация цен) и внедрения автоматизированных решений для сокращения сроков поставки и накладных расходов типа «электронный магазин.

Ответы респондентов

Вопрос 12: Как вы выбираете поставщиков МЗ?

Выбор поставщиков чаще проводится для каждой потребности на конкурентной или квазиконкурентной (запрос цен, анализ рынка) основе, что достаточно затратно. Также часто выстраиваются отношения с постоянными поставщиками, что хорошо, при наличии достаточной конкуренции между ними.

У большинства респондентов есть постоянные поставщики широкого ассортимента МЗ. Это понятно, так как скорее всего ассортимент продукции, приобретаемой по результатам малых закупок из года в год один и тот же (пример – канцелярия). Также понятно, что если поставщик выполнил поставку без нареканий со стороны заказчика, в условиях отсутствия необходимости проведения конкурентной закупки, заказчику проще повторно закупить у этого же поставщика, чем искать нового.

Ответы респондентов

Другие ответы:

  1. Из числа постоянных поставщиков
  2. По опыту работы на рынке
  3. Звонки и переписка
  4. Только конкурентный способ на основании не менее 2-х КП
  5. Выбираем с помощью анализа рынка
  6. В интернет-магазинах покупаем мало
  7. Анализ рынка, в основном постоянные
  8. История закупок
  9. Есть поставщики запчастей для транспорта , интернет- магазинами не пользуемся
  10. Обычно наиболее крупные интернет магазины, предлагающие приемлемые цены
  11. Есть две основные категории: проверенные поставщики и поставщики с наилучшим предложением
  12. Сотрудничество на протяжении долгих лет
  13. МЗ в основном приобретаются путем проведения конкурентных процедур, в связи с чем постоянных поставщиков нет
  14. Выбираем исходя из потребностей, стоимости и качества товара/услуг
  15. Нет, но есть поставщики конкретных товаров (не широкого ассортимента), которые ранее участвовали в конкурентных закупках и исполнили контракты в полном объеме и качественно — к таким поставщикам можно направить запросы для мониторинга цен, можно также обратиться за рекомендацией по определению типовых-основных характеристик при подготовке ТЗ
  16. По цене и качеству, нет широкого круга
  17. Выбор основывается на совместном опыте работы и качестве услуг поставщика

Вопрос 13: Есть ли у вас процедура регистрации цен поставщиков?

Процедура регистрации цен поставщиков, как правило, отсутствует, хотя могла бы существенно сократить затраты при закупках регулярной номенклатуры (мгновенный запрос цен у отобранных поставщиков).

Процедура регистрации цен поставщиков возможна при наличии автоматизированной системы. Так как большинство заказчиков не автоматизируют малые закупки, понятно, что у них нет возможности проведения указанной процедуры. Результатом этого и является факт того, что большую часть времени при проведении закупок и составляет мониторинг рынка, в том числе в целях обоснования цены закупки.

Ответы респондентов

Вопрос 14: Проводится ли регулярный мониторинг предложений, цен поставщиков МЗ?

Понятно, что заказчики стремятся проводить регулярный мониторинг предложений, цен поставщиков МЗ, так как такой мониторинг является этапом малой закупки, на который тратится большая часть времени.

Ответы респондентов

Стоимость

Вопрос 15: Осуществляются ли проверки соответствия стоимости М3 рыночной?

Заказчики часто тратят ресурсы на сопоставление цены закупки с рыночным, причем обычно это делается путем исследований «вручную», без средств мониторинга.

Суть мониторинга стоимости как раз и состоит, по мнению респондентов, в проверке соответствия стоимости закупки рыночной цене.

Ответы респондентов

Другие ответы:

  1. Да, цена определяется аналогично большим процедурам в соответствии с методикой определения НМЦК
  2. В сравнительном анализе, аналитическая справка
  3. В момент заключения договоров, если поступает коммерческое предложение
  4. Мониторинг предложений и цен проводится регулярно. Поставщики намеренно завышают цены в системе электронного магазина, потому что для работы в системе необходимо осуществить дополнительные затраты на оборудование рабочего места с доступом в интернет, нанять сотрудника, регулярно приобретать электронно-цифровые подписи, пройти обучение по работе в системе и т.д.
  5. Мониторинг цен проводится при подготовке ТЗ
  6. Естественно, наша задача сэкономить «свои» деньги и купить что-то нужное и важное для предприятия
  7. Средняя рыночная цена определяется до заключения договора
  8. На каждую закупку проводится мониторинг
  9. Ежегодно
  10. Регулярный мониторинг предложений, делается сравнительный анализ стоимости

Накладные расходы

Вопрос 16: Какой в среднем процент составляют накладные расходы (регистрация потребности, поиск товара, заключение договора, поставка, контроль исполнения договора, бухгалтерское оформление) относительно стоимости товара при МЗ?

Видно, что более трети опрошенных даже не задумывались или не могут оценить соотношение выгод и издержек от тех процедур, которые они применяют при малых закупках. Тогда как у тех, кто пробовал это оценить, организационные накладные расходы на проведение процедуры приобретения малых закупок могут составлять от 1 до 90% стоимости самой закупаемой продукции!! Иными словами, средний расход организации на такую «мелочевку» в ряде организаций почти удваивается, по отношению к тому, чтобы просто пойти и купить в магазине.

Очень значимый показатель, и более чем значительный резерв для экономии, надо только корректно проанализировать, каким именно образом эти процессы можно оптимизировать.

Большинство участников опроса не учитывают накладные расходы на закупку малоценки, либо считают их отсутствующими («входит в обязанности штатных сотрудников» — видимо, бесплатных). При попытке оценить накладные расходы цифры получаются весьма значительными.

Экономическую сторону закупок малого объема заказчики часто не принимают во внимание, при этом выборочные данные свидетельствуют о том, что ресурсозатраты заказчиков в некоторых случаях сопоставимы с ценой закупки.

Большинство респондентов отмечают, что никто в их организациях не считает накладные расходы на осуществление малой закупки. В тоже время, среди тех, кто такие расходы все же считает, процент накладных расходов может достигать и 80-90%. Причина столь разных ответов – отсутствие методики расчета затрат (расходов) на осуществление закупок, в том числе и малых закупок, как в госзаказе, так и в 223-ФЗ.

Судя по выборке, наблюдается явное снижение процента малых закупок.

Ответы респондентов

Другие ответы:

  1. Около 20%
  2. 500%
  3. До 1 млн. руб.
  4. Трудовых ресурсов затрачивается гораздо меньше, чем при проведении конкурентной процедуры, потому как задействован персонал только нашей организации, а при конкурентной процедуре еще и уполномоченный орган, казначейство
  5. Никчемный вопрос!

Сложно измерить. Занимают очень много рабочего времени.

Контроль качества

Вопрос 17: Как осуществляется контроль качества и своевременности поставки МЗ?

Случай, когда небольшие товары суммируются, и объединенный лот закупается по тем же правилам что и крупная продукция, это вполне рабочая ситуация. Но когда для приемки небольшой партии канцтоваров (карандаши, бумага и др.) надо собрать комиссию не менее чем из 5 различных сотрудников — есть серьезные сомнения в экономической целесообразности подобных действий. Это все равно что, покупая хлеб себе домой, ни в коем случае нельзя делать это в одиночку, а надо обязательно брать с собой супруга (супругу), ребенка и родителей — чтобы коллективно в магазине проверить марку и качество покупаемого хлеба…

Процедура управления качеством поставщика в опрошенных организациях отсутствует. Контроль качества, если и присутствует, то ограничивается условиями договора (т.е. если нет явных проблем на момент поставки или в течение гарантийного срока, то качество считается удовлетворительным).

Режим приемки продукции, как правило, такой же, как и для крупных закупок.

В целом контроль качества и своевременности поставки МЗ осуществляется внутренними силами организации при приемке, в том числе путем проведения внутренней экспертизы в закупках по 44-ФЗ. Основу такой экспертизы и приемки составляет проверка необходимых документов, сопровождающих поставку товара, выполнение работ – наличие сертификатов, лицензий.

Ответы респондентов

Другие ответы:

Актами экспертизы своими силами и приемки, которые подписывают механики и те, для кого был привезен товар.

При помощи средств Microsoft Office Excel.

Специалист по закупкам контролирует сроки поставки по контракту. При приемки товара создается комиссия, в которую включается сотрудник инициировавший закупку и проверяется весь товар на соответствие спецификации по качеству и комплектности.

Актами экспертизы своими силами и приемки, которые подписывают механики и те, для кого был привезен товар.

Вопрос 18: Всегда ли вас устраивает качество приобретенного товара?

В совокупности с отмеченными в иных ответах большими трудозатратами на приобретение «малых закупок» видим, что только 1/3 респондентов довольны качеством приобретаемой продукции, причем довольны в основном те, у кого сложились долгосрочные отношения с конкретным поставщиком. Те же компании, которые выбирали поставщика по формальным требованиям, в основном оказываются или не довольными качеством приобретенного товара, либо довольны только частично.

Большинство участников опроса отметили периодически возникающие проблемы с качеством товара.

Качество приобретенного товара по результатам малой закупки далеко не всегда устраивает заказчика, но мы не знаем, какая ситуация с качеством приобретенного товара по результатам конкурентных закупок. Для вывода необходимо дополнительное исследование о причинах несоответствия качества товара потребностям (ожиданиям) заказчика.

Ответы респондентов

Другие ответы:

Все зависит от грамотно проведенного мониторинга. Если он проведен по приниципу сравнения идентичного товара (а не однородного), то да, устраивает.

При подготовке технического задания для проведения конкурентных процедур иногда не возможно прописать все нюансы (в связи с неполным пониманием специфики товара), по этому не всегда поставляемый товар полностью соответствует потребностям.

94% устраивает.

Автоматизация

Вопрос 19: Задумывались ли вы об автоматизации процесса приобретения малоценных товаров (использование автоматизированной системы)?

Лишь у единиц уже применяется автоматизация малых закупок. Из остальных примерно 2/5 задумывались над потенциальной автоматизацией, и 3/5 либо не задумывались вообще, либо сознательно считают таковую нецелесообразной. Вместе с тем было бы любопытно понять причины не применения автоматизации теми респондентами, которые положительно относятся к автоматизации; с другой стороны, можно предположить, что ответ совпадет с ответом одного из респондентов: «денежные средства на это не выделяют, специалистов в данной отрасли — нет.

Уровень автоматизации малых закупок низкий, хотя многие участники опроса отмечают целесообразность их автоматизации. Похоже, автоматизация малых закупок станет тенденцией ближайших 5 лет.

Небольшие заказчики не видят смысла в собственной автоматизации закупок малого объема, значителен негативный опыт принудительного использования продуктов управления госзакупками. С возможностями использования электронных магазинов большинство респондентов не знакомы, а те, кто сталкивался с ними в реализации госзакупок, низко оценивает качество таких площадок.

Так как большинство ответов респондентов свидетельствуют об отсутствии потребности в автоматизации процесса приобретения малоценных товаров (использование автоматизированной системы), речь может идти либо о недостаточной информированности заказчиков о таких системах, либо о том, что существующие автоматизированные системы не отвечают потребностям заказчиков. По мнению одного из респондентов, такие системы в реальности только мешают работать (неполное функционирование, постоянные обновления и ошибки интеграции между системами).

Ответы респондентов

Другие ответы:

Cлишком много автоматизированных систем, которые в реальности только мешают работать (неполное функционирование, постоянные обновления и ошибки интеграции между системами).

Да, конечно, хорошо если такой ресурс будет связан с исп ЭТП.

С такими системами незнаком. Они существуют?

У нас есть областной сайт еасуз, мы обязаны по МЗ вести все так же как по конкурентным процедурам, они вносятся в ПЗ и ПГ не общей суммой как на еис , а как позиции развернуто, далее каждый контракт вносится и регистрируется в системе, и вносится по нему исполнение.

Хотелось бы.

Вопрос 20: Какие функции по приобретению МЗ в вашей компании автоматизированы? (подача заявки сотрудников, формирование заказа и др.)

Исходя из ответов, основным источников стимула для заказчиков применять автоматизацию в малых закупках, является региональная власть. При этом позитивных откликов по применяемой системе автоматизации ни от кого из респондентов не прозвучало, либо нейтральное указание на наличие систем, либо негативный отзыв о применении таковых. Тем самым можно сделать вывод, что есть потенциально интересный развивающийся рынок для ИТ-компаний.

Ответы респондентов

Другие ответы:

  1. В системе формируется потребность от заявителя, заявка утверждается, передается специалисту по закупкам, формируется лот
  2. На приобретение расходных материалов
  3. Формирование заказа в EXCEL
  4. Только согласование расходов с решением в СЭД Директум
  5. Только размещение МЗ
  6. Сотрудник подает заявку с обоснованием потребности директору, директор после рассмотрения направляет в отдел закупок, далее специалист по закупкам занимается подготовкой договора

Вопрос 21: Есть ли упрощенный интерфейс для закупок МЗ конечными потребителями типа электронного магазина?

Ответы респондентов

Опыт использования ЭТП

Вопрос 22: Имеете ли вы опыт использования электронных площадок (магазинов) для организации снабжения приобретения МЗ? Если да — каков он?

Электронные магазины для сокращения накладных затрат при малых закупках, как правило не используются. Отчасти это объясняется незначительной представленностью электронных магазинов для корпоративных закупок. Имеющиеся (особенно организуемые властью) магазины не могут предоставить достаточно конкурентные предложения. Остается надеяться, что рыночное развитие этой ниши уже в ближайшее время предоставит удобные инструменты осуществления и оптимизации малых закупок.

Ответы респондентов

Другие ответы:

  1. Да, не удачен
  2. Да, отрицательный
  3. Да, b2b center c января 2017 г.
  4. ЕАИСТ
  5. Да, бытовые электротовары в Point
  6. Да. Затраты времени не сопоставимы с полученной экономией, увеличивается срок поставки товаров за счет преобладания на рынке перекупщиков, закупающих товар после окончания процедуры, качество товаров непроверенных поставщиков, как правило, низкое. Опыт отрицательный.
  7. Опыт плачевен. Система эл магазина работает нестабильно: постоянные сбои, ошибки, тех поддержка помогает в лучшем случае спустя неделю или две. Для приобретения одного карандаша необходимо задействовать специалиста с ЭЦП, IT-специалиста, потратить полдня и написать два сочинения в тех поддержку, подождать неделю решения проблемы, распечатать кучу бумаг (договор, спецификацию, график поставки), потому что просто пойти в ближайший магазин и купить по чеку мы не имеем права!
  8. Да, т.к. в основном проводим электронные аукционы. ЭТП отличаются интерфейсом, но имеют одинаковый функционал. Иногда случаются сбои в их работе, но особых проблем нет.
  9. У нас собственная ЭТП, там и проводим большинство малых закупок

Проблемы

Вопрос 23: Насколько остра проблема приобретения МЗ в вашей организации?

При всех перечисленных проблемах и невысокой в среднем эффективности проведения малых закупок, около половины респондентов проблем с малыми закупками не видят, в том числе основываясь на их небольшой доле в общем объеме закупок. Наибольшей проблемой малые закупки являются в небольших организациях, где основная часть закупок как раз и относится к малым.

Проблема малых закупок является достаточно острой. С учетом ответов на другие вопросы, можно уверенно утверждать, что многие из участников опроса, отрицающие такую проблему, просто о ней пока не знают.

Заказчики, работающие по правилам 44-ФЗ и 223-ФЗ, опасаясь негативного внимания контролирующих органов, стараются максимально формализовать процесс малых закупок, не смотря на потери времени и средств.

Мнение респондентов по данному вопросу практически разделились поровну. Но у всех респондентов проблема приобретения продукции путем малой закупки связана с встречной проблемой – необходимости проведения конкурентных способов закупки, на которые зачастую нет времени.

Ответы респондентов

Другие ответы:

  1. Достаточно остра. Техника ломается постоянно. Предугадать какие з/ч нужны заранее невозможно. Проводить конкурентные процедуры, когда техника уже сломана невозможно. Вот и остается закупка у ЕП на все, что меньше 100 тыс. руб.
  2. Предельной суммы в 2 млн. руб. явно недостаточно
  3. Очень важна, т.к. сроки короткие
  4. Остро, нет МП в селах
  5. Проблема приобретения малых закупок очень острая, т.к. это единственный вид закупок в организации, кроме коммунальных
  6. Достаточно актуальна, т.к. выделенных средств, бывает, не хватает на такие закупки, а проводить их другими способами не всегда имеет смысл (сроки закупок, удобство, возможность участвовать в таких закупках на электронной площадке всех желающих)
  7. Очень острая проблема, из-за удаленности нашего маленького города от областного центра практически все поставщики являются монополистами в своей области, из-за чего дают завышенные цены на конкурентные процедуры (или не участвуют вовсе), соответственно контракт заключается с единственным поставщиком по цене большей, чем если бы мы заключали без проведения конкурентных процедур. Также из-за того, что бюджетные ассигнования доводятся на 2-3 месяца, не имеем возможности провести процедуры на заключение годовых контрактов, приходится делать аукционы на мизерные суммы или заключать прямые договоры, превышая к концу года установленный 2 млн-й лимит таких договоров.
  8. До перехода в модуль «Малые закупки» проблема не стояла. В настоящий момент существенно выросли затраты рабочего времени на осуществление малых закупок, вся работа с хозяйственного отдела по приобретению хоз. товаров фактически легла на специалиста по закупкам.
  9. МЗ крайне необходимы в медицинских учреждениях, т.к. на практике нет времени проводить аукцион, например расходные материалы для операции понадобились сегодня, для пациента, купить нужно срочно.
  10. Проблема остра, так как МЗ предполагают меньше трудовых, временных затрат с учетом внезапно возникшей потребности для реализации функций по оказанию коммунальных услуг населению

Полная версия исследования

Получить бесплатный доступ к полной версии исследования со всеми ответими респондентов можно, отправив письменный запрос на mzakupki@fogsoft.ru

Организаторы и партнеры проекта

Организаторы проекта благодарят за информационную поддержку исследования: Объединение профессиональных специалистов в области государственных, муниципальных и корпоративных закупок, Союз экспертов тендерной отрасли (СЭТС), Объединение АХП, Ценовые и контрактные решения, Ассоциацию электронных торговых площадок (АЭТП), Единую торговую систему (ЕТС), Балтийский тендерный центр, Центр развития электронных торгов, Союз экспертов тендерной стратегии, газету «Аукционный вестник», журнал «Московские торги», журнал «Закупки Якутии», журнал «Госзаказ: управление, размещение, обеспечение», журнал «Про госзаказ.РФ», Btender.ru и Единый портал электронной подписи.