Исследование «Малые закупки. Три рубля — не деньги?!»

Информационно-практический проект «Малые закупки. Три рубля — не деньги?!» — первое в России исследование процессов закупок малых объемов. Проект организован «Фогсофт» и «Тендеры.ру» при поддержке Аналитического центра «Интерфакс ProЗакупки».

Да, речь о той самой «мелочевке», «малоценке», когда расходы на приобретение товара сравнимы или превышают стоимость товара. Например, когда простая шариковая ручка, купленная всего за 3 рубля, обходится организациям в сотни раз дороже.

Десятки российских компании поделятся опытом малых закупок (МЗ), ответив на вопросы исследования. Лучшие идеи по оптимизации будут опубликованы в брошюре проекта.

Организаторы и партнеры проекта

Цель и задачи проекта-исследования

Цели проекта: повысить эффективность системы снабжения, найти работающие решения, рассказать о новых инструментах оптимизации малых закупок. Исследование также поможет оценить актуальность проблемы закупок малых объемов.

Задача – снизить издержки на закупки «мелочевки» (малоценки) при сохранении установленного уровня их качества (цена, оперативность, номенклатура и др.)

Аудитория проекта

Государственные и муниципальные компании, предприятия и учреждения, закупки которых регулируются 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также коммерческие компании. В исследовании примут участие организации различных сфер деятельности, форм собственности, масштаба. В том числе руководство и специалисты отделов закупок и снабжения.

О каких закупках пойдет речь?

Закупка товаров, накладные расходы на приобретение которых сравнимы или превышают стоимость товара. Обычно это называют малыми или быстрыми закупками, закупки малых объемов, закупкой мелочевки, подразумевая приобретение канцелярии, расходников, средств бытовой химии и т.д. В соответствии с 44-ФЗ, закупка малого объема – это приобретение работ, товаров или услуг на сумму, не превышающую 100 или 400 тысяч рублей.

Это самый простой вид закупок, так как он не требует проведения конкурентных процедур, трудоемкой подготовки документации и заказчик может определить исполнителя самостоятельно. Заключать прямые контракты можно в том случае, если годовой объем закупок по этому основанию не превышает 2 млн рублей или 5% от совокупного годового финансового объема всех закупок (и не могут быть более 50 млн руб.).

Если говорить про 223-ФЗ, то к закупкам малого объема можно отнести не требующие публикации в ЕИС закупки до 100 тысяч рублей (для организаций с годовой выручкой более чем 5 миллиардов рублей – до 500 тысяч рублей).

Арина Гоцуляк, Директор Союза экспертов тендерной стратегии (г. Екатеринбург), активно практикующий эксперт-универсал по закупкам в рамках 44-ФЗ,223-ФЗ, а также коммерческим закупкам:

Тема малых закупок, их специфика — многогранное явление с массой нюансов

С некоторых пор малые закупки, облачившись в законодательные догмы, превратились для заказчиков и поставщиков в регулярную головную боль. Наблюдая за этим сегментом тендерной системы, решая множество проблем, связанных с такими процедурами для поставщиков, я даже однажды вывела свое определение сути малых закупок. Заказчики вынуждены были отказаться от прямого функционала подразделений АХЧ и делегировать их полномочия своим контрактным службам, а поставщики, таким образом, превратились в толпу маленьких завхозов на фрилансе.

Мои маленькие завхозы малые закупки не любят, но участвуют. Тут курочке, которая по зернышку клюет, чтобы насытиться, нужно клевать до потери клюва. А между тем каждое зернышко при поставке имеет почти тот же набор необходимых затрат, накладных расходов, что и вагон зерна. И если в госзаказе по 44 ФЗ для поставщика все просто и понятно, есть ряд мер, которые его поддерживают и защищают, то в малых закупках по 223 ФЗ, в коммерческих закупках ситуация весьма неоднозначная. Уровень доверия поставщиков к зоне действия 44-ФЗ значительно выше, чем к зоне действия 223-ФЗ.

Всякий раз, изучая очередной годовой отчет Минэкономразвития о результатах применения 223-ФЗ, за сухими цифрами статистики я вижу своих маленьких завхозов, которые волею бюрократических невыполнений законодательных норм и нормативов ответственными чиновниками, брошены на амбразуру выживаемости своего бизнеса. Если еще добавить картинку статистики закрытых ИП, ООО в последние годы, то мы увидим парадокс системы малых закупок воочию. Эта система просто сметает с пути небольшие производственные компании, которые много лет выживали за счет регулярных малых поставок заказчикам, но в тендерной системе они оказались неконкурентоспособными с крупными профильными компаниями (не всегда, кстати, производственными, а чаще даже посредническими).

Читать статью эксперта

Эксперты-аналитики проекта:

Эксперт по закупкам Экспертного совета при Правительстве РФ, генеральный директор НП «Объединение профессиональных специалистов в области государственных, муниципальных и корпоративных закупок», руководитель Аналитического центра «Интерфакс-ProЗакупки».

Подробнее

Руководитель Центра эффективных закупок «Тендеры.ру».Один из ведущих российских специалистов и преподавателей по регламентации закупочной деятельности, эксперт в области государственных и корпоративных закупок. Ведущий эксперт РАНХиГС при Президенте РФ, Эксперт Экспертного совета при Правительстве РФ и др.

Подробнее

Директор департамента специальных проектов компании «Фогсофт». Эксперт в области создания систем электронной торговли, автоматизации торгово-закупочной деятельности. Автор практических статей по оптимизации закупок, приверженец стратегических методов управления закупками и разумного подхода к применению инноваций в работе.

Подробнее

Профессиональный закупщик. Общий стаж работы порядка 17 лет (энергетика, транспорт, нефтяная отрасль), из них более 10 лет — в качестве руководителя. Консультант регионального Центра профессионального образования ФГБОУ ВО БГУ (лекции с собственной разработкой по оценке предложений снижающей трудоемкость процесса); член профессиональной ассоциации РФ «Институт внутренних аудиторов».

Подробнее

Кандидат психологических наук. Член-корреспондент РАЕН. Проректор по научной и инновационной деятельности. Профессор кафедры государственных и корпоративных закупок ФГБОУ ДПО «Институт развития дополнительного профессионального образования».

Подробнее

Руководитель центра консультаций Информационного портала закупок zakupki-portal.ru. Квалифицированный юрист-практик, консультант в области корпоративных и бюджетных закупок и продаж государственного и муниципального имущества, эксперт информационного портала в сфере имущественных торгов www.torgi.gov.ru, генеральный директор ООО «Балтийский тендерный центр».

Подробнее

Директор Союза экспертов тендерной стратегии (г. Екатеринбург), активно практикующий эксперт-универсал по закупкам в рамках 44ФЗ,223 ФЗ, а также коммерческим закупкам. Специализация — стартапы МСП, введение и раскрутка компаний-поставщиков в тендерной системе РФ, аутсорсинг тендерной службы компании-поставщика.

Подробнее
Георгий Сухадольский, генеральный директор НП «Объединение профессиональных специалистов в области государственных, муниципальных и корпоративных закупок»:

Типичные проблемы

Практически в каждой организации при выстраивании системы закупок в первую очередь обращают внимание на самые крупные, значимые категории продукции. А к мелочевке не особо задумываясь либо применяют те же правила, которые используются для основных производственных закупок (что приводит к повышенной громоздкости процедур и неоправданным трудозатратам), либо вообще никак не обращают внимания и отдают на откуп отраслевым подразделениям (которые, не будучи специалистами в закупках, придумывают свои правила, в т.ч. противоречащие законодательству).

А есть и государственные компании, у которых вообще весь годовой бюджет на закупки составляет менее 100 тысяч рублей, а практически все средства расходуются только на зарплату и долгосрочную аренду помещения…

Ситуаций бывает много. Но так или иначе, до настоящего времени можно назвать лишь отдельные исследования по проблемам малых закупок. Поэтому вопрос остается открытым: малые закупки – это действительно не значащая «мелочевка» или здесь тоже можно найти существенные резервы для экономии? Постараемся в рамках исследования ответить на этот вопрос и сформировать подборку наилучшей практики.

Актуальные вопросы

  • На что тратится время при проведении малых закупок?

  • Каковы накладные расходы относительно стоимости товара?

  • Каким образом сопоставляется потребность/заказ/оплата/получение?

  • Как часто компании осуществляют мониторинг предложений, цен поставщиков?

  • Осуществляют ли проверку соответствия стоимости М3 рыночной?

  • Как осуществляется контроль качества и своевременности поставки МЗ?

  • Как эффективно автоматизировать процесс малых закупок?

Вместе мы найдем ответы на
эти и другие вопросы!

Формат проекта

  1. Анкетирование респондентов (устно и письменно). Не менее 30 организаций-заказчиков и 10 организаций-поставщиков.
  2. Опрос экспертов сферы закупок.
  3. Серия публикаций на сайте проекта (кейсы, интересные ответы, полученные при анкетировании — с согласия респондентов и только после письменного разрешения на публикацию).
  4. Публикация итогового материала по результатам проведенного исследования с комментариями экспертов.
  5. Выпуск электронной брошюры, куда войдут кейсы с лучшими практиками российских компаний.
  6. Даты проведения исследования: март — июнь 2017 г.
Кирилл Кузнецов, руководитель Центра эффективных закупок «Tendery.ru»:

Стандартные процессы не подходят

На закупки «мелочевки» уходит сравнительно небольшая часть общего закупочного бюджета организации. Но трудовые и временные затраты на организацию подобной закупки (от оформления заявки до оформления сделки и приемки) довольно существенны. Поэтому принципы, используемые для выбора поставщиков по основной номенклатуре, тут явно не подходят.

Вводить упрощенный порядок проведения закупок, аналогичный закупкам у единственного поставщика в контрактной системе? Отдать эту тему на аутсорсинг? Унифицировать и укрупнять подобные закупки, создавая опережающие запасы на основании прогнозирования? Выбрать генеральных поставщиков по основным товарным группам? Разрешить сотрудникам самостоятельно покупать с минимумом отчетности? Использовать электронную площадку (электронный магазин)? Или может быть пойти совсем другим путем? Обмен опытом решения этой задачи, выявленных при этом проблем, позволит закупщикам совершенствовать собственные инструменты.

Юров Сергей, директор департамента специальных проектов Фогсофт:

Затраты уходят не туда

99% затрат при осуществлении малых закупок может уходить не на прямые расходы — цена товара, а на косвенные — стоимость его получения. Потеря рабочего времени остается за кадром, и компания ее не замечает (хотя и успешно оплачивает). А если в организации 30 тысяч человек и потребность в закупке у каждого возникает хотя бы раз в месяц, то 30 тысяч заявок отправится поставщикам, 30 тысяч счетов придет, и их нужно будет оплатить, предварительно отследив, заказывалось ли это вообще.

Да, 90% всех закупок обладают статистической устойчивостью, поскольку работает закон больших чисел. Поэтому я знаю, чего, когда и сколько нужно, заранее и с учетом складских остатков могу своевременно пополнять запасы. Но 10% — это 3 тысячи заявок в месяц — придется обрабатывать индивидуально. Обработка каждой заявки потребует не меньше часа, что в итоге выльется в 3 тысячи часов работы, а это 20 сотрудников, работающих целый месяц с утра до вечера.

Как принять участие в проекте?

Ответить на вопросы анкеты проекта на сайте, прислать ответы на mzakupki@fogsoft.ru или договориться о проведении устного интервью. Ответы принимаются до 1 мая 2017 года. Отвечая на вопросы анкеты, респондент соглашается на обработку данных.

Контакты

По всем вопросам можно обратиться к Александре Родионовой (куратор проекта) по электронной почте mzakupki@fogsoft.ru

Эффективные малые закупки

Серьезное снижение затрат компании можно получить там, где раньше никто не искал. И сумма экономии в отдельных случаях, когда цена закупки низкая, будут сопоставимы со стоимостью самих товаров и услуг.

Читать подробнее

Малая закупка как часть оперативных закупок

С помощью автоматизации малых закупок, из бизнес-процесса исключаются все посредники закупки внутри компании, сокращается трудоемкость и, в конечном итоге, снижаются затраты компании на закупках.

Читать подробнее

Как увидеть невидимок?

Простая шариковая ручка, купленная всего за 3 рубля, может обойтись компании в сотни раз больше, когда закупочному процессу всякой мелочевки уделяют слишком много внимания. Виной тому — «затраты-невидимки».

Читать подробнее