Комплексная автоматизация торгово-закупочной деятельности предприятия с помощью внедрения системы электронных торгов.
О компании

Стратегическое управление
закупками или как повысить
эффективность

Читать статью
 

Комплексная автоматизация или как устранить "узкие" места в производстве

Авторская статья Сергея Юрова для журнала портала "Управление производством".

Ответственность за результаты и эффективность производственной деятельности, как правило, лежит на главном инженере. Его лучшие помощники – объективная информированность и оперативность. В этой статье - о том, как на одном из производственных предприятий страны была проведена комплексная автоматизация, позволившая решить типичные для многих проблемы.

Юров Сергей Викторович Директор департамента специальных проектов компании Фогсофт

История одного предприятия N

Начну с реальной истории, точнее с проблемы одной промышленной организации, в устранении которой я некогда участвовал. Это было среднее машиностроительное предприятие N регионального уровня. Предприятие оно закупало продукцию соседнего завода, дорабатывало ее и продавало. В общем-то, схема вполне традиционная.

Автоматизацией там занимался зам по экономике. И, несмотря на то, что он был замом по экономике, он искал «узкие места» в своем производстве и, соответственно, подходящие средства оптимизации.

Как оказалось, одной из ключевых проблем, тормозящих развитие данного предприятия, стали неэффективно выстроенные отношения с единственным стратегическим поставщиком – заводом. К слову, N в недалеком прошлом было подразделением этого завода, и, отделившись, продолжило работать по-прежнему, то есть по факту – без долгосрочного контракта. Все держалось на личных связях, а дела решались по записи в блокноте одного «дельного» товарища. Бизнес быстро пошел в гору – заказов у N становилось все больше, правда, выполнять эти заказы в срок удавалось далеко не всегда.

Завод, у которого предприятие N, по старой дружбе покупало необходимые комплектующие, просто не успевал за резко возрастающими потребностями своего постоянного клиента. Бывало, нужные детали машиностроительное предприятие выкупало у своих же конкурентов. Просто у N соответствующим образом не планировалось производство, а, следовательно, и закупочная деятельность…

По итогам предпроектного обследования были сформулированы основные задачи автоматизации, направленные на то, чтобы ТОП-менеджмент машиностроительной компании всегда обладал первичной объективной информацией о потребностях, о складских запасах, о запросах клиентов, и чтобы все это происходило прозрачно.

Для решения целого комплекса задач, нами была выстроена сложная, но эффективная схема, позволяющая машиностроительной компании: и анализировать потребности, и согласовывать закупки необходимых комплектующих, и из того, что закупалось или обнаруживалось на складах (велся автоматизированный складской учет) – производить готовую продукцию, отгружая ее заказчикам.

Автоматизация прошла успешно, сегодня это процветающее предприятие, правда, тот «дельный товарищ» уволился, арендовав помещение на том же N и открыв ЧП, где продолжил работать со своим блокнотом.

Технические детали комплексной автоматизации

Углубляясь в подробности, поясню, какие элементы комплексной автоматизации были здесь применены и проинтегрированы друг с другом.

Итак, автоматизация производственного процесса N начиналась на этапе формирования потребности в отделе продаж. Все потенциальные контракты менеджеры вносили в единую информационную систему. Причем, статусы контрактов могли меняться, например, договор близок к заключению или уже заключен. Подписанные договоры автоматом направлялись в производственный отдел, где согласовывался текущий план, сроки поставки и другие не менее важные вопросы. Здесь же накапливалась статистическая информация о потребностях по нескольким срезам (сезонность, динамика продаж и т.д.), которая стала наиболее достоверной через несколько лет после запуска системы.

Дефициты, неликвиды или как управлять ресурсами

Наша машиностроительная организация справедливо учла, что помимо среднестатистической потребности могут быть и непредвиденные изменения спроса. Например, сегодня у вас резко выросли запросы заказчиков и понадобились дополнительные мощности, чтобы расширить производство, а завтра – все не менее резко притормозилось, и склад затарился неликвидом.

К слову, дефициты и неликвиды – это актуальнейшая проблема многих предприятий, в том числе возникала она и у N. Проинтегрировав учет складских запасов с аналитикой потребностей, нам удалось создать систему, которая определяет необходимый минимальный резерв складских запасов, актуальный на каждый момент времени. Соответственно, этот резерв поддерживается по каждой позиции и выстроен обоснованно: где-то с учетом сезона, где-то с учетом текущей плотности заказов и так далее. Здесь также выявляются безнадежные неликвиды.

Задача – оперативно реагировать на внезапные изменения потребностей, плавно корректируя производственно-закупочный процесс – системой выполнялась в полной мере.

Помогало в этом и автоматизированное управление ресурсами, работающее примерно так: поступил мне заказ на 100 крепежных комплектов, состоящих из 2 болтов, 2 гаек и 1 крючка. Я говорю системе: «Мне нужно 100 крепежных комплектов», на что система отвечает: «Пойди, закупи 150 гаек, 90 крючков и 200 болтов, потому что у тебя на складе еще осталось 10 крючков и 50 гаек, а болтов нет вообще» Далее система сама отдает соответствующие приказы кому необходимо. Кроме того, если у N возникала ситуация, когда жили они себе, не тужили, как вдруг им поступал заказ на «атомную подводную лодку» и требовался мощный трудовой ресурс, то полезным становилось подключение к системе HR-отдела.

Комплектование закупочных позиций, закупка и оценка эффективности

Если на предыдущем этапе система выстраивала список необходимых для производства готовой продукции закупочных позиций, то сейчас ей предстояло автоматизировать закупку всего этого.

Наше машиностроительное предприятие не стало приобретать электронную торговую площадку для проведения конкурентных закупочных процедур, ибо конкурировать на этой площадке его единственному поставщику – родному заводу – было бы не с кем. Конечно, где потенциальных поставщиков много, это было бы целесообразно.

В случае с N заявка на закупку сразу отправлялась на завод, который ее подтверждал или отклонял, согласую те или иные детали. За всем этим процессом можно было следить в режиме онлайн – вот заявка поступила, вот поставщик ее подтвердил, вот поставку отгрузили, вот произвелись все взаиморасчеты. А замыкалось все это на системе оценки эффективности. Мы же закупки провели, потратили деньги, в конечном итоге из этого всего произвели какие-то товары, при этом потратили время, самортизировали нашу технику... Складывая все эти затраты мы, допустим, получили, что потратили на создание продукта 3 рубля, а продали его за 5, а 2 рубля прибыли, например, в нашем случае это очень хорошо. Также в системе мы можем увидеть, что на прошлой неделе мы на производство своего продукта потратили 2 рубля, а продали за 6, а на этой неделе получили на 30% меньше прибыли. Соответственно, система поможет принять решение – цены повышать или затраты снижать.

Принцип Парето

Конечно, у каждого производственного предприятия будут свои «узкие» места, а следовательно, и своя история комплексной автоматизации. При этом надо понимать, что комплексная автоматизация – это совокупность многих систем, тем или иным образом проинтегрированных друг с другом.

Вероятно, у кого-то часть производственного процесса уже автоматизирована, а для максимальной эффективности не хватает лишь какого-то звена – автоматизации склада или закупочного процесса и т.д. Но даже если предприятие хочет начать оптимизацию своего производства с «чистого листа» подходить к этому стоит поэтапно – последовательно начиная с наиболее болезненных «узких мест».

И тогда принцип Парето «20 % усилий дают 80 % результата…» обязательно отразится и на эффективности вашего производства.

Подробнее о том, как мы помогли нашим клиентам, нашем опыте и наших продуктах Вы можете посмотреть здесь:

Отзывы клиентов Наши решения Как мы работаем