Сергей Юров о проблемах закупочной деятельности и способах их решения с помощью внедрения системы электронных закупок. Внедрение ЭТП.
О компании

Стратегическое управление
закупками или как повысить
эффективность

Читать статью
Михаил Фогилев, эксперт компании «Фогсофт»
 

Как увидеть невидимок?

август 2013 г.

Авторская статья Сергея Юрова в журнале «БОСС».

Простая шариковая ручка, купленная всего за 3 рубля, может обойтись компании в сотни раз больше, когда закупочному процессу всякой мелочовки уделяют слишком много внимания. Виной тому — «затраты-невидимки».

Юров Сергей Викторович Директор департамента специальных проектов компании Фогсофт

Представьте, для работы мне срочно понадобилась шариковая ручка (стул, блок питания, картридж цветной, CD-диск, конверты, маркеры — мелочовка она и есть мелочовка), которой, как назло, не оказалось на нашем складе канцелярии. Что делать?

Например, можно купить эту ручку самостоятельно, предварительно получив средства или отчитавшись за покупку перед бухгалтерией. Но пока я схожу за этой ручкой в ближайший киоск (он в 500 метрах), возьму товарный чек, напишу авансовый отчет — пройдет как минимум час. Между тем для моей компании эта очень «ценная» работа по приобретению ручки встанет далеко не в 3 рубля, а в зависимости от стоимости моего рабочего времени, например в 300 рублей.

Другой вариант — заказать ручку отделу закупок, который будет долго и упорно эту заявку рассматривать, включать в план, искать поставщика. Наконец, привезут мне ручку, которая не пишет или сразу сломается.

А могу, чтобы «не заморачиваться» (если в моей компании практикуется подход: когда что-то не укладывается в рамках стандартных технологий, сделай это настолько сложным, чтобы этого не было вообще), в личное время сходить и за свои деньги эту ручку купить.

«Затраты-невидимки»

В примере с приобретением ручки (кроме варианта «не заморачиваться») мы видим, что 99% затрат на закупку у нас ушло не на прямые расходы — цена товара, а на косвенные — стоимость его получения. Потеря рабочего времени — моего или других сотрудников — остается за кадром, и компания ее не замечает (хотя и успешно оплачивает). Вот они, «затраты-невидимки» собственной персоной. Между тем потраченное время могло пойти на решение более важных задач моей организации.

А если в организации 30 тысяч человек и потребность в закупке у каждого возникает хотя бы раз в месяц, то 30 тысяч заявок отправится поставщикам, 30 тысяч счетов придет, и их нужно будет оплатить, предварительно отследив, заказывалось ли это вообще.

Согласен: 90% всех закупок обладают статистической устойчивостью, поскольку работает закон больших чисел. Поэтому я знаю, чего, когда и сколько нужно, заранее и с учетом складских остатков могу своевременно пополнять запасы. Но 10% — это 3 тысячи заявок в месяц — придется обрабатывать индивидуально. Обработка каждой заявки потребует не меньше часа, что в итоге выльется в 3 тысячи часов работы, а это 20 сотрудников, работающих целый месяц с утра до вечера.

Расскажу об одном из вариантов оптимизации закупок, который позволит организации упростить процесс приобретения мелочовки, сделав его максимально эффективным. Уверен, этот ставший традиционным в передовых странах подход найдет поклонников и в России. Основан он на внедрении автоматизированной системы управления закупками. Как будет выглядеть процесс приобретения ручки, если подобную систему внедрила моя компания.

Как купить ручку эффективно

Итак, мне понадобилась ручка. Я вхожу в эту систему, ввожу информацию о своей потребности, выпадает иллюстрированный список ручек с подробным описанием (об этом позаботились поставщики канцтоваров, имеющие доступ к нашей системе), нажимаю на кнопку, делая выбор наиболее подходящей ручки. Далее заказ утверждается неким ответственным лицом, которое автоматически уведомляется обо всех поступающих заявках. Этап согласования можно и опустить, если я не вышел за пределы бюджета, предусмотренного системой для самостоятельных трат. Когда моего бюджета на данную закупку становится недостаточно, закупку должен подтвердить старший бюджетодержатель.

Далее, опять же через систему, заявка направляется поставщику, и товар доставляется. Оперативная доставка (бесплатная или за символическую плату) становится возможной благодаря взаимовыгодной договоренности с поставщиком, ведь в течение года моя компания закупает его товаров, например, на миллион.

Заранее или после доставки товара через систему управления закупками заказ оплачивается с оформлением всех необходимых документов. Более того, все данные могут автоматом попадать и в электронную бухгалтерию моей организации.

А как быть с теми товарами, информации по которым в этой системе нет? Cхема такая же, как и в первом случае, но закупка будет осуществляться не у конкретного поставщика, а у интернет-магазина, с которым система проинтегрирована.

Кроме того, система может оценить эффективность каждой закупки по различным параметрам. Можно, например, узнать среднюю цену аналогичного товара или среднюю частоту закупок, а также узнать динамику общих затрат по компании и отдельным категориям или время, потраченное на проведение закупки.

В общем, система управления закупками, безусловно, эффективный бизнес-инструмент, но целесообразность его приобретения также необходимо просчитать. Здесь важна как стоимость приобретения такой системы (несколько миллионов рублей), так и стоимость владения (несколько сотен тысяч рублей в год). Впрочем, с учетом возможных текущих многомиллионных «затрат-невидимок» вероятность выигрыша автоматизированного решения чрезвычайно велика.

август 2013 г.

Подробнее о том, как мы помогли нашим клиентам, нашем опыте и наших продуктах Вы можете посмотреть здесь:

Отзывы клиентов Наши решения Как мы работаем