Статья Михаила Фогилева о том, как привлечь качественных поставщиков. Взаимодействие с системой электронных закупок.
О компании

Стратегическое управление
закупками или как повысить
эффективность

Читать статью
Михаил Фогилев, эксперт компании «Фогсофт»
 

Как привлечь и удержать качественных поставщиков?

20 октября 2013 г.
Как привлечь и удержать качественных поставщиков?

Авторская статья Михаила Фогилева для журнала «Московские торги»

Организация закупок направлена в первую очередь на обеспечение интересов бизнеса и помогает получать более качественные услуги, товары, а также экономить. Зачастую у заказчика складывается ощущение, что он выбирает поставщиков и последнее слово всегда ним. Но это не так, поскольку поставщик также выбирает себе заказчика и всегда может просто отказаться от участия в той или иной закупочной процедуре. Поэтому невозможно построить эффективную закупочную модель, не принимая во внимание интересы поставщиков

Для привлечения и удержания качественных поставщиков заказчикам необходимо соответствующим образом выстроить отношения с кругом потенциальных поставщиков, мотивировав их к плодотворному сотрудничеству. Любой поставщик хочет повысить прибыль, получив дополнительные доходы и понеся разумные расходы (стоимость привлечения клиента).

И поскольку он хочет, чтобы стоимость привлечения и сопровождения заказчика как клиента была не выше средней, то заказчику необходимо постараться сократить затраты на участие в торгах интересующего его поставщика.

Сделать это можно с помощью автоматизации закупочной деятельности предприятия вкупе с парой нехитрых, но проверенных эффективных управленческих методов. При этом заказчик оптимизирует свои ресурсы на организацию и проведение закупок параллельно с созданием приемлемых условий для нужных ему поставщиков.

Под автоматизацией закупочной деятельности подразумевается создание некой системы (электронная торговая площадка, SRM и т.д.), которая способна решить массу задач, в том числе осуществлять планирование закупок, проводить торги, контролировать исполнение договоров и т. д. Остановлюсь на способах привлечения и удержания поставщиков на этапе подготовки и проведения закупочных процедур.

Как отделить зерна от плевел

Надо понимать, что, создавая тепличные условия, сокращающие затраты поставщиков, заказчик заботится прежде всего о себе, о собственной эффективности закупок. Вместе с тем заказчик не обязан заботиться о каждом поставщике — это же его затраты. Отсюда первостепенная задача — отфильтровать лучших поставщиков от всех остальных. Для этого в функционал системы управления закупками можно добавить возможность автоматизированной предквалификации по определенным категориям товаров, работ и услуг.

В рамках предквалификации, которая является пропуском на будущие торги, заказчик может уточнить, есть ли у поставщика производственные мощности, каковы условия поставок и взаиморасчетов, готов ли поставщик проинтегрировать свои системы с электронной торговой площадкой и т. д. Предварительная квалификация на определенный период освобождает поставщика от подтверждения квалификационных требований при участии в каждом торге, снижая затраты обоих контрагентов.

Выделив подходящих поставщиков, заказчик с помощью системы приглашает их к участию в закупочных процедурах. Но ведь не факт, что лучшие поставщики сами изъявят желание работать с конкретным заказчиком. Иногда полезно найти нужного поставщика на рынке и отправить ему персональное приглашение стать вашим поставщиком без прохождения квалификации.

Скупой платит дважды

Далее поставщик переходит к непосредственной работе с системой электронных закупок. Здесь все должно быть максимально просто и удобно. Если всякий раз, когда поставщику нужно поучаствовать в торгах, его начинает бросать в дрожь, то это вряд ли добавит очков заказчику, сэкономившему на разработке автоматизированного решения. В такой «эконом-системе» управления закупками с наибольшей вероятностью проявятся проблемы с интерфейсом и юзабилити, а также внутрисистемные сбои и прочие проблемы, мешающие комфортной и быстрой работе поставщика.

Что еще может расположить поставщиков? Необходимое условие участия в торгах — реальная возможность выиграть. Впустую поторговавшись на площадке раз-другой, поставщик поймет, что «ловить» ему тут нечего, и просто уйдет. Надо понимать: когда на площадке есть только один качественный поставщик, он наверняка будет заламывать цену, поэтому нужно привлекать как можно больше таких поставщиков для создания конкуренции качества. Необходимо поддерживать конкуренцию на площадке, давая реальную возможность выиграть поставщикам, предлагающим наиболее качественные товары, работы, услуги.

Если речь идет об исключительной ситуации, когда нужно удержать конкретного поставщика, который очень важен и важны отношения с ним, то организация может даже заключить с ним договор о закупке у единственного поставщика, чтобы сохранить его интерес. А чтобы он цены не заламывал, можно перед этим провести запрос цен или запрос предложений. При таком подходе сегодня заказчик может проиграть в деньгах, но зато в будущем, за счет конкуренции оставшихся на площадке именно качественных поставщиков, заказчик выиграет. Важно также отметить, что поддержание достаточного уровня конкуренции поставщиков по всем закупкам — хорошо, но создавать лучшие условия целесообразнее именно для поставщиков ключевых товарных групп.

Для эффективных закупок должна быть конкуренция именно качественных поставщиков. Сама по себе она не появится, над этим надо работать, в том числе вкладывать свои средства в инструменты и технологии.



20 октября 2013 г.

Подробнее о том, как мы помогли нашим клиентам, нашем опыте и наших продуктах Вы можете посмотреть здесь:

Отзывы клиентов Наши решения Как мы работаем