Сергей Юров об автоматизации торгово-закупочных процессов в ВУЗах. Автоматизация закупочной деятельности с помощью собственной торговой электронной площадки.
О компании

Стратегическое управление
закупками или как повысить
эффективность

Читать статью
Михаил Фогилев, эксперт компании «Фогсофт»
 

Как оптимизировать закупочную деятельность вуза

Авторская статья Сергея Юрова в журнале "Ректор вуза".

Грамотное управление закупками в высшем учебном заведении — это искусство. Практическое руководство о том, как оптимизировать закупочную деятельность вуза от этапа планирования до проведения торгов и контроля исполнения договоров, предлагает эксперт компании «Фогсофт» Сергей Юров.

Юров Сергей Викторович Директор департамента специальных проектов компании Фогсофт

Что закупают вузы

Специфика закупочного процесса высших учебных заведений обусловлена прежде всего их непростым организационным устройством. В структурные подразделения крупных вузов, как правило, входят факультеты и кафедры, студенческий кампус, лаборатории, библиотеки, вычислительные центры, опытные производства. Некоторые вузы издают газеты и владеют сельскохозяйственными угодьями, клиниками, НИИ. И, надо полагать, каждое из этих подразделений периодически, а может, и постоянно что-то закупает.

В итоге в списке закупок товаров, работ и услуг, необходимых вузу, мы можем видеть: научно-исследовательские, опытно-конструкторские и опытно-технологические работы, услуги в области информационных технологий (приобретение ПО, баз данных, обеспечение безопасности и т.п.), подписку на периодические издания, услуги по организации питания, связи, организации и проведению мероприятий, ремонт недвижимого и движимого имущества, рекламу, транспортные и коммунальные услуги, проектные и изыскательские работы, комплектование библиотечного фонда, проведение бактериологических исследований в помещениях. Вузы также приобретают компьютеры, оргтехнику, канцелярские принадлежности и другую технику, подарочную и сувенирную продукцию, продукты питания и т.д.

Планирование закупок — самое сложное!

Всё — от канцелярских скрепок до уникального оборудования для лабораторных исследований и ремонтных работ в столовой или общежитии — должно быть учтено при планировании закупок. В свою очередь, процесс планирования закупочной деятельности может протекать разрозненно или централизованно.

Допустим, в лабораторию углеродных наноматериалов требуется некая специализированная техника для изготовления нанотрубок. Разрозненный закупочный подход предполагает, что данная лаборатория сама организует закупку необходимого оборудования. И, вероятно, закуплено будет именно то, что нужно. Однако чтобы данный подход работал хорошо, необходима система контроля, оценивающая эффективность расходования бюджетных средств.

Кроме того, государственные вузы (автономные, бюджетные и казённые) обязаны вести свою закупочную деятельность в соответствии с Федеральным законом № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» или Федеральным законом № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», что предполагает немало действий, реализация которых может находиться, например, вне компетенции представителя того или иного закупающегося отдела.

Именно поэтому большинство вузов останавливаются на централизованном подходе к организации своих закупок, выстраивая взаимодействие всех подструктур с центральным департаментом закупок. Его сотрудники в идеале должны профессионально разбираться во всех тонкостях закупочного процесса.

Как взаимодействие происходит на практике? Центральный закупочный отдел сначала получает информацию о потребностях от стейкхолдеров в лице закупающихся подструктур. Затем определяется, что можно закупить консолидированно, а что относится к группе так называемых уникальных потребностей. К приобретению второй группы товаров, работ и услуг подход особо тщательный, с привлечением тех, кто впоследствии будет использовать предмет закупки в своей работе. И после нескольких раундов согласований со всеми заинтересованными сторонами (а их в вузе сотни) составляется планграфик закупок. Согласно данному плану будут проведены торговозакупочные процедуры. Но об этом чуть позже.

Имея возможность пообщаться с представителями высших учебных заведений, я неоднократно слышал, что именно этап планирования является наиболее сложным и ресурсозатратным в организации вузовских закупок. Между тем сбор, согласование, составление плана-графика закупок и его корректировку можно легко оптимизировать с помощью специально разработанного программного решения. Выглядит это как электронная система, куда все сотрудники вуза самостоятельно вносят заявки на приобретение тех или иных товаров, работ и услуг. Всё, кроме согласования уникальных предметов закупки, в этой системе происходит автоматически.



Подробнее о том, как мы помогли нашим клиентам, нашем опыте и наших продуктах Вы можете посмотреть здесь:

Отзывы клиентов Наши решения Как мы работаем